5.3.4　采购业务关键环节内控分析环节1：需求与计划

采购计划的核心管理目标是采购活动能够满足业务需要。因此，企业制订采购计划时应充分考虑自身的业务需求，即回答自身在业务上“需要买什么，什么时候买，买多少，是否有钱买”。实现这一点，企业通常需要评估自身的业务实际需求、实时更新的库存水平及可能存在的特殊状态（非限制使用物资、质量检验物资、冻结物资等）以及资金情况。

以常见的生产性物资采购为例，为了保证采购计划的质量，企业需要完成的基础工作包括：

●建立采购需求的归集及分解机制。

●建立采购需求及计划审批机制，对采购需求进行系统、专业评审（技术指标）。

●确认生产计划（工单）及物料清单（bill of material，BOM）。

●建立采购物料编码体系。

●核实库存。

●制订消耗定额方案。

●预计使用周期。5.3.4　采购业务关键环节内控分析环节1：需求与计划

采购计划的核心管理目标是采购活动能够满足业务需要。因此，企业制订采购计划时应充分考虑自身的业务需求，即回答自身在业务上“需要买什么，什么时候买，买多少，是否有钱买”。实现这一点，企业通常需要评估自身的业务实际需求、实时更新的库存水平及可能存在的特殊状态（非限制使用物资、质量检验物资、冻结物资等）以及资金情况。

以常见的生产性物资采购为例，为了保证采购计划的质量，企业需要完成的基础工作包括：

●建立采购需求的归集及分解机制。

●建立采购需求及计划审批机制，对采购需求进行系统、专业评审（技术指标）。

●确认生产计划（工单）及物料清单（bill of material，BOM）。

●建立采购物料编码体系。

●核实库存。

●制订消耗定额方案。

●预计使用周期。●设定最高库存及安全库存水平标准。

●确定基准价格参数。

●设定供应商主数据信息。

环节2：采购方式选择

企业应结合采购事项的特点，选择恰当的采购方式。对于采购方式，可以从以下几个方面进行分析。

●企业的采购方式，如分散采购、集中采购等。

●供应商选择及确定采购条件的方式，如比价、竞争性谈判、招标等。

●是否进行采购外包等，如由第三方代为实施采购招标。

●采购量的多寡，如批量采购、零星采购。

●采购计划与预算的关系，如计划与预算内采购、计划与预算外采购。

●采购时效性要求，如是否为紧急采购。

其中，供应商选择方式的分析与比较如表5-15所示。

表5-15　供应商选择方式的分析与比较●设定最高库存及安全库存水平标准。

●确定基准价格参数。

●设定供应商主数据信息。

环节2：采购方式选择

企业应结合采购事项的特点，选择恰当的采购方式。对于采购方式，可以从以下几个方面进行分析。

●企业的采购方式，如分散采购、集中采购等。

●供应商选择及确定采购条件的方式，如比价、竞争性谈判、招标等。

●是否进行采购外包等，如由第三方代为实施采购招标。

●采购量的多寡，如批量采购、零星采购。

●采购计划与预算的关系，如计划与预算内采购、计划与预算外采购。

●采购时效性要求，如是否为紧急采购。

其中，供应商选择方式的分析与比较如表5-15所示。

表5-15　供应商选择方式的分析与比较采购方式的选择可结合“对日常运营与管理的重要性和复杂性vs.跨部门集中采购的价值”（见图5-4）以及“对企业生产重要程度vs.对采购成本影响程度”（见图5-5）两个双维度分析框架进行考例如，某企业为了体现自身采购的规范性，对必须招标采购的事项设置极低虑。的标准（如一次性采购3台打印机需委托第三方平台执行招标流程），即使对不招标的采购事项，也硬性要求至少三方比价，执行部门怨声载道，严重影响执行效率。采购方式的选择可结合“对日常运营与管理的重要性和复杂性vs.跨部门集中采购的价值”（见图5-4）以及“对企业生产重要程度vs.对采购成本影响程度”（见图5-5）两个双维度分析框架进行考例如，某企业为了体现自身采购的规范性，对必须招标采购的事项设置极低虑。的标准（如一次性采购3台打印机需委托第三方平台执行招标流程），即使对不招标的采购事项，也硬性要求至少三方比价，执行部门怨声载道，严重影响执行效率。图5-4　采购方式分析框架1

