己的观点，并接受团体成员的一致评估。

团体会议不一定要变成团队恐惧症的来源，但是它们确实常常被视为浪费时间的麻烦事。人们经常觉得团队会议的质量很差。商业咨询师米歇尔·纳什（Mitchell Nash）列举了人们对团体会议的几大抱怨，比如会议常常没有清晰的目标、参与者常常没有准备、核心人物缺席或迟到、讨论经常转移到无关紧要的聊天和话题上、有些与会者支配会议并压制讨论、会议上做出的决定没有生效。会议中还可能会沟通失败，例如批评其他成员或一味抱怨却提不出解决方案、浪费太多时间分析和描述问题、在某个细节上过分纠结等，都会让会议显得无聊又可怕。如果能够很好地解决这些问题，会议就会更加高效。

主席和成员的责任：控制会议怪兽

无论由谁来主持召开小型团体的会议，他都有特定的责任。但这些责任里并不包括使用议事程序。议事程序是一套用来指导会议进行的规则（比如《罗伯特议事规则》）。议事程序适用于大型、正式的团体（美国议会），也适用于一些有正式责任的小型团体（董事会），但是对大多数小型团体来说，这些规则过于死板和僵硬。它们会破坏有创造力的讨论和决策过程。假设你的项目小组正在会议中为某项任务寻找有创意的方案，你却要求大家注意“程序问题”或“提请表决”，或者是当一个由亲密的同事或朋友组成小型团体开会时，你说出了“我提权宜问题”或“我动议将这个问题予以搁置”之类的话，大家可能会吓一跳，甚至哈哈大笑。小型团体在召开某些会议时可以使用议事程序的缩写版本，例如跳过技术术语，但做出明确的和有意识的动议，采用正式投票，在发言前征求主席同意等。尤其是当己的观点，并接受团体成员的一致评估。

团体会议不一定要变成团队恐惧症的来源，但是它们确实常常被视为浪费时间的麻烦事。人们经常觉得团队会议的质量很差。商业咨询师米歇尔·纳什（Mitchell Nash）列举了人们对团体会议的几大抱怨，比如会议常常没有清晰的目标、参与者常常没有准备、核心人物缺席或迟到、讨论经常转移到无关紧要的聊天和话题上、有些与会者支配会议并压制讨论、会议上做出的决定没有生效。会议中还可能会沟通失败，例如批评其他成员或一味抱怨却提不出解决方案、浪费太多时间分析和描述问题、在某个细节上过分纠结等，都会让会议显得无聊又可怕。如果能够很好地解决这些问题，会议就会更加高效。

主席和成员的责任：控制会议怪兽

无论由谁来主持召开小型团体的会议，他都有特定的责任。但这些责任里并不包括使用议事程序。议事程序是一套用来指导会议进行的规则（比如《罗伯特议事规则》）。议事程序适用于大型、正式的团体（美国议会），也适用于一些有正式责任的小型团体（董事会），但是对大多数小型团体来说，这些规则过于死板和僵硬。它们会破坏有创造力的讨论和决策过程。假设你的项目小组正在会议中为某项任务寻找有创意的方案，你却要求大家注意“程序问题”或“提请表决”，或者是当一个由亲密的同事或朋友组成小型团体开会时，你说出了“我提权宜问题”或“我动议将这个问题予以搁置”之类的话，大家可能会吓一跳，甚至哈哈大笑。小型团体在召开某些会议时可以使用议事程序的缩写版本，例如跳过技术术语，但做出明确的和有意识的动议，采用正式投票，在发言前征求主席同意等。尤其是当小型团体在讨论争议性话题时，缩略版议事程序是行之有效的。

效率高、效果好的会议能够中和成员们对会议的负面态度。作为主席，你可以采用以下几种方式来组织会议，以实现高效和高质量的决策。

1.只在必要的时候召开会议。不要仅仅因为你规定了每个星期二下午是开会时间就去召开会议，你应该把会议当成为推动某个话题研究的机会，或者是跟同事们讨论新想法的场合。如果这些活动无须经由会议便可完成，那么就不要开会。我们人生里一个小小的惊喜就是忽然收到通知说：“会议取消了。”只有当某个问题需要马上得到回应，团体的参与非常必要，成员准备好了对某些话题进行讨论，以及关键人物都能够出席时，你才应该召开会议。

2.要联系上每个参与者。要通知每个与会人员会议的目的是什么（“在抽烟政策上做最后的决定”）；时间、地点和会议时长；以及每个参与者需要携带什么材料来参加会议。在律商联讯对职场人士的调查中，25%的受访者表示他们每周至少会因为“日程沟通问题”错过一次会议。要将会议的日程安排清楚地通知到每一个人。

