续续不相容职责分离不相容职责分离是指企业......《企业内部控制从懂到用》摘录

管理类 日期 2023-07-28
(续)(续)4.7.2 不相容职责分离不相容职责分离是指企业中的特定职责需要由不同的业务单元来完成。不相容职责分离,可以理解为“自己无法牵制自己,只有相互牵制才可能有效”观点的逻辑推演。在实务中,由于企业违反“不相容职责分离”原则(如由出纳人员负责与银行对账),已导致了大量的风险事件甚至重大舞弊。请注意,根据具体情况的不同,这里的“不同的业务单元”可能表现为“不同的部门”“不同的岗位”或者“不同的自然人”等情况。作为企业内控中非常重要的基本原则,如前文示例中所体现的,不相容职责分离是实现有效牵制的重要措施。在具体操作中,关于不相容职责分离的核心问题可以归纳为以下几点。

(1)有哪些职责需要进行分离?一般来讲,企业经济业务的授权者和执行者要分离;执行者与记录者、监督者三者要分离;物资财产的保管者、使用者与记录者三者要相互分离。

(2)在什么组织层面进行分离?企业的职责分离可能体现在岗位、部门、管理层、治理层等不同的层面。比如合资企业各方股东在人员委派中,可能体现出在财务关键岗位上的分离,如甲股东委派财务总监,则乙股东可以委派财务经理。又如在一个企业的财务部门内部,则可能体现为“会计核算”和“资金收付”之间的不相容职责分离,并因此单独设置会计岗和出纳岗。

(3)在未对不相容职责进行分离的情况下,如何设置必需的补偿措施?例如在一些小规模企业,由于人力资源有限等难以实施完全4.7.2 不相容职责分离不相容职责分离是指企业中的特定职责需要由不同的业务单元来完成。不相容职责分离,可以理解为“自己无法牵制自己,只有相互牵制才可能有效”观点的逻辑推演。在实务中,由于企业违反“不相容职责分离”原则(如由出纳人员负责与银行对账),已导致了大量的风险事件甚至重大舞弊。请注意,根据具体情况的不同,这里的“不同的业务单元”可能表现为“不同的部门”“不同的岗位”或者“不同的自然人”等情况。作为企业内控中非常重要的基本原则,如前文示例中所体现的,不相容职责分离是实现有效牵制的重要措施。在具体操作中,关于不相容职责分离的核心问题可以归纳为以下几点。

(1)有哪些职责需要进行分离?一般来讲,企业经济业务的授权者和执行者要分离;执行者与记录者、监督者三者要分离;物资财产的保管者、使用者与记录者三者要相互分离。

(2)在什么组织层面进行分离?企业的职责分离可能体现在岗位、部门、管理层、治理层等不同的层面。比如合资企业各方股东在人员委派中,可能体现出在财务关键岗位上的分离,如甲股东委派财务总监,则乙股东可以委派财务经理。又如在一个企业的财务部门内部,则可能体现为“会计核算”和“资金收付”之间的不相容职责分离,并因此单独设置会计岗和出纳岗。

(3)在未对不相容职责进行分离的情况下,如何设置必需的补偿措施?例如在一些小规模企业,由于人力资源有限等难以实施完全严格的不相容职责分离。针对这种情况,企业可考虑采取加强账目核对、物资盘点等事后监督检查手段。

在实务之中,导致违反不相容职责分离的常见情况包括:①在部门或岗位设置时即违背不相容职责分离,如申请、审核权限集中在同一个岗位;②出现了不恰当的工作委托,例如财务负责人出差,为方便单位款项支付将复核U盾暂交给出纳人员管理;③一人兼任不相容的两个职责,例如中海集团韩国釜山公司舞弊案中,犯罪分子身兼财务负责人和内部审计两职。严格的不相容职责分离。针对这种情况,企业可考虑采取加强账目核对、物资盘点等事后监督检查手段。

在实务之中,导致违反不相容职责分离的常见情况包括:①在部门或岗位设置时即违背不相容职责分离,如申请、审核权限集中在同一个岗位;②出现了不恰当的工作委托,例如财务负责人出差,为方便单位款项支付将复核U盾暂交给出纳人员管理;③一人兼任不相容的两个职责,例如中海集团韩国釜山公司舞弊案中,犯罪分子身兼财务负责人和内部审计两职。4.8 资产保护