图5-5　采购方式分析框架2

环节3：采购谈判与合同管理

采购谈判是指企业为采购商品，与供应商就购销业务有关事项，如采购物品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格与付款方式、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行磋商，谋求达成协议的过程。采购谈判的基本目标如下。

（1）降低成本，获取优惠的价格及支付条件。

（2）降低采购风险，深入了解采购物资的供应、质量以及技术等关键方面信息，判断与采购需求的整体匹配性。

（3）妥善处理分歧，维护双方利益及正常关系，为后续的合同实施奠定基础。图5-4　采购方式分析框架1

图5-5　采购方式分析框架2

环节3：采购谈判与合同管理

采购谈判是指企业为采购商品，与供应商就购销业务有关事项，如采购物品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格与付款方式、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行磋商，谋求达成协议的过程。采购谈判的基本目标如下。

（1）降低成本，获取优惠的价格及支付条件。

（2）降低采购风险，深入了解采购物资的供应、质量以及技术等关键方面信息，判断与采购需求的整体匹配性。

（3）妥善处理分歧，维护双方利益及正常关系，为后续的合同实施奠定基础。采购谈判是一个双方博弈的环节，可能面临的主要风险有：谈判准备不足（如未能有效确认内部需求，限价信息缺失等）；谈判人员专业性不足；谈判人员配置单一的情况下出现与供应商共谋等。

企业在谈判前应收集谈判对手的资料，熟悉谈判对手情况，并研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、竞品价格等信息，制定谈判策略；对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的采购事项，可组织法律、技术、财会等多方专业人员参与谈判，并做好全程谈判记录。

关于合同管理的关键点可参看第5.2.4节“销售业务关键环节内控分析”中环节4“谈判与销售合同管理”相关内容。

环节4：供应商管理

供应商管理是一项对企业资源获取与管理的系统化工作，有效的供应商管理可以促进企业与供应商形成协同合作关系，实现企业降本增效的目标。一套完整的企业供应商管理体系应包括供应商的识别、选择、评价等重点事项。

（1）供应商识别与选择。

●明确供应商应具备的条件，建立供应商准入机制。

●获取潜在供应商信息。

●潜在供应商调查与评审：通过实施供应商审计程序，对供应商内部质量水平、管理能力进行评价，以综合了解供应商在质量、成本、采购谈判是一个双方博弈的环节，可能面临的主要风险有：谈判准备不足（如未能有效确认内部需求，限价信息缺失等）；谈判人员专业性不足；谈判人员配置单一的情况下出现与供应商共谋等。

企业在谈判前应收集谈判对手的资料，熟悉谈判对手情况，并研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、竞品价格等信息，制定谈判策略；对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的采购事项，可组织法律、技术、财会等多方专业人员参与谈判，并做好全程谈判记录。

关于合同管理的关键点可参看第5.2.4节“销售业务关键环节内控分析”中环节4“谈判与销售合同管理”相关内容。

环节4：供应商管理

供应商管理是一项对企业资源获取与管理的系统化工作，有效的供应商管理可以促进企业与供应商形成协同合作关系，实现企业降本增效的目标。一套完整的企业供应商管理体系应包括供应商的识别、选择、评价等重点事项。

（1）供应商识别与选择。

●明确供应商应具备的条件，建立供应商准入机制。

●获取潜在供应商信息。

●潜在供应商调查与评审：通过实施供应商审计程序，对供应商内部质量水平、管理能力进行评价，以综合了解供应商在质量、成本、