（2）离职沟通时机

离职沟通的时机如下。

第一次：得到员工离职信息时，或作出辞退员工决定时。

第二次：员工已办理离职手续，准备离开企业的最后一天。

（3）离职面谈责任人

① 第一次离职面谈的责任人。

主动提出辞职的员工的直接上级或其他人得知此消息后应尽快向其部门负责人和人力资源部员工关系专员反映，部门负责人应立刻与拟辞职员工进行离职面谈，了解离职原因，对欲挽留员工要进行挽留面谈，对把握不准是否要挽留的情况应先及时将此消息反馈给人力资源部，再采取相应措施。对于主管级别以上的管理人员主动辞职的，（2）离职沟通时机

离职沟通的时机如下。

第一次：得到员工离职信息时，或作出辞退员工决定时。

第二次：员工已办理离职手续，准备离开企业的最后一天。

（3）离职面谈责任人

① 第一次离职面谈的责任人。

主动提出辞职的员工的直接上级或其他人得知此消息后应尽快向其部门负责人和人力资源部员工关系专员反映，部门负责人应立刻与拟辞职员工进行离职面谈，了解离职原因，对欲挽留员工要进行挽留面谈，对把握不准是否要挽留的情况应先及时将此消息反馈给人力资源部，再采取相应措施。对于主管级别以上的管理人员主动辞职的，得知此消息的人应第一时间反馈给人力资源部负责人，以便决策。对于企业辞退的员工，由人力资源部组织进行第一次离职面谈。

② 第二次离职面谈的责任人。

由人力资源部对决定离职的员工进行第二次离职面谈。拟离职的主管级以下员工由人力主管进行离职面谈；拟离职的主管级以上员工（含主管级）由人力资源部经理及以上级别负责人进行离职面谈。第二次面谈可以采取请拟离职员工填写“离职员工面谈表”的形式来完成。

每月应定期进行一次离职原因分析，由员工关系专员负责完成，报人力资源部经理和分管领导，以便改进人力资源管理工作。

3.7.2 离职面谈的流程

员工要离职的时候往往最容易说真话，因此离职面谈很有可能使企业发现自身存在的一些问题，所以这个环节是必不可少的。其中，辞退面谈的步骤如图3-6所示。

图3-6 辞退面谈的步骤

（1）计划

辞退面谈计划要做好以下几点。

① 至少提前一天做好周密的书面计划，具体内容包括几点几分干什么，何时收钥匙，何时把企业的网络切断等。得知此消息的人应第一时间反馈给人力资源部负责人，以便决策。对于企业辞退的员工，由人力资源部组织进行第一次离职面谈。

② 第二次离职面谈的责任人。

由人力资源部对决定离职的员工进行第二次离职面谈。拟离职的主管级以下员工由人力主管进行离职面谈；拟离职的主管级以上员工（含主管级）由人力资源部经理及以上级别负责人进行离职面谈。第二次面谈可以采取请拟离职员工填写“离职员工面谈表”的形式来完成。

每月应定期进行一次离职原因分析，由员工关系专员负责完成，报人力资源部经理和分管领导，以便改进人力资源管理工作。

3.7.2 离职面谈的流程

员工要离职的时候往往最容易说真话，因此离职面谈很有可能使企业发现自身存在的一些问题，所以这个环节是必不可少的。其中，辞退面谈的步骤如图3-6所示。

图3-6 辞退面谈的步骤

（1）计划

辞退面谈计划要做好以下几点。

① 至少提前一天做好周密的书面计划，具体内容包括几点几分干什么，何时收钥匙，何时把企业的网络切断等。② 保证员工守约前往。

③ 不要在电话里通知员工，电话沟通是最容易出错的，面对面有利于良好沟通。

④ 面谈中至少留10分钟时间通知员工，不能要求员工跑步前往人力资源部，这是不礼貌的行为。最好请员工半个小时后到人力资源部，让他提前做好准备，这样员工的心理压力会比较小。

⑤ 避免在周末、假日或者员工的重要纪念日通知员工，避免在那些员工认为很重要的日子里把他辞退。否则，只会使员工产生强烈的抵触情绪。这一点很容易被忽略，企业一定要特别注意。

⑥ 辞退面谈时要尽量选择在自然一点的场所，例如企业的咖啡厅或者会议室，但是不能有他人在场，尽量不要选择在经理办公室，因为经理办公室一般都是方方正正的，很容易让人产生距离感，容易造成员工心理上的障碍。

⑦ 面谈前先准备好相关材料，事先准备好员工协议、人事档案和其他必要的文件。

（2）切入正题

切入正题时以下两点需要注意。

① 辞退面谈不是闲聊天，尽量避免避重就轻地谈一些天气或者其他轻松的话题。否则，只会令员工知道真相后情绪更激动。

② 在员工进入会议室（或选择的其他场所）坐好后就马上告诉他决定，避免拖延时间，因为拖延时间也是对员工心理上的一种打击。② 保证员工守约前往。

③ 不要在电话里通知员工，电话沟通是最容易出错的，面对面有利于良好沟通。

④ 面谈中至少留10分钟时间通知员工，不能要求员工跑步前往人力资源部，这是不礼貌的行为。最好请员工半个小时后到人力资源部，让他提前做好准备，这样员工的心理压力会比较小。

