行而在具备强制度文化基础的企业貌似难以操......《企业内部控制从懂到用》摘录

管理类 日期 2023-12-06
行。而在具备强制度文化基础的企业,貌似难以操作的控制措施也可以落地执行。

(2)能否取得必要的资源支持。

内控所需的资源支持既包括现有资源,也包括未来可取得的资源。资源不仅体现在数量上,也体现在质量上。典型的资源包括人力资源、信息系统资源、财务资源、资产资源、时间资源等。例如,某企业一方面为了提高采购规范性,将招标标准门槛定得很低;另一方面,由于其小批量、定制化产品的业务特征,从形成具体采购需求到完成产品交付之间的时间窗口往往十分狭窄(通常只有几周的时间),导致其在很多情况下没有足够的时间来履行完毕制度所要求的招投标程序,使得各相关部门无所适从。

(3)是否充分考虑异常情况。

很多时候,内控没有考虑异常情况,而当异常情况实际发生时,相关人员因无依据而无法操作。因此,企业内控应对异常事项留有冗余,即确保针对各可能出现的例外事项,制度也应尽可能提供处理方法。例如在采购制度中应该明确,当出现供应商突然断货等异常情况时采购部门应该采取的措施。

(4)内控文件实操要素是否完备,工作要求是否易于理解。提高可操作性的措施示例包括:

●重要要求应形成书面文件。

●表单健全;体系经测试能够运转,各实操要素(如表单、台账行。而在具备强制度文化基础的企业,貌似难以操作的控制措施也可以落地执行。

(2)能否取得必要的资源支持。

内控所需的资源支持既包括现有资源,也包括未来可取得的资源。资源不仅体现在数量上,也体现在质量上。典型的资源包括人力资源、信息系统资源、财务资源、资产资源、时间资源等。例如,某企业一方面为了提高采购规范性,将招标标准门槛定得很低;另一方面,由于其小批量、定制化产品的业务特征,从形成具体采购需求到完成产品交付之间的时间窗口往往十分狭窄(通常只有几周的时间),导致其在很多情况下没有足够的时间来履行完毕制度所要求的招投标程序,使得各相关部门无所适从。

(3)是否充分考虑异常情况。

很多时候,内控没有考虑异常情况,而当异常情况实际发生时,相关人员因无依据而无法操作。因此,企业内控应对异常事项留有冗余,即确保针对各可能出现的例外事项,制度也应尽可能提供处理方法。例如在采购制度中应该明确,当出现供应商突然断货等异常情况时采购部门应该采取的措施。

(4)内控文件实操要素是否完备,工作要求是否易于理解。提高可操作性的措施示例包括:

●重要要求应形成书面文件。

●表单健全;体系经测试能够运转,各实操要素(如表单、台账等)齐备。

●易于理解,如采用流程图等可视化手段,提供更多的示例。

●标准明确,提高量化水平。

(5)制度流程试运行、过渡期管理是否完备。

内控制度流程在正式执行之前,各类成果应经过缜密的实操推演,并设置试运行、过渡期管理程序。等)齐备。

●易于理解,如采用流程图等可视化手段,提供更多的示例。

●标准明确,提高量化水平。

(5)制度流程试运行、过渡期管理是否完备。

内控制度流程在正式执行之前,各类成果应经过缜密的实操推演,并设置试运行、过渡期管理程序。6.5.3 建立内控“长效机制”案例:某航空公司票价两次标错

2018年11月18日《扬子晚报》的一篇文章《系统异常,票价低至30元(某航空公司):售出“白菜价机票”有效》写道:部分网友的截图显示,重庆到北京经济舱机票价格仅为30元,而头等舱也仅110元。杭州到广州的公务舱价格仅90元。上海到北京的头等舱票价也不到200元。该航空公司官网发布了声明,称2018年11月17日零点时分进行价格维护时出现参数异常,导致部分网络销售平台出现异常票价的销售出票情况。公司和有关技术单位已于凌晨完成修复。紧接着,该航空公司在官方微博中发布声明称,11月17日凌晨该航空公司在系统维护时售岀的所有机票(支付成功并已出票)全部有效,旅客可正常使用。

8年前的2010年1月25日《海峡都市报》的一篇文章《(某航空公司)头等舱只要20元?》则称:由于该航空公司南昌分公司工作人员操作失误,造成南昌起飞至上海、广州、深圳、厦门、北京、昆明等国内多个航线的机票出现0.2折的“跳楼价”。其中南昌至北京全价1950元的头等舱机票只要60元。该航空公司承诺,旅客已购机票均有效,买到20元机票的旅客可正常登机。

从企业自身的角度,相同的问题反复出现,必须认真反省企业是否存在缺乏内控长效机制的问题。

管理者经常讲的一句话是:出现问题不可怕,能够找到解决方案6.5.3 建立内控“长效机制”案例:某航空公司票价两次标错

2018年11月18日《扬子晚报》的一篇文章《系统异常,票价低至30元(某航空公司):售出“白菜价机票”有效》写道:部分网友的截图显示,重庆到北京经济舱机票价格仅为30元,而头等舱也仅110元。杭州到广州的公务舱价格仅90元。上海到北京的头等舱票价也不到200元。该航空公司官网发布了声明,称2018年11月17日零点时分进行价格维护时出现参数异常,导致部分网络销售平台出现异常票价的销售出票情况。公司和有关技术单位已于凌晨完成修复。紧接着,该航空公司在官方微博中发布声明称,11月17日凌晨该航空公司在系统维护时售岀的所有机票(支付成功并已出票)全部有效,旅客可正常使用。

