13　报告结果

在本章中，我们将探讨报告结果时可能遇到的困难，如何有效地使用沟通工具和技巧，将成果归功于团队的意义以及独自承担责任的重要性。

沟通渠道越多，使用率越低

在这个软件发达的时代（如上一章所述），网络、智能手机和其他各种通信工具应有尽有，开展项目时，沟通项目进展应该比以前方便多了。然而，对一些项目经理来说，情况恰恰相反。

通信工具越来越多，报告对象的时间和注意力却越来越难把握，但他们还很依赖于你的报告！这看起来确实像一个悖论。

许多通信工具在市场上被广泛普及后，在一段时间内产生了相当大的影响。三四十年前，收到联邦快递包裹可算是一件非同寻常的事情。如今，当任何销售商的快递包裹送达时，有时只是增加了你上午收货的负担，因为那天上午已经有很多信息和通信工具通知你接收包裹了。13　报告结果

在本章中，我们将探讨报告结果时可能遇到的困难，如何有效地使用沟通工具和技巧，将成果归功于团队的意义以及独自承担责任的重要性。

沟通渠道越多，使用率越低

在这个软件发达的时代（如上一章所述），网络、智能手机和其他各种通信工具应有尽有，开展项目时，沟通项目进展应该比以前方便多了。然而，对一些项目经理来说，情况恰恰相反。

通信工具越来越多，报告对象的时间和注意力却越来越难把握，但他们还很依赖于你的报告！这看起来确实像一个悖论。

许多通信工具在市场上被广泛普及后，在一段时间内产生了相当大的影响。三四十年前，收到联邦快递包裹可算是一件非同寻常的事情。如今，当任何销售商的快递包裹送达时，有时只是增加了你上午收货的负担，因为那天上午已经有很多信息和通信工具通知你接收包裹了。每周至少有几次都会收到铺天盖地的信息，很多职场人士会感到应接不暇，哪怕这种感觉不是每天都有，持续的时间也不会太久。你属于这一种情况吗？想想以前都没有如今这些通信设备。那时的项目经理如何向上级报告呢？事实上双方很有可能工作距离非常近，口头报告即可。

那么，在整个项目过程中，项目经理更难定期报告结果（更不用说随时报告了），这种现象是否有些奇怪呢？我们现在可以通过电子邮件发送精心构建的WBS、甘特图或CPM图表，但是这并不能保证收件人将按计划进度审阅这些文件，有可能他们根本都不会打开去看！

从一种技术含量最低、最简单的通信方法（即两人面对面交谈）开始，让我们逐步了解各种普遍的沟通方式，并重点关注如何利用它们帮助我们实现最佳沟通效果。

当面沟通

对于必须报告进度的计划会议，关键是要做好准备。把所有事情都安排妥当。完成相关图表，整理好相关记录，列出要表达的要点。毕竟听你汇报的人可是非常忙的。这个项目可能只是他或她需要监控的众多项目或问题之一。

如果你要向委员会做面对面的报告，准备工作就更加重要了。与个人相比，委员会更加挑剔，也不会那么通融。如果你使用演示软件，每周至少有几次都会收到铺天盖地的信息，很多职场人士会感到应接不暇，哪怕这种感觉不是每天都有，持续的时间也不会太久。你属于这一种情况吗？想想以前都没有如今这些通信设备。那时的项目经理如何向上级报告呢？事实上双方很有可能工作距离非常近，口头报告即可。

那么，在整个项目过程中，项目经理更难定期报告结果（更不用说随时报告了），这种现象是否有些奇怪呢？我们现在可以通过电子邮件发送精心构建的WBS、甘特图或CPM图表，但是这并不能保证收件人将按计划进度审阅这些文件，有可能他们根本都不会打开去看！

从一种技术含量最低、最简单的通信方法（即两人面对面交谈）开始，让我们逐步了解各种普遍的沟通方式，并重点关注如何利用它们帮助我们实现最佳沟通效果。

当面沟通

对于必须报告进度的计划会议，关键是要做好准备。把所有事情都安排妥当。完成相关图表，整理好相关记录，列出要表达的要点。毕竟听你汇报的人可是非常忙的。这个项目可能只是他或她需要监控的众多项目或问题之一。

