● ■ 当需要书面记录时；● ■ 当各地团队的正常工作时间无法统一时；● ■ 当你无法与某人互动联系，但对方需要一些细节内容时；● ■ 当存在语言障碍时，在多语种团队中，书面语通常比口头语更容易理解，尤其是在团队成员口音较重或语言欠流畅的情况下。

相反，使用语音邮件或答录机传递消息的方式适用于以下情况：

● ■ 当声音对信息的理解很关键时；● ■ 对方的位置正在移动时，在这种情况下，语音邮件和文本比电子邮件更方便读取；● ■ 当你的信息很紧急时。

备忘录和非正式记录

如今，纸质便条有时比短信、语音邮件和电子邮件更能吸引人们的注意。手写便条简短且略显亲切，不要低估它的作用，例如“任务2预计明天下午完成，请保证进展顺利，实现平稳过渡，开始任务3”。

如果你选择手写，请尽量保持字迹工整。如果字迹潦草，写得像鬼画符一样，那么手写的便条就没有什么意义，可能会涉及理解有误、书写不畅、重写和修改等问题，一个书写错误有时可能会给企业带来数百万美元的损失。

正式文件● ■ 当需要书面记录时；● ■ 当各地团队的正常工作时间无法统一时；● ■ 当你无法与某人互动联系，但对方需要一些细节内容时；● ■ 当存在语言障碍时，在多语种团队中，书面语通常比口头语更容易理解，尤其是在团队成员口音较重或语言欠流畅的情况下。

相反，使用语音邮件或答录机传递消息的方式适用于以下情况：

● ■ 当声音对信息的理解很关键时；● ■ 对方的位置正在移动时，在这种情况下，语音邮件和文本比电子邮件更方便读取；● ■ 当你的信息很紧急时。

备忘录和非正式记录

如今，纸质便条有时比短信、语音邮件和电子邮件更能吸引人们的注意。手写便条简短且略显亲切，不要低估它的作用，例如“任务2预计明天下午完成，请保证进展顺利，实现平稳过渡，开始任务3”。

如果你选择手写，请尽量保持字迹工整。如果字迹潦草，写得像鬼画符一样，那么手写的便条就没有什么意义，可能会涉及理解有误、书写不畅、重写和修改等问题，一个书写错误有时可能会给企业带来数百万美元的损失。

正式文件如果一封信件需要你先打字后打印，最后再发送，不管你是亲手递送还是使用传真（有些地方仍然使用传真）、邮寄或快递的方式，你都需要校对好文档。当文件作为一种可交付成果时，尤其需要校对。文件可能会几经转手，最终呈送给项目干系人。任何未经改正的错别字或语法错误（即使是很小的、对整个文档的理解不是很重要的错误）都会给你减分。

与面对面的会谈一样，保持文档主题集中——短胜于长，精胜于繁。在提交给项目干系人的任何文档中，提供你的所有联系信息，包括姓名、地址、电话、邮箱、手机号以及任何其他电子联系账号。

电话会议

电话会议可能发生在你、项目人员和报告对象之间，也可能是你单独向其他人汇报。电话会议通常与在线演示材料同时进行。例如，听取你报告的委员会可以按照展示材料的顺序同步跟随幻灯片的放映。要实现这种同步，可以提前将演示文稿上传到主机位置，并简单地用1、2、3等数字给每张幻灯片编号。

报告对象很有可能是在某种商用扬声电话上听你汇报。因此，你的语言要尽可能清晰和简洁；放慢语速，确保文字和句子的结尾清晰。有时候会有一些词听不清楚，尽管制造商声称一些字在扬声电话上听起来像是被修剪过的。哪怕是那些（为参加电话会议的高层管理人员设计的）精密扬声电话也有可能存在缺陷。虽然随着扬声电话的不断更新，信道噪声会逐渐减弱，但噪声还是不可能被完全消除。如果一封信件需要你先打字后打印，最后再发送，不管你是亲手递送还是使用传真（有些地方仍然使用传真）、邮寄或快递的方式，你都需要校对好文档。当文件作为一种可交付成果时，尤其需要校对。文件可能会几经转手，最终呈送给项目干系人。任何未经改正的错别字或语法错误（即使是很小的、对整个文档的理解不是很重要的错误）都会给你减分。