3.准备一份清楚的会议议程，并提前几天发给所有的与会者。缺少议程是会议失败的主要原因。议程应该列出亟待讨论的话题（见表9-1）。如果议程必须要配置阅读材料，要确保这些材料足够简洁，并且跟讨论密切相关。

4.采用程序性的沟通来完成团体目标。要为所有的话题提供准确的信息，将复杂的问题解释清楚，纠正概念错误，特别是要保证讨论小型团体在讨论争议性话题时，缩略版议事程序是行之有效的。

效率高、效果好的会议能够中和成员们对会议的负面态度。作为主席，你可以采用以下几种方式来组织会议，以实现高效和高质量的决策。

1.只在必要的时候召开会议。不要仅仅因为你规定了每个星期二下午是开会时间就去召开会议，你应该把会议当成为推动某个话题研究的机会，或者是跟同事们讨论新想法的场合。如果这些活动无须经由会议便可完成，那么就不要开会。我们人生里一个小小的惊喜就是忽然收到通知说：“会议取消了。”只有当某个问题需要马上得到回应，团体的参与非常必要，成员准备好了对某些话题进行讨论，以及关键人物都能够出席时，你才应该召开会议。

2.要联系上每个参与者。要通知每个与会人员会议的目的是什么（“在抽烟政策上做最后的决定”）；时间、地点和会议时长；以及每个参与者需要携带什么材料来参加会议。在律商联讯对职场人士的调查中，25%的受访者表示他们每周至少会因为“日程沟通问题”错过一次会议。要将会议的日程安排清楚地通知到每一个人。

3.准备一份清楚的会议议程，并提前几天发给所有的与会者。缺少议程是会议失败的主要原因。议程应该列出亟待讨论的话题（见表9-1）。如果议程必须要配置阅读材料，要确保这些材料足够简洁，并且跟讨论密切相关。

4.采用程序性的沟通来完成团体目标。要为所有的话题提供准确的信息，将复杂的问题解释清楚，纠正概念错误，特别是要保证讨论切题且一直朝正确的方向发展。这些程序性的沟通能改善团体的决策。无目的的讨论效率极低，还会让会议了无生气，强迫收听者忍受乏味、伤神、让人昏昏欲睡的唠叨。罗纳德·里根曾经讥讽道：“我已经下命令，只要事关国家紧急事务，随时将我唤醒，即便我正在参加内阁会议。”要保证每个话题都有恰当的讨论时间。会议一开始，就要指定一位计时人员。如果某个话题的讨论超时，团体要决定是延长该话题的讨论时间，还是直接跳到下一个话题。时间限制能加快会议的步伐。要尽可能地让会议简短一些，全体成员会对你不胜感激。

不要让任何与会者霸占讨论时间和主导讨论。你可以用“让我们听听其他人的意见”和“谁有不同观点吗”的方式来打断话痨。如果某个话题适合采取投票的方式，那你就要求大家进行举手表决。不过要注意只有在所有人都有机会表达各自的观点之后，才能发起投票。

5.在会议接近尾声时留出一点时间来搞清楚会议的目的是否达到。如果还有未完成的内容需要进一步的投入工作和讨论，要安排好下一次会议的时间。如果团体已经做出决定，就必须监督这些决定的执行。这通常是会议主席的责任，但是所有的与会者也都有义务进行监督。

6. 尽快分发会议备忘录。应该指定一位与会人员记录会议内容并制作会议备忘录。备忘录应该写明会议讨论了哪些内容，每个人具体说了什么，采取了什么举措，以及尚有哪些内容留待讨论和决定。备忘录要记录下会议的精髓。不要试图用翻版会议议程表敷衍了事。同时，不要记录机密信息，语言要保持中性，不带偏见（“弗雷德吓坏了”“吉米垮台了”或“斯蒂芬妮苦苦哀求”等表述都缺乏中立切题且一直朝正确的方向发展。这些程序性的沟通能改善团体的决策。无目的的讨论效率极低，还会让会议了无生气，强迫收听者忍受乏味、伤神、让人昏昏欲睡的唠叨。罗纳德·里根曾经讥讽道：“我已经下命令，只要事关国家紧急事务，随时将我唤醒，即便我正在参加内阁会议。”要保证每个话题都有恰当的讨论时间。会议一开始，就要指定一位计时人员。如果某个话题的讨论超时，团体要决定是延长该话题的讨论时间，还是直接跳到下一个话题。时间限制能加快会议的步伐。要尽可能地让会议简短一些，全体成员会对你不胜感激。

