会议都要求持续的、有目标的沟通。召开一次有效会议的第一条

法则就是会议要有目的。如果在座的与会者都表现出关心，并不得不

询问“我们在这开会的目的是什么”，召开会议的经理就会在他的下

属面前失去威信。

其他对会议的抱怨还包括：

•会议开始得太晚。

•会议没有明确的目的。

•会议秩序混乱。

•一些与会者没有出席。

•一些与会者在聊天。

•会议比实际需要的时间长。

•对于会议结果没有达成共识。

用有逻辑的、有条不紊的方法来组织会议是成功的关键。下面的

四个步骤可以帮助你保证会议的效率：

1.计划会议；会议都要求持续的、有目标的沟通。召开一次有效会议的第一条

法则就是会议要有目的。如果在座的与会者都表现出关心，并不得不

询问“我们在这开会的目的是什么”，召开会议的经理就会在他的下

属面前失去威信。

其他对会议的抱怨还包括：

•会议开始得太晚。

•会议没有明确的目的。

•会议秩序混乱。

•一些与会者没有出席。

•一些与会者在聊天。

•会议比实际需要的时间长。

•对于会议结果没有达成共识。

用有逻辑的、有条不紊的方法来组织会议是成功的关键。下面的

四个步骤可以帮助你保证会议的效率：

1.计划会议；2.通知会议；

3.召开会议；

4.评估会议。

要记住，会议也是沟通的一种形式，所以这些步骤对于任何类型

的沟通来说都是有价值的提示，同样适用于书面或口头的表达。大体

上，你想要确定沟通的内容，让信息接收者明白你要谈论的内容或写

出的东西，使沟通发挥作用，然后弄清楚对方是否理解了你的信息。

第一步：计划

计划会议的时候要考虑以下因素：

目的：你想要从会议中获得什么结果？

议程：将要讨论什么问题？按照什么顺序？达到什么样的讨论深

度？

时长：会议在什么时候召开，持续多长时间？

与会者：谁应该参加会议？（确保该出席的人员都在其中。）

评估：你怎么知道会议取得成功？2.通知会议；

3.召开会议；

4.评估会议。

要记住，会议也是沟通的一种形式，所以这些步骤对于任何类型

的沟通来说都是有价值的提示，同样适用于书面或口头的表达。大体

上，你想要确定沟通的内容，让信息接收者明白你要谈论的内容或写

出的东西，使沟通发挥作用，然后弄清楚对方是否理解了你的信息。

第一步：计划

计划会议的时候要考虑以下因素：

目的：你想要从会议中获得什么结果？

议程：将要讨论什么问题？按照什么顺序？达到什么样的讨论深

度？

时长：会议在什么时候召开，持续多长时间？

与会者：谁应该参加会议？（确保该出席的人员都在其中。）

评估：你怎么知道会议取得成功？需要注意的是，前面三个因素〔目的（purpose）、议程

（ageda）和时长（legth）〕形成了优秀会议的PAL准则。

第二步：通知

通过电子邮件、短信或备忘录以书面形式通知员工召开会议。在

大厅里遇见某个员工，然后告诉他下周二要召开会议是不够的。你的

书面通知还应该包含会议议程。知道了议程，有助于大家针对会议做

出计划，并让他们注意会议的目的。你提前发出的议程应该包括能帮

助他人为会议做准备的额外信息。

使用PAL准则来让大家了解会议。例如：

请于6月24日周二上午10点到会议室参加员工会议。请准备以下

议题，会上讨论。请积极发言。

目的：制定向组织全体职员介绍新软件系统的步骤。

议程：

1.介绍。

2.软件系统的目前状况。

3.讨论介绍软件系统所需的步骤。需要注意的是，前面三个因素〔目的（purpose）、议程

（ageda）和时长（legth）〕形成了优秀会议的PAL准则。