如果你要向委员会做面对面的报告，准备工作就更加重要了。与个人相比，委员会更加挑剔，也不会那么通融。如果你使用演示软件，那要更加注意！幻灯片配有绚丽的色彩、动态的文字和用来强调的音效，一页一页地翻下去或许很轻松，但这些特性会延长演示的时间，并可能会让你偏离实际需要报告的内容。

● ■ 如果你有一段视频要展示，将其控制在6分钟以内。三分钟或更少的时间也可以，这取决于你的项目、当前进度、报告对象，以及团队的其他动态和情况。在进行视听演示时，简洁是智慧的灵魂！● ■ 无论你使用的是活动挂图、固定挂图、黑板、白板还是其他演示硬件，都要提前做好准备。对于活动挂图和墙板，在展示开始之前，先提前画完相关内容。● ■ 如果需要在展示过程中添加白板和其他媒体，请根据预先准备的综合说明和示意图进行操作，这样你就能少走很多弯路。

非正式的面谈

对于非正式的面对面会谈，也可以采用以上指导方法。简明扼要即可！当人们坐下来点击鼠标、开始做笔记或装订的时候，要吸引他们的注意力。当有人站着的时候，跟进和反馈活动几乎是不可行的，除非他们拿出手机，准备好开始录音或做笔记。

不要在餐厅、走廊、洗手间或其他任何地方，试图拦住任何人进行交谈，除非你已事先约好要以这种方式进行沟通。

如果你被邀请在小组会议上做非正式的讲话，请站起来，面对全体就座的人员。不管讲什么内容，站起来讲话会显得更权威。同样，那要更加注意！幻灯片配有绚丽的色彩、动态的文字和用来强调的音效，一页一页地翻下去或许很轻松，但这些特性会延长演示的时间，并可能会让你偏离实际需要报告的内容。

● ■ 如果你有一段视频要展示，将其控制在6分钟以内。三分钟或更少的时间也可以，这取决于你的项目、当前进度、报告对象，以及团队的其他动态和情况。在进行视听演示时，简洁是智慧的灵魂！● ■ 无论你使用的是活动挂图、固定挂图、黑板、白板还是其他演示硬件，都要提前做好准备。对于活动挂图和墙板，在展示开始之前，先提前画完相关内容。● ■ 如果需要在展示过程中添加白板和其他媒体，请根据预先准备的综合说明和示意图进行操作，这样你就能少走很多弯路。

非正式的面谈

对于非正式的面对面会谈，也可以采用以上指导方法。简明扼要即可！当人们坐下来点击鼠标、开始做笔记或装订的时候，要吸引他们的注意力。当有人站着的时候，跟进和反馈活动几乎是不可行的，除非他们拿出手机，准备好开始录音或做笔记。

不要在餐厅、走廊、洗手间或其他任何地方，试图拦住任何人进行交谈，除非你已事先约好要以这种方式进行沟通。

如果你被邀请在小组会议上做非正式的讲话，请站起来，面对全体就座的人员。不管讲什么内容，站起来讲话会显得更权威。同样，请尽可能简洁明了。要虚心接受别人的好想法和建设性的批评意见。最后要感谢大家的听讲，并优雅地结束。

电话联络

也许你的项目职责包括每天要给老板打几次电话，或每天一次，每周几次或每周一次，或只是偶尔打一次。无论如何，设法安排好重要的电话沟通；不然的话，你很可能最后只收到了语音邮件，如果你需要即时的互动对话，语音邮件只会令人沮丧。你可能也发现了，随机打电话就可以联系到某人的概率越来越低了。