不要让任何与会者霸占讨论时间和主导讨论。你可以用“让我们听听其他人的意见”和“谁有不同观点吗”的方式来打断话痨。如果某个话题适合采取投票的方式，那你就要求大家进行举手表决。不过要注意只有在所有人都有机会表达各自的观点之后，才能发起投票。

5.在会议接近尾声时留出一点时间来搞清楚会议的目的是否达到。如果还有未完成的内容需要进一步的投入工作和讨论，要安排好下一次会议的时间。如果团体已经做出决定，就必须监督这些决定的执行。这通常是会议主席的责任，但是所有的与会者也都有义务进行监督。

6. 尽快分发会议备忘录。应该指定一位与会人员记录会议内容并制作会议备忘录。备忘录应该写明会议讨论了哪些内容，每个人具体说了什么，采取了什么举措，以及尚有哪些内容留待讨论和决定。备忘录要记录下会议的精髓。不要试图用翻版会议议程表敷衍了事。同时，不要记录机密信息，语言要保持中性，不带偏见（“弗雷德吓坏了”“吉米垮台了”或“斯蒂芬妮苦苦哀求”等表述都缺乏中立性）。

会议主席有义务主持高效且有质量的会议，但团体成员们同样要负责任。在《我们这样开会》（We’ve Got to Start Meetig Like This）一书中，莫斯维克（Mosvick）和尼尔逊（Nelso）提供了一些重要的小诀窍，教我们如何在会议中自我指导。它们包括：讲话时要有条理，不要东拉西扯；只有当你的观点有实际贡献时才说话；直截了当且清楚地提出你的意见，并尽可能使用论据来支持这些观点；仔细聆听讨论，公正地表达相反的意见。如果某个成员进行不恰当的抱怨、讲话偏题、批评其他成员或垄断讨论，其余成员应该纠正他的干扰行为。（“我们不要批评别人，让我们讨论一下能解决的问题吧。”）要记住，有效率的领导是一个包含整个团体的过程，而不只是一个人。

批判性思维和有效决策

团体成员必须在标准议程的每个阶段都运用自己的批判性思维能力，从而最大限度地实现有效决策。因此，你的主要关注点应该落在如何收集信息和如何批判性地看待你收集的信息上。

>>>表9-1

团体会议的议程范例

事务型会议议程（学生议会会议）性）。

会议主席有义务主持高效且有质量的会议，但团体成员们同样要负责任。在《我们这样开会》（We’ve Got to Start Meetig Like This）一书中，莫斯维克（Mosvick）和尼尔逊（Nelso）提供了一些重要的小诀窍，教我们如何在会议中自我指导。它们包括：讲话时要有条理，不要东拉西扯；只有当你的观点有实际贡献时才说话；直截了当且清楚地提出你的意见，并尽可能使用论据来支持这些观点；仔细聆听讨论，公正地表达相反的意见。如果某个成员进行不恰当的抱怨、讲话偏题、批评其他成员或垄断讨论，其余成员应该纠正他的干扰行为。（“我们不要批评别人，让我们讨论一下能解决的问题吧。”）要记住，有效率的领导是一个包含整个团体的过程，而不只是一个人。

批判性思维和有效决策

团体成员必须在标准议程的每个阶段都运用自己的批判性思维能力，从而最大限度地实现有效决策。因此，你的主要关注点应该落在如何收集信息和如何批判性地看待你收集的信息上。

>>>表9-1

团体会议的议程范例

事务型会议议程（学生议会会议）日期

地点

下午2：00～3：30

　

目的：每两周一次的例会

I.召集全体成员，介绍所有新成员

II.总结上次会议内容（5分钟）

III.议程的附加内容（2分钟）

IV.委员会报告

　A.学生费用委员会（5分钟）

　B.学生活动委员会（5分钟）

　C.学生联合委员会（5分钟）

V.官员报告

　A.财务主管报告（5分钟）

　B.主席报告（10分钟）日期

地点

下午2：00～3：30

　

目的：每两周一次的例会

I.召集全体成员，介绍所有新成员

II.总结上次会议内容（5分钟）

III.议程的附加内容（2分钟）

IV.委员会报告

　A.学生费用委员会（5分钟）

　B.学生活动委员会（5分钟）

　C.学生联合委员会（5分钟）

V.官员报告

　A.财务主管报告（5分钟）

　B.主席报告（10分钟）