⑤ 避免在周末、假日或者员工的重要纪念日通知员工，避免在那些员工认为很重要的日子里把他辞退。否则，只会使员工产生强烈的抵触情绪。这一点很容易被忽略，企业一定要特别注意。

⑥ 辞退面谈时要尽量选择在自然一点的场所，例如企业的咖啡厅或者会议室，但是不能有他人在场，尽量不要选择在经理办公室，因为经理办公室一般都是方方正正的，很容易让人产生距离感，容易造成员工心理上的障碍。

⑦ 面谈前先准备好相关材料，事先准备好员工协议、人事档案和其他必要的文件。

（2）切入正题

切入正题时以下两点需要注意。

① 辞退面谈不是闲聊天，尽量避免避重就轻地谈一些天气或者其他轻松的话题。否则，只会令员工知道真相后情绪更激动。

② 在员工进入会议室（或选择的其他场所）坐好后就马上告诉他决定，避免拖延时间，因为拖延时间也是对员工心理上的一种打击。（3）描述情景

描述情景是比较有难度的一步，相关人员在描述情景时应做到以下几点。

① 用几句话表述为什么要让他离开，例如，“你负责的产品销量下降了5%，而且质量持续出现问题。我们在过去的3个月里已经就此事谈过若干次，但是仍未改善。我们不得不有所变化。”

这样简单的几句话，会让员工明白这个决定是对事不对人的。

② 切记重事实而非攻击员工的人格，千万不要说出如“你最近的表现真不怎么样”这样的话。

③ 重点强调这个决定已经作出并且是不可更改的；强调其他管理层已经批准。

④ 辞退面谈不要超过10～15分钟。

（4）倾听

员工被辞退后，最希望有人能够倾听他心里的感受。所以，辞退面谈要持续到被辞退的员工可以冷静地接受这个事实，以及接受离职赔偿的条款为止。

经理在完成辞退通知以后，不要和员工辩论，应仔细地倾听，并且以点头、微笑或者沉默等非语言性行为来配合他，让他把心中的怨气发泄出来，这样可以帮助员工平复情绪。

（5）沟通赔偿协议内容

沟通赔偿协议中的内容要注意以下几点。（3）描述情景

描述情景是比较有难度的一步，相关人员在描述情景时应做到以下几点。

① 用几句话表述为什么要让他离开，例如，“你负责的产品销量下降了5%，而且质量持续出现问题。我们在过去的3个月里已经就此事谈过若干次，但是仍未改善。我们不得不有所变化。”

这样简单的几句话，会让员工明白这个决定是对事不对人的。

② 切记重事实而非攻击员工的人格，千万不要说出如“你最近的表现真不怎么样”这样的话。

③ 重点强调这个决定已经作出并且是不可更改的；强调其他管理层已经批准。

④ 辞退面谈不要超过10～15分钟。

（4）倾听

员工被辞退后，最希望有人能够倾听他心里的感受。所以，辞退面谈要持续到被辞退的员工可以冷静地接受这个事实，以及接受离职赔偿的条款为止。

经理在完成辞退通知以后，不要和员工辩论，应仔细地倾听，并且以点头、微笑或者沉默等非语言性行为来配合他，让他把心中的怨气发泄出来，这样可以帮助员工平复情绪。

（5）沟通赔偿协议内容

沟通赔偿协议中的内容要注意以下几点。① 向员工仔细讲述一遍赔偿的金额、计算方法、福利、其他资源（如推荐信）等。

② 不要当场承诺在已经商定好的条款上增加内容。

③ 不要承诺会“调查一下，事后给予答复”，这样会把辞退程序复杂化。

（6）明确下一步

被辞退的员工也许不确定下一步该怎么做，所以人力资源部要为员工提供离职流程图，并告诉他接下来的每一步该如何做，越详细越好。

（7）离职面谈并记录

工作交接完成后，应由人力资源部门或企业指定的负责人与辞职员工进行离职面谈，听取离职员工的建议、意见和看法，并做好记录。

管理工具

【工具3-01】

员工内部沟通管理制度1.总则1.1 目的优化公司的沟通渠道和资源渠道，用沟通来促进管理。1.2 沟通类型：请示与汇报、文件与信息沟通、会议沟通、内刊① 向员工仔细讲述一遍赔偿的金额、计算方法、福利、其他资源（如推荐信）等。

② 不要当场承诺在已经商定好的条款上增加内容。

③ 不要承诺会“调查一下，事后给予答复”，这样会把辞退程序复杂化。

（6）明确下一步

被辞退的员工也许不确定下一步该怎么做，所以人力资源部要为员工提供离职流程图，并告诉他接下来的每一步该如何做，越详细越好。

（7）离职面谈并记录

工作交接完成后，应由人力资源部门或企业指定的负责人与辞职员工进行离职面谈，听取离职员工的建议、意见和看法，并做好记录。

管理工具

【工具3-01】

员工内部沟通管理制度1.总则1.1 目的优化公司的沟通渠道和资源渠道，用沟通来促进管理。1.2 沟通类型：请示与汇报、文件与信息沟通、会议沟通、内刊