与面对面的会谈一样，保持文档主题集中——短胜于长，精胜于繁。在提交给项目干系人的任何文档中，提供你的所有联系信息，包括姓名、地址、电话、邮箱、手机号以及任何其他电子联系账号。

电话会议

电话会议可能发生在你、项目人员和报告对象之间，也可能是你单独向其他人汇报。电话会议通常与在线演示材料同时进行。例如，听取你报告的委员会可以按照展示材料的顺序同步跟随幻灯片的放映。要实现这种同步，可以提前将演示文稿上传到主机位置，并简单地用1、2、3等数字给每张幻灯片编号。

报告对象很有可能是在某种商用扬声电话上听你汇报。因此，你的语言要尽可能清晰和简洁；放慢语速，确保文字和句子的结尾清晰。有时候会有一些词听不清楚，尽管制造商声称一些字在扬声电话上听起来像是被修剪过的。哪怕是那些（为参加电话会议的高层管理人员设计的）精密扬声电话也有可能存在缺陷。虽然随着扬声电话的不断更新，信道噪声会逐渐减弱，但噪声还是不可能被完全消除。如你所知，各种各样的互联网供应商（如GoToMeetig、Zoom Video Webiar或Webex）都可以协助进行实时交流。无论采用哪种方式，请不要使用手机的扬声器功能；否则，你听起来好像在罐头盒里或者在井底说话。拿起电话，对着接收器讲话，或者使用办公用品商店提供的耳机。将你的笔记按顺序列出来，让展示更合乎逻辑且通俗易懂。

准备好面对各种身临其境般的观察、盘问和批评。虽然与面对面交谈相比，电话会议参与者不太能畅所欲言，但这种可能性仍然存在。

基于网络的展示

根据情况的动态变化，你可以通过网络页面来满足报告的正式要求，当然也可以使用各种PM软件程序中内置的通信和数据共享功能。这里需要关注的是有效性。不要在展示中使用过多的色彩和视听效果，它们会分散你的注意力，而非增强演示效果。

办公桌上的大电脑屏幕的美妙之处在于，你这一端传送的图表和幻灯片在对方看来具有同样精彩的效果。

“金贵”的信息

当涉及传播消息、数据和信息时，你的做法是否会出格？在《21世纪的项目管理》一书中，作者班尼特·林茨（Beett Lietz）和凯瑟琳·瑞（Kathry Rea）指出，信息是非常金贵的——信息要适度。如你所知，各种各样的互联网供应商（如GoToMeetig、Zoom Video Webiar或Webex）都可以协助进行实时交流。无论采用哪种方式，请不要使用手机的扬声器功能；否则，你听起来好像在罐头盒里或者在井底说话。拿起电话，对着接收器讲话，或者使用办公用品商店提供的耳机。将你的笔记按顺序列出来，让展示更合乎逻辑且通俗易懂。

准备好面对各种身临其境般的观察、盘问和批评。虽然与面对面交谈相比，电话会议参与者不太能畅所欲言，但这种可能性仍然存在。

基于网络的展示

根据情况的动态变化，你可以通过网络页面来满足报告的正式要求，当然也可以使用各种PM软件程序中内置的通信和数据共享功能。这里需要关注的是有效性。不要在展示中使用过多的色彩和视听效果，它们会分散你的注意力，而非增强演示效果。

办公桌上的大电脑屏幕的美妙之处在于，你这一端传送的图表和幻灯片在对方看来具有同样精彩的效果。

“金贵”的信息

当涉及传播消息、数据和信息时，你的做法是否会出格？在《21世纪的项目管理》一书中，作者班尼特·林茨（Beett Lietz）和凯瑟琳·瑞（Kathry Rea）指出，信息是非常金贵的——信息要适度。一些项目经理存在过度沟通的情况，他们在冗词赘语上浪费太多的时间，却几乎没留出时间解决手头的问题。在准备报告或向任何项目干系人进行展示之前，请考虑以下事项：

