建立自己的看板系统只需要简单的四个步骤：

第一步：将所有需要完成的任务单独写在一张便利贴上。重要的是，要对每项任务的完成用时和最后期限预估一个时间范围。下面是一个例子：建立自己的看板系统只需要简单的四个步骤：

第一步：将所有需要完成的任务单独写在一张便利贴上。重要的是，要对每项任务的完成用时和最后期限预估一个时间范围。下面是一个例子：记录每一个任务是至关重要的，绝对没有例外。原因有二：第一，写下每个任务意味着大脑不需要再记住它们，从而大脑能够释放出记忆的空间，任务也能一目了然；第二，有效的优先排序要求所有信息在分类时都是可获得的。

方便贴士：把大任务分割成更小的、更易于管理的任务，然后放在单独的便利贴上会更有效。这是因为小任务所需要的时间更容易被估计。

第二步：使用下面的四栏表格，将所有便利贴整齐得排列在“待处理”一栏中。在这个阶段，你所做的所有事情似乎只是建立了丰富多彩的待办事项清单；不过，它与常见的待办事项清单有着显著的差异。之后你的工作是要从“待处理”栏中选取每天打算执行的各个单记录每一个任务是至关重要的，绝对没有例外。原因有二：第一，写下每个任务意味着大脑不需要再记住它们，从而大脑能够释放出记忆的空间，任务也能一目了然；第二，有效的优先排序要求所有信息在分类时都是可获得的。

方便贴士：把大任务分割成更小的、更易于管理的任务，然后放在单独的便利贴上会更有效。这是因为小任务所需要的时间更容易被估计。

第二步：使用下面的四栏表格，将所有便利贴整齐得排列在“待处理”一栏中。在这个阶段，你所做的所有事情似乎只是建立了丰富多彩的待办事项清单；不过，它与常见的待办事项清单有着显著的差异。之后你的工作是要从“待处理”栏中选取每天打算执行的各个单项新任务。将来再出现的每一个新任务都要添加到“待处理”栏中。

看板处理的优势在于，如果你能按流程正确地使用它，就不可能被淹没在高强度的工作中。每一天，你都要从“待处理”栏中选取任务转移到“进行中”一栏，并告诉自己这些是要在当天完成的任务。在选取任务的时候，你会考虑到具有最高优先级的任务（即那些既重要又紧迫的任务），以及最重要的是，那些可以在这一天可用的时间内完成的任务。如果在某一天，你因为参与会议或其他事务只剩下四个小时的时间来完成任务，那么某个能用四个小时完成的任务就可以被放置到“进行中”一栏。这避免了本章前面提到的多任务处理的问题，即发现自己的思绪总是从一个未完成的任务跳到另一个任务，最终却完不成任何一项任务。

看板处理要求自律，你需要根据展示在“进行中”一栏的任务列表，优先安排当天的工作重点，而不会被“待处理”栏中的其他任务或突然冒出来的任何新任务分散注意力。这个原则可以防止多任务处理延宕任务完成时间的风险。

当团队工作使用了看板后，该团队就会自然形成一种有价值的交流环境，人们会围绕工作的优先顺序和时间分配进行更多深入交流。团队成员和团队负责人每天必须就哪些任务应该移动到“进行中”一栏和哪些任务应停留在“待处理”一栏达成一致的意见。这些讨论包括：

●任务分配：团队中是否有成员比其他成员承担了更多的工作责项新任务。将来再出现的每一个新任务都要添加到“待处理”栏中。

看板处理的优势在于，如果你能按流程正确地使用它，就不可能被淹没在高强度的工作中。每一天，你都要从“待处理”栏中选取任务转移到“进行中”一栏，并告诉自己这些是要在当天完成的任务。在选取任务的时候，你会考虑到具有最高优先级的任务（即那些既重要又紧迫的任务），以及最重要的是，那些可以在这一天可用的时间内完成的任务。如果在某一天，你因为参与会议或其他事务只剩下四个小时的时间来完成任务，那么某个能用四个小时完成的任务就可以被放置到“进行中”一栏。这避免了本章前面提到的多任务处理的问题，即发现自己的思绪总是从一个未完成的任务跳到另一个任务，最终却完不成任何一项任务。

看板处理要求自律，你需要根据展示在“进行中”一栏的任务列表，优先安排当天的工作重点，而不会被“待处理”栏中的其他任务或突然冒出来的任何新任务分散注意力。这个原则可以防止多任务处理延宕任务完成时间的风险。

当团队工作使用了看板后，该团队就会自然形成一种有价值的交流环境，人们会围绕工作的优先顺序和时间分配进行更多深入交流。团队成员和团队负责人每天必须就哪些任务应该移动到“进行中”一栏和哪些任务应停留在“待处理”一栏达成一致的意见。这些讨论包括：