幸运的是，双方会相互尊重，在白天不过度打扰对方。如果即时反馈很重要，在打电话不太可行的情况下，发短信也是很有用的。

如果你碰巧遇到语音邮件并与机器通话，在这种情况下，该如何处理呢？以下是一些有效的指导：

● ■ 争取将一条信息的时长控制在35—55秒之间。如果消息太短了，对方很可能会低估信息的重要性，当然，除非是比较紧急的消息，如“快跑！楼里有炸弹！”● ■ 如果你的信息超过55秒甚至到了60秒，可能会引起对方的愤怒，因为可能他一整天都在接收别人发来的信息。● ■ 表达尽量准确，尽管他人有时说话会很匆忙。如果你知道已经接通了座机，请控制好语速说出你的电话号码，让对方在第一次听到的时候就能记录下来。一个很好的方法就是，假装自己是用手指在空中写下自己的电话号码。请尽可能简洁明了。要虚心接受别人的好想法和建设性的批评意见。最后要感谢大家的听讲，并优雅地结束。

电话联络

也许你的项目职责包括每天要给老板打几次电话，或每天一次，每周几次或每周一次，或只是偶尔打一次。无论如何，设法安排好重要的电话沟通；不然的话，你很可能最后只收到了语音邮件，如果你需要即时的互动对话，语音邮件只会令人沮丧。你可能也发现了，随机打电话就可以联系到某人的概率越来越低了。

幸运的是，双方会相互尊重，在白天不过度打扰对方。如果即时反馈很重要，在打电话不太可行的情况下，发短信也是很有用的。

如果你碰巧遇到语音邮件并与机器通话，在这种情况下，该如何处理呢？以下是一些有效的指导：

● ■ 争取将一条信息的时长控制在35—55秒之间。如果消息太短了，对方很可能会低估信息的重要性，当然，除非是比较紧急的消息，如“快跑！楼里有炸弹！”● ■ 如果你的信息超过55秒甚至到了60秒，可能会引起对方的愤怒，因为可能他一整天都在接收别人发来的信息。● ■ 表达尽量准确，尽管他人有时说话会很匆忙。如果你知道已经接通了座机，请控制好语速说出你的电话号码，让对方在第一次听到的时候就能记录下来。一个很好的方法就是，假装自己是用手指在空中写下自己的电话号码。● ■ 在信息里提供一些有吸引力的内容。比如，“请回电”的效果不如“我们需要你就如何处理其余货物给出答复”。

电子邮件

如果你认为有必要进行面对面的报告或电话交谈，你可能是对的。要坚持到底。但对于某个与项目相关的问题，如果你只需要一个“是”或“否”的答案，并且不着急立马得到回复，那么，电子邮件是一个很好的工具。如果你需要轻松地将报告或数据发送给对方，电子邮件也非常方便。

以下是使用电子邮件进行项目报告的简单功能列表：

● ■ 批准或不批准● ■ 向相关方转发重要信息● ■ 收件人要求的数据、图表、摘要、估算和概述

有时电子邮件可能不适用于报告目的，比如传递以下信息时：

● ■ 过于复杂的主题● ■ 奇怪、标新立异或颠覆式的想法● ■ 需要重点讨论、澄清或精炼的内容● ■ 充满感情色彩的信息● ■ 必要的或有帮助的纸质记录

电子通信专家杰克林·科斯特纳博士（Dr. Jacly Koster）说，在以下情景中，电子邮件优于语音邮件：● ■ 在信息里提供一些有吸引力的内容。比如，“请回电”的效果不如“我们需要你就如何处理其余货物给出答复”。

电子邮件

如果你认为有必要进行面对面的报告或电话交谈，你可能是对的。要坚持到底。但对于某个与项目相关的问题，如果你只需要一个“是”或“否”的答案，并且不着急立马得到回复，那么，电子邮件是一个很好的工具。如果你需要轻松地将报告或数据发送给对方，电子邮件也非常方便。

以下是使用电子邮件进行项目报告的简单功能列表：

● ■ 批准或不批准● ■ 向相关方转发重要信息● ■ 收件人要求的数据、图表、摘要、估算和概述

有时电子邮件可能不适用于报告目的，比如传递以下信息时：

● ■ 过于复杂的主题● ■ 奇怪、标新立异或颠覆式的想法● ■ 需要重点讨论、澄清或精炼的内容● ■ 充满感情色彩的信息● ■ 必要的或有帮助的纸质记录

电子通信专家杰克林·科斯特纳博士（Dr. Jacly Koster）说，在以下情景中，电子邮件优于语音邮件：