11　消除会议浪费的好习惯

接下来，我们继续探讨会议进行中的动线。会议动线的第一要务，是在会议一开始就明确会议目标。当然，会议目标可以不止一个，多种多样。例如：信息共享的会议、决定方针的会议、提出新想法的会议等。

然而在实际工作中，我们经常会遇到这样的情况：原本是参加提出新想法的会议，但最后却只进行了信息共享。会议结束后，大家一边质疑“会议怎么就这样开完了”，一边走出会议室。

会议目标不明确就是在浪费时间。我们必须在会议一开始就直接将会议目标传达给每位参会者。如果是30分钟的会议，那么目标就是“30分钟后，大家都知道会议结束后自己应该做什么”。当然，我们更应当在召开会议之前就将会议目标传达出来。

前文提到，谷歌的要求是：在召开会议的24小时前，将会议议题通知到各位参会者。会议开头再次重申会议议题，有利于在计划的会议时间内，让参会者针对议题充分展开讨论。

在召开希望大家提出新想法的会议时，请参加者发言需要注意一件事，那就是避免因为主题范围过于宽泛而影响大家提意见。例如：“为了改善业务，什么方面都行，请大家出出主意吧。”这样的会议主题就过于宽泛。

正确的做法，是尽量将会议主题限定在一定范围内。例如：“我们计划将申请书中业务跟进的时间缩短10分钟。为了实现这个目11　消除会议浪费的好习惯

接下来，我们继续探讨会议进行中的动线。会议动线的第一要务，是在会议一开始就明确会议目标。当然，会议目标可以不止一个，多种多样。例如：信息共享的会议、决定方针的会议、提出新想法的会议等。

然而在实际工作中，我们经常会遇到这样的情况：原本是参加提出新想法的会议，但最后却只进行了信息共享。会议结束后，大家一边质疑“会议怎么就这样开完了”，一边走出会议室。

会议目标不明确就是在浪费时间。我们必须在会议一开始就直接将会议目标传达给每位参会者。如果是30分钟的会议，那么目标就是“30分钟后，大家都知道会议结束后自己应该做什么”。当然，我们更应当在召开会议之前就将会议目标传达出来。

前文提到，谷歌的要求是：在召开会议的24小时前，将会议议题通知到各位参会者。会议开头再次重申会议议题，有利于在计划的会议时间内，让参会者针对议题充分展开讨论。

在召开希望大家提出新想法的会议时，请参加者发言需要注意一件事，那就是避免因为主题范围过于宽泛而影响大家提意见。例如：“为了改善业务，什么方面都行，请大家出出主意吧。”这样的会议主题就过于宽泛。

正确的做法，是尽量将会议主题限定在一定范围内。例如：“我们计划将申请书中业务跟进的时间缩短10分钟。为了实现这个目标，我们应当怎么做？希望大家能提出自己的意见和想法。”

此外，会议时间也要设限。前文提到，谷歌召开会议时，会在会议室的明显位置配备时钟。同理，我们在召开会议时也应当配备计时器，提高大家的时间意识。

同时，会议主持要一边提醒发言时间一边推进会议进程。例如：“距离会议结束还有15分钟，接下来我们将讨论最后一个议题。”

还有一种常见的情景是在会议中分发大量资料，让参会者一边查阅资料，一边参加会议。此时，参会者会因为时不时翻动手中的资料而忽略发言人说的话，而分散参会者的注意力对整个会议没有任何益处。特意花费时间将相关人员聚集到一起，却没有实现会议目标，这就造成了时间上的浪费。

丰田的会议资料一般被限制在一页纸内。这张纸上只罗列内容概要，通过口头补充的形式，由发言人一边进行说明，一边推进会议讨论。

如果条件允许，我们可以利用投影仪将会议议题展示给参会者，然后进行讨论，将讨论意见写在白板上。总之，会议中准备大量的会议资料并不明智，只会阻碍参会者的视线动线。

此外，参会者必须在会议中参加讨论并发言。前文提到，选定的参会者，必须是能针对会议议题提出解决方案的人。但实际上，有的参会者就是不会主动发言。遇到这样的参会者，会议主持人应当主动提出：“××是怎么想的？请发表一下你的看法。”这样，就避免了参标，我们应当怎么做？希望大家能提出自己的意见和想法。”

此外，会议时间也要设限。前文提到，谷歌召开会议时，会在会议室的明显位置配备时钟。同理，我们在召开会议时也应当配备计时器，提高大家的时间意识。

同时，会议主持要一边提醒发言时间一边推进会议进程。例如：“距离会议结束还有15分钟，接下来我们将讨论最后一个议题。”

还有一种常见的情景是在会议中分发大量资料，让参会者一边查阅资料，一边参加会议。此时，参会者会因为时不时翻动手中的资料而忽略发言人说的话，而分散参会者的注意力对整个会议没有任何益处。特意花费时间将相关人员聚集到一起，却没有实现会议目标，这就造成了时间上的浪费。

丰田的会议资料一般被限制在一页纸内。这张纸上只罗列内容概要，通过口头补充的形式，由发言人一边进行说明，一边推进会议讨论。

如果条件允许，我们可以利用投影仪将会议议题展示给参会者，然后进行讨论，将讨论意见写在白板上。总之，会议中准备大量的会议资料并不明智，只会阻碍参会者的视线动线。

此外，参会者必须在会议中参加讨论并发言。前文提到，选定的参会者，必须是能针对会议议题提出解决方案的人。但实际上，有的参会者就是不会主动发言。遇到这样的参会者，会议主持人应当主动提出：“××是怎么想的？请发表一下你的看法。”这样，就避免了参会者动线上的浪费。