●任务分配：团队中是否有成员比其他成员承担了更多的工作责任？如果存在工作负担的不平衡，其后果和原因是什么？有团队成员需要交换任务来转变不平衡的状态吗？

●任务的优先顺序：将新任务移动到“进行中”一栏时，团队采取的优先顺序是怎样的？已经做出的优先顺序安排会产生什么样的结果？

●正在进行的工作：哪些任务花费的时间比预计更多／更少？这种差异背后的原因是什么？我们能从中学到什么？任何延宕而产生的连锁反应会是什么？

第三步：任何因团队正在等待来自其他地方的消息、反馈或资源而被搁置的任务都将会被放入“搁置中”一栏。这样既可以避免怠惰，又可以防止“进行中”一栏中任务过多造成阻塞。它还可以避免忘记任务的风险。下图就展现了这样的一个例子。由于马克还没有接到CC确认会议日期和时间的电话，所以此任务处于“搁置中”一栏中。任？如果存在工作负担的不平衡，其后果和原因是什么？有团队成员需要交换任务来转变不平衡的状态吗？

●任务的优先顺序：将新任务移动到“进行中”一栏时，团队采取的优先顺序是怎样的？已经做出的优先顺序安排会产生什么样的结果？

●正在进行的工作：哪些任务花费的时间比预计更多／更少？这种差异背后的原因是什么？我们能从中学到什么？任何延宕而产生的连锁反应会是什么？

第三步：任何因团队正在等待来自其他地方的消息、反馈或资源而被搁置的任务都将会被放入“搁置中”一栏。这样既可以避免怠惰，又可以防止“进行中”一栏中任务过多造成阻塞。它还可以避免忘记任务的风险。下图就展现了这样的一个例子。由于马克还没有接到CC确认会议日期和时间的电话，所以此任务处于“搁置中”一栏中。第四步：完成栏。清理工作桌板有一种不可名状的满足感。这种满足感在使用传统的待办事项列表时很少发生。但有了看板，终于完成任务的满足感成为每天的常态，因为每个人或团队的焦点都集中在了清理进行栏内的任务上。在电光火石间，工作就变得易于推进了。毕竟你现在已经可以根据任何一天的可用时间，将任务从“待处理”状态转变为“进行中”。由于工作量已经与团队或个人的能力相匹配，超负荷运转会变得十分罕见。此外，便利贴一目了然的可见性体现出了工作的流动特性，从“待处理”栏移动到“进行中”栏或“搁置中”栏直到“已完成”栏的体验能给人一种满足的进步感。

随着工作的完成，看板处理流程提供了更多反思和讨论的机会。例如：

●任务的进度落后于计划表的原因是什么？

●提前完成任务的原因是什么？

●在完成这些任务的过程中我们学到了什么？

●我们下次能不能以不同的方式更加有效地处理类似的任务？

●从结果来看，“待处理”栏中是否有任务需要被重新进行优先排列？

对于那些几乎很少待在一个地方工作的员工来说，他们无法使用实体看板，但也有大量的在线应用程序可供使用，在线虚拟看板能提供相同的功能。许多这样的应用程序都一样能使团队成员共享工作计划。

通过对话建立明确共识

开诚布公的对话在建立更明确的共识上有着举足轻重的地位。正第四步：完成栏。清理工作桌板有一种不可名状的满足感。这种满足感在使用传统的待办事项列表时很少发生。但有了看板，终于完成任务的满足感成为每天的常态，因为每个人或团队的焦点都集中在了清理进行栏内的任务上。在电光火石间，工作就变得易于推进了。毕竟你现在已经可以根据任何一天的可用时间，将任务从“待处理”状态转变为“进行中”。由于工作量已经与团队或个人的能力相匹配，超负荷运转会变得十分罕见。此外，便利贴一目了然的可见性体现出了工作的流动特性，从“待处理”栏移动到“进行中”栏或“搁置中”栏直到“已完成”栏的体验能给人一种满足的进步感。

随着工作的完成，看板处理流程提供了更多反思和讨论的机会。例如：

●任务的进度落后于计划表的原因是什么？

●提前完成任务的原因是什么？

●在完成这些任务的过程中我们学到了什么？

●我们下次能不能以不同的方式更加有效地处理类似的任务？

●从结果来看，“待处理”栏中是否有任务需要被重新进行优先排列？

对于那些几乎很少待在一个地方工作的员工来说，他们无法使用实体看板，但也有大量的在线应用程序可供使用，在线虚拟看板能提供相同的功能。许多这样的应用程序都一样能使团队成员共享工作计划。

通过对话建立明确共识

开诚布公的对话在建立更明确的共识上有着举足轻重的地位。正