● ■ 这些信息产生很大的影响吗？会造成什么后果？有人会误解你所提供的信息吗？你表达得够清楚吗？● ■ 提前考虑谁将收到你的信息：既包括第一次传递信息时在场的人，也包括以后会看到信息的人。● ■ 在可控制的范围内，决定传递信息的最佳媒介和最佳时机。● ■ 坚守既定的界限，如果你的报告页码最多不超过3页，尽量以附件的形式发送报告，且报告内尽量不包含图形。● ■ 寻求反馈。如果你提交了报告，但未及时收到回复，又有什么意义呢？因为你未及时获得反馈，你可能会在前进的路上迷失方向。

他山之石，可以攻玉

强调“我们”，而不是“我”，这样才对你有利。当你准备一份报告并将其提交给他人时，如果有条件，请参考他们的意见和建议；无论是面对面提交，还是通过网络提交，实时性报告也好，延迟性报告也罢。例如，你可以说：“正如约瑟前几天向我们建议的那样，我们选择继续进行×××；这对所有相关人员来说都是好事。”

如果可行，请在报告中说明你的工作进展情况以及你的工作对整个组织的益处；着重强调已经实现的里程碑和交付成果，但不要夸大其词。当你出色地完成工作时，与尽可能多的人分享功劳和荣誉。即一些项目经理存在过度沟通的情况，他们在冗词赘语上浪费太多的时间，却几乎没留出时间解决手头的问题。在准备报告或向任何项目干系人进行展示之前，请考虑以下事项：

● ■ 这些信息产生很大的影响吗？会造成什么后果？有人会误解你所提供的信息吗？你表达得够清楚吗？● ■ 提前考虑谁将收到你的信息：既包括第一次传递信息时在场的人，也包括以后会看到信息的人。● ■ 在可控制的范围内，决定传递信息的最佳媒介和最佳时机。● ■ 坚守既定的界限，如果你的报告页码最多不超过3页，尽量以附件的形式发送报告，且报告内尽量不包含图形。● ■ 寻求反馈。如果你提交了报告，但未及时收到回复，又有什么意义呢？因为你未及时获得反馈，你可能会在前进的路上迷失方向。

他山之石，可以攻玉

强调“我们”，而不是“我”，这样才对你有利。当你准备一份报告并将其提交给他人时，如果有条件，请参考他们的意见和建议；无论是面对面提交，还是通过网络提交，实时性报告也好，延迟性报告也罢。例如，你可以说：“正如约瑟前几天向我们建议的那样，我们选择继续进行×××；这对所有相关人员来说都是好事。”

如果可行，请在报告中说明你的工作进展情况以及你的工作对整个组织的益处；着重强调已经实现的里程碑和交付成果，但不要夸大其词。当你出色地完成工作时，与尽可能多的人分享功劳和荣誉。即使你做了最重要的工作，也要将成果归功于团队。不管怎样，高层管理人员往往知道事情的真相。这样做的目的是让你看起来是一个有团队精神的人，也是一个值得被提拔的人。

相反，如果事情进展不太顺利，请虚心接受他人批评，不要怪罪他人。这样会为你树立敢作敢当的形象，人们往往会默默对此表示赞赏。

■　　■　　■

在谈到自己的表现时，要开诚布公。如果自己确实做得很不错，也可以进行一定程度的“自我表扬”。没人喜欢“吹牛大王”，也没人喜欢信口开河的报告。因为没有人喜欢被欺骗。保持光明磊落的作风，做一名正直的项目经理。使你做了最重要的工作，也要将成果归功于团队。不管怎样，高层管理人员往往知道事情的真相。这样做的目的是让你看起来是一个有团队精神的人，也是一个值得被提拔的人。

相反，如果事情进展不太顺利，请虚心接受他人批评，不要怪罪他人。这样会为你树立敢作敢当的形象，人们往往会默默对此表示赞赏。

■　　■　　■

在谈到自己的表现时，要开诚布公。如果自己确实做得很不错，也可以进行一定程度的“自我表扬”。没人喜欢“吹牛大王”，也没人喜欢信口开河的报告。因为没有人喜欢被欺骗。保持光明磊落的作风，做一名正直的项目经理。