会议的最后，要重新回顾此次会议是否实现了会议目标，并且确认每位参会者将如何开展后续的工作。

以上，就是会议的基本流程。

现在，越来越多的人是为了开会而开会，他们会因为要参加多个会议而满心欢喜地抱怨自己很忙，但实际上大家都明白，会议是实现目标的手段，不能为了开会而开会。

12　尽量避免使用激光笔：会议中的视线动线

第2章提到，要让听众的视线动起来。会议中，这一点也同样适用。需要注意的是，会议过程中应当尽量避免使用激光笔和提示棒等工具。

我去日本全国各地进行演讲时，会场经常会提前准备好激光笔和提示棒，但是我从来不用。

原因是提示棒的长度不够，能提示的地方也不同，无法轻松起到提示作用，需要演讲者慎重思考具体应该指到哪里。而且，用提示棒指屏幕时还会发出“砰”的一声，导致整个屏幕晃动起来，模糊听众的视线。

使用激光笔时，比起激光笔指到的文字和画像，听众的眼睛更容易追随着光跑，导致分神。而且一旦激光笔的光稍微有所晃动，听众会者动线上的浪费。

会议的最后，要重新回顾此次会议是否实现了会议目标，并且确认每位参会者将如何开展后续的工作。

以上，就是会议的基本流程。

现在，越来越多的人是为了开会而开会，他们会因为要参加多个会议而满心欢喜地抱怨自己很忙，但实际上大家都明白，会议是实现目标的手段，不能为了开会而开会。

12　尽量避免使用激光笔：会议中的视线动线

第2章提到，要让听众的视线动起来。会议中，这一点也同样适用。需要注意的是，会议过程中应当尽量避免使用激光笔和提示棒等工具。

我去日本全国各地进行演讲时，会场经常会提前准备好激光笔和提示棒，但是我从来不用。

原因是提示棒的长度不够，能提示的地方也不同，无法轻松起到提示作用，需要演讲者慎重思考具体应该指到哪里。而且，用提示棒指屏幕时还会发出“砰”的一声，导致整个屏幕晃动起来，模糊听众的视线。

使用激光笔时，比起激光笔指到的文字和画像，听众的眼睛更容易追随着光跑，导致分神。而且一旦激光笔的光稍微有所晃动，听众就会想“发言者是不是有点紧张啊”“这个光的颜色很漂亮啊”“这个激光笔是什么牌子的，看起来质量不错”。

所以为了避免分散参会者的注意力，会议中我不建议使用激光笔这类工具。

此外，会议中经常会一边投影PPT的资料一边展开讨论，一旦投影的资料中有文字和图表，就容易让参会者分散注意力。所以，我们必须格外注意参会者的视线移动。我的具体做法是：在演讲中按下投影仪控制键盘上的“B键”让画面变黑，以便大家集中精神进行讨论。建议你也记住这个应用——黑屏B键。

请注意，如果会场本身的照明是关闭状态，按下“B键”会让整个会场变黑。这种情况下，直接按“W键”屏幕就会亮起来，呈白屏状。

13　偶尔站着开会，让开会更高效

第2章中提到“站着办公”，但是提到开会，大家还是习惯坐在会议室内。当然，从动线角度考虑，这种做法效率很低。

根据不同的会议内容，如果能站着开个短会，工作效率显然会高很多：不需要调整工作日程，不用坐下，简单几句话就能讨论清楚，几分钟内会议就能结束。

日本很多企业都导入了这一工作方式。例如，日本人气生活用品公司爱丽思欧雅玛早在十多年前就开始实行“站着开会制度”，日本就会想“发言者是不是有点紧张啊”“这个光的颜色很漂亮啊”“这个激光笔是什么牌子的，看起来质量不错”。

所以为了避免分散参会者的注意力，会议中我不建议使用激光笔这类工具。

此外，会议中经常会一边投影PPT的资料一边展开讨论，一旦投影的资料中有文字和图表，就容易让参会者分散注意力。所以，我们必须格外注意参会者的视线移动。我的具体做法是：在演讲中按下投影仪控制键盘上的“B键”让画面变黑，以便大家集中精神进行讨论。建议你也记住这个应用——黑屏B键。

请注意，如果会场本身的照明是关闭状态，按下“B键”会让整个会场变黑。这种情况下，直接按“W键”屏幕就会亮起来，呈白屏状。

13　偶尔站着开会，让开会更高效

第2章中提到“站着办公”，但是提到开会，大家还是习惯坐在会议室内。当然，从动线角度考虑，这种做法效率很低。

根据不同的会议内容，如果能站着开个短会，工作效率显然会高很多：不需要调整工作日程，不用坐下，简单几句话就能讨论清楚，几分钟内会议就能结束。

日本很多企业都导入了这一工作方式。例如，日本人气生活用品公司爱丽思欧雅玛早在十多年前就开始实行“站着开会制度”，日本佳能董事长酒卷久也提倡员工“无椅子办公”。

一直站着讨论，腿会发酸，身体也会吃不消，人们自然会为缩短会议时间而进行多方面的思考，如“一直站着吃不消啊，应该早点结束这场短会”“我就只说重点吧”。

此外，一直坐在椅子上开会还会危害身体健康。鉴于以上原因，我建议打破“坐着开会”的传统观念，偶尔尝试一下站着开会。佳能董事长酒卷久也提倡员工“无椅子办公”。

一直站着讨论，腿会发酸，身体也会吃不消，人们自然会为缩短会议时间而进行多方面的思考，如“一直站着吃不消啊，应该早点结束这场短会”“我就只说重点吧”。

此外，一直坐在椅子上开会还会危害身体健康。鉴于以上原因，我建议打破“坐着开会”的传统观念，偶尔尝试一下站着开会。