企业为了持续经营,需要拥有并使用一系列资产。根据能否在企业资产负债表上体现,资产可以划分为狭义和广义两类。狭义企业资产,即资产负债表上能够体现的资产,包括有形资产和无形资产,其中有形资产通常是指企业的固定资产和流动资金,如房屋、设备、经营资金等;无形资产是指企业拥有或控制的没有实物形态的可辨别非货币性资产,如企业所拥有的专利权、商标权等。广义企业资产,则包括企业的资金、资源、产品、设备、装置、厂房、人才、用户信息、经营数据、品牌、最佳管理实践等,其中既包括狭义企业资产,也包括通常不能在企业资产负债表上体现的资产(如客户信息、最佳管理实践、自创品牌等)。由于资产存在被侵占、滥用的风险,因此企业需要针对资产采取一系列控制措施。4.8 资产保护

企业为了持续经营,需要拥有并使用一系列资产。根据能否在企业资产负债表上体现,资产可以划分为狭义和广义两类。狭义企业资产,即资产负债表上能够体现的资产,包括有形资产和无形资产,其中有形资产通常是指企业的固定资产和流动资金,如房屋、设备、经营资金等;无形资产是指企业拥有或控制的没有实物形态的可辨别非货币性资产,如企业所拥有的专利权、商标权等。广义企业资产,则包括企业的资金、资源、产品、设备、装置、厂房、人才、用户信息、经营数据、品牌、最佳管理实践等,其中既包括狭义企业资产,也包括通常不能在企业资产负债表上体现的资产(如客户信息、最佳管理实践、自创品牌等)。由于资产存在被侵占、滥用的风险,因此企业需要针对资产采取一系列控制措施。4.8.1 资产保护的目标资产保护的核心目标主要为确保资产的安全性和完整性,具体包括以下几点。

1.确保资产不被侵占

案例:农行票据失踪案

2016年1月22日,农行发布公告称,该行北京分行票据买入返售业务发生重大风险事件,经核查,涉及风险金额为39.15亿元。2015年5月,王某(票据中介)与姚某某(农行北京分行投资银行与金融市场部下属票据业务科工作人员)共谋挪用票据二次贴现用于购买理财产品等经营活动。后姚某某与其他三位农行北京分行工作人员共谋,利用分别承担的审查审批客户提交的票据及资料、办理票据封包移交及入出库手续等职务便利,共同将已入库保管的银行承兑汇票票据包提前出库交由王某使用。王某将挪用票据二次贴现后的资金部分用于购买理财产品和支付票据回购款,部分用于高风险股票投资交易等活①动。但因投资不当,资金产生巨额亏损。2017年9月18日,北京银②监局做出《行政处罚决定书》,处罚书中认为,农行北京分行存在七大问题:

1)员工管理不当。

2)部门分离缺失,人员岗位混用,前中后台串岗。

3)关键岗位人员长期不轮岗。4.8.1 资产保护的目标资产保护的核心目标主要为确保资产的安全性和完整性,具体包括以下几点。

1.确保资产不被侵占

案例:农行票据失踪案

2016年1月22日,农行发布公告称,该行北京分行票据买入返售业务发生重大风险事件,经核查,涉及风险金额为39.15亿元。2015年5月,王某(票据中介)与姚某某(农行北京分行投资银行与金融市场部下属票据业务科工作人员)共谋挪用票据二次贴现用于购买理财产品等经营活动。后姚某某与其他三位农行北京分行工作人员共谋,利用分别承担的审查审批客户提交的票据及资料、办理票据封包移交及入出库手续等职务便利,共同将已入库保管的银行承兑汇票票据包提前出库交由王某使用。王某将挪用票据二次贴现后的资金部分用于购买理财产品和支付票据回购款,部分用于高风险股票投资交易等活①动。但因投资不当,资金产生巨额亏损。2017年9月18日,北京银②监局做出《行政处罚决定书》,处罚书中认为,农行北京分行存在七大问题:

1)员工管理不当。

2)部门分离缺失,人员岗位混用,前中后台串岗。

3)关键岗位人员长期不轮岗。

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