第二步：通知

通过电子邮件、短信或备忘录以书面形式通知员工召开会议。在

大厅里遇见某个员工，然后告诉他下周二要召开会议是不够的。你的

书面通知还应该包含会议议程。知道了议程，有助于大家针对会议做

出计划，并让他们注意会议的目的。你提前发出的议程应该包括能帮

助他人为会议做准备的额外信息。

使用PAL准则来让大家了解会议。例如：

请于6月24日周二上午10点到会议室参加员工会议。请准备以下

议题，会上讨论。请积极发言。

目的：制定向组织全体职员介绍新软件系统的步骤。

议程：

1.介绍。

2.软件系统的目前状况。

3.讨论介绍软件系统所需的步骤。4.确定参与者。

5.目标日期的确定。

6.职责分配。

7.接下来的步骤。

8.会议评估。

时长：4个小时。提供午餐。

第三步：召开

会议的字面定义就是齐聚一起。从内涵来说，会议意味着齐聚一

堂的人们之间的互动。要记住这一点并避免让某个个人主导会议或

“倾倒信息”。所有的与会者都想要且必需有机会说出他们的想法，

帮忙找出实现会议目的的方法。问自己这个问题：如果坐在会议桌前

的某个人毫无贡献，他为什么要来参加会议？

富有成效的会议的秘诀

•会议开始时先介绍会议的大致目标。这样让与会者都有进行沟

通的共同基础。4.确定参与者。

5.目标日期的确定。

6.职责分配。

7.接下来的步骤。

8.会议评估。

时长：4个小时。提供午餐。

第三步：召开

会议的字面定义就是齐聚一起。从内涵来说，会议意味着齐聚一

堂的人们之间的互动。要记住这一点并避免让某个个人主导会议或

“倾倒信息”。所有的与会者都想要且必需有机会说出他们的想法，

帮忙找出实现会议目的的方法。问自己这个问题：如果坐在会议桌前

的某个人毫无贡献，他为什么要来参加会议？

富有成效的会议的秘诀

•会议开始时先介绍会议的大致目标。这样让与会者都有进行沟

通的共同基础。•设立一些“控制会议”的角色。这些角色包括计时员、议程管

理员、抄写员和仲裁员。这么做有助于确保会议顺利进行，每个人都

可以看到会议记录。

•设立机制来记录离题的好观点。一个方法就是让员工把想法写

在纸条上，在适当的时候交给议程管理员进行记录；另外一个方法是

让与会者把想法写在便利贴上，然后把便利贴贴到作为“点子停车

场”的白板上。这样，大家会承认看到了这些观点，也不会忘记这些

观点。

•按照议程进行。

•在所有与会者之间进行讨论。具体做法包括：

◎要求反馈。

◎让另一个与会者解释刚才说过的内容。

◎向沉默的与会者提问，鼓励大家参与讨论。

◎思考你所想的有哪些正被说出来或被思考。

◎支持参与讨论者的观点。

•简要重述会议的成果或结果。确保通过讨论，所有与会者都清•设立一些“控制会议”的角色。这些角色包括计时员、议程管

理员、抄写员和仲裁员。这么做有助于确保会议顺利进行，每个人都

可以看到会议记录。

•设立机制来记录离题的好观点。一个方法就是让员工把想法写

在纸条上，在适当的时候交给议程管理员进行记录；另外一个方法是

让与会者把想法写在便利贴上，然后把便利贴贴到作为“点子停车

场”的白板上。这样，大家会承认看到了这些观点，也不会忘记这些

观点。

•按照议程进行。

•在所有与会者之间进行讨论。具体做法包括：

◎要求反馈。

◎让另一个与会者解释刚才说过的内容。

◎向沉默的与会者提问，鼓励大家参与讨论。

◎思考你所想的有哪些正被说出来或被思考。

◎支持参与讨论者的观点。

•简要重述会议的成果或结果。确保通过讨论，所有与会者都清