8年前的2010年1月25日《海峡都市报》的一篇文章《(某航空公司)头等舱只要20元?》则称:由于该航空公司南昌分公司工作人员操作失误,造成南昌起飞至上海、广州、深圳、厦门、北京、昆明等国内多个航线的机票出现0.2折的“跳楼价”。其中南昌至北京全价1950元的头等舱机票只要60元。该航空公司承诺,旅客已购机票均有效,买到20元机票的旅客可正常登机。

从企业自身的角度,相同的问题反复出现,必须认真反省企业是否存在缺乏内控长效机制的问题。

管理者经常讲的一句话是:出现问题不可怕,能够找到解决方案就好。这句话其实不够严谨,更加严谨的表述应该是:出现问题不可怕,能够找到持续有效的解决方案才行。企业作为一个持续运行的有机体,如果解决问题的机制存在短期化的特征,则只能是治标不治本——如某航空公司标错价一样,一段时期内解决了,但后面迟早还是会出问题。道理不难理解,但建立所谓的长效机制绝非一日之功,需要从内控的“常态化”和“动态化”两方面入手。

1.常态化

(1)建章立制。

如果管理层的重视仅仅停留在口头上或者采取一些零散的措施(如下发一个通知)上,那么,由于此类手段往往无关问题根本症结,因此收效甚微。为了实现标本兼治,必须从优化组织架构、规范流程入手。以价格管理为例,建立定价相关决策机构(如价格管理委员会)并设置配套制度流程,实现从定价评估到最终对外定价的闭环管理,是降低风险的基本保障。跨过这道坎,企业需要建立系统性、规范性的管理机制。

(2)宣传贯彻并落实。

在建章立制的基础上,企业全员充分掌握各项管理要求,是实现措施真正落地的前提条件。2010年某航空公司报价错误案中,公司即将问题归结为“由于分公司工作人员操作失误”,这个阶段的重要性可见一斑。跨过这道坎,企业需要实现从纸上的条款向企业全员日常操作的转化。就好。这句话其实不够严谨,更加严谨的表述应该是:出现问题不可怕,能够找到持续有效的解决方案才行。企业作为一个持续运行的有机体,如果解决问题的机制存在短期化的特征,则只能是治标不治本——如某航空公司标错价一样,一段时期内解决了,但后面迟早还是会出问题。道理不难理解,但建立所谓的长效机制绝非一日之功,需要从内控的“常态化”和“动态化”两方面入手。

1.常态化

(1)建章立制。

如果管理层的重视仅仅停留在口头上或者采取一些零散的措施(如下发一个通知)上,那么,由于此类手段往往无关问题根本症结,因此收效甚微。为了实现标本兼治,必须从优化组织架构、规范流程入手。以价格管理为例,建立定价相关决策机构(如价格管理委员会)并设置配套制度流程,实现从定价评估到最终对外定价的闭环管理,是降低风险的基本保障。跨过这道坎,企业需要建立系统性、规范性的管理机制。

(2)宣传贯彻并落实。

在建章立制的基础上,企业全员充分掌握各项管理要求,是实现措施真正落地的前提条件。2010年某航空公司报价错误案中,公司即将问题归结为“由于分公司工作人员操作失误”,这个阶段的重要性可见一斑。跨过这道坎,企业需要实现从纸上的条款向企业全员日常操作的转化。(3)充分重视。

一方面,企业以鸵鸟的态度看待问题,问题本身即被忽视,问题解决自然成了无本之木。内控措施的形成,往往都是“由上至下”的,管理层能够正视问题,是问题能够得到解决的基本前提。另一方面,很多企业若目光短浅,不能以发展的眼光看问题,不愿投入充分的精力从根本上解决问题,那么问题必然会重复发生,也难以夯实高层基调,提升企业整体内控环境。

(4)持续监督。

在人员充分掌握各项制度要求的基础上,企业必须针对关键事项建立配套的监督机制。例如针对价格管理,企业内部审计职能应持续实施严格审计,针对审计发现实施整改与追责,进而最大限度地保障价格管理机制的有效运行。

2.动态化

企业发展到一定阶段,在风险因素、业务特点等条件不变的前提下,可以认为已建立了长效机制。但这种长效机制体现出静态的特征,即当一些条件(如业务类型、外部监管条件等)发生变化时,原本有效的控制措施可能变得无效,风险会再次暴露。例如2018年某航空公司报价错误案例中,该航空公司披露的问题是“进行价格维护时出现参数异常,导致部分网络销售平台出现异常票价的销售出票情况”而非2010年的“工作人员操作失误”,两次问题可能是由不同原因所致。(3)充分重视。

一方面,企业以鸵鸟的态度看待问题,问题本身即被忽视,问题解决自然成了无本之木。内控措施的形成,往往都是“由上至下”的,管理层能够正视问题,是问题能够得到解决的基本前提。另一方面,很多企业若目光短浅,不能以发展的眼光看问题,不愿投入充分的精力从根本上解决问题,那么问题必然会重复发生,也难以夯实高层基调,提升企业整体内控环境。

(4)持续监督。

在人员充分掌握各项制度要求的基础上,企业必须针对关键事项建立配套的监督机制。例如针对价格管理,企业内部审计职能应持续实施严格审计,针对审计发现实施整改与追责,进而最大限度地保障价格管理机制的有效运行。

2.动态化

企业发展到一定阶段,在风险因素、业务特点等条件不变的前提下,可以认为已建立了长效机制。但这种长效机制体现出静态的特征,即当一些条件(如业务类型、外部监管条件等)发生变化时,原本有效的控制措施可能变得无效,风险会再次暴露。例如2018年某航空公司报价错误案例中,该航空公司披露的问题是“进行价格维护时出现参数异常,导致部分网络销售平台出现异常票价的销售出票情况”而非2010年的“工作人员操作失误”,两次问题可能是由不同原因所致。

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