成员收集到的信息可能会不够用收窄搜索范围......《小团队沟通课》摘录

管理类 日期 2023-07-10
成员收集到的信息可能会不够用。

收窄搜索范围:数据库和规律 仅仅靠在搜索引擎输入关键词的方式搜索可能会效率低下。例如,我上次把“信息超载”这几个字输入谷歌的搜索框时,我得到了1740万条结果。显然,我必须收窄自己的搜索范围。方式之一是访问高质量的数据库。很多数字期刊提供专属的数据库,这些数据库提供的信息非常可靠,它们不是一般的来路不明的信息。

发现规律是另一条收窄搜索范围的途径。辨别规律是一个团体对抗信息超载最有效的手段。“一旦发现规律,90%的信息都会变得无关紧要。”橄榄球队如果没有准备一个具体方案(规律)就上场迎战对手,恐怕没有胜算。只有少数比赛的结果是上帝决定的。教练会向球员说明几条关键策略:跑动起来,牵制住对手的四分卫,外接手双人组队。球员都只能专注于几条策略。比赛计划能让球队的比赛简单化,它可以为球员建立起可识别的规律。

信息不足:缺乏分享

尽管信息超载是个更普遍、更严重的问题,但是信息不足同样也会给团体带来问题。信息不足指的是团体可以获取的信息量低于团体决策的需求。信息不足发生的原因经常是某个成员把控了关键信息,并且不愿意或受时间压力阻碍而没有分享给团体。

很多研究结果都显示,不分享信息容易导致团体决策质量低下。不分享信息甚至会导致灾难。曾有一项针对大型客机机组人员的调查成员收集到的信息可能会不够用。

收窄搜索范围:数据库和规律 仅仅靠在搜索引擎输入关键词的方式搜索可能会效率低下。例如,我上次把“信息超载”这几个字输入谷歌的搜索框时,我得到了1740万条结果。显然,我必须收窄自己的搜索范围。方式之一是访问高质量的数据库。很多数字期刊提供专属的数据库,这些数据库提供的信息非常可靠,它们不是一般的来路不明的信息。

发现规律是另一条收窄搜索范围的途径。辨别规律是一个团体对抗信息超载最有效的手段。“一旦发现规律,90%的信息都会变得无关紧要。”橄榄球队如果没有准备一个具体方案(规律)就上场迎战对手,恐怕没有胜算。只有少数比赛的结果是上帝决定的。教练会向球员说明几条关键策略:跑动起来,牵制住对手的四分卫,外接手双人组队。球员都只能专注于几条策略。比赛计划能让球队的比赛简单化,它可以为球员建立起可识别的规律。

信息不足:缺乏分享

尽管信息超载是个更普遍、更严重的问题,但是信息不足同样也会给团体带来问题。信息不足指的是团体可以获取的信息量低于团体决策的需求。信息不足发生的原因经常是某个成员把控了关键信息,并且不愿意或受时间压力阻碍而没有分享给团体。

很多研究结果都显示,不分享信息容易导致团体决策质量低下。不分享信息甚至会导致灾难。曾有一项针对大型客机机组人员的调查发现,那些几乎不分享信息的机组表现要差于大量分享信息的机组。根据美国宇航局安全报告系统最近5年的报告,70%的民航空难和未遂事故都是由信息传达方式不当以致关键信息没有成功传达造成的。另一项针对空中交通管制员沟通情况的调查也发现,飞机驾驶员经常无法向空中交通管制员提供必要信息。而在信息充分传达给所有机组人员的情况下,错误操作引擎、液压系统、燃料系统、读错说明书和飞机除冰失败等问题发生的概率都会降低。

信息不足通常是由系统过于封闭引起的。这个问题的普遍解决手段是将系统的沟通适度放开。必须让团体里的所有成员都有机会接触到相关信息,从而进行高质量的决策。但是,要在信息超载和信息不足之间找到平衡点,需要批判性思考的技能。有效沟通者必须具备充分的知识,能够在特定环境里发现哪些信息跟任务直接相关,哪些是无关或关联性较低的。无关或次要信息的增加会干扰团体进行决策和解决问题。

思维定势:僵化的逻辑思维

感性思维是以特定方式看待世界的心理和认知倾向。它们会妨碍有效率的团体决策和问题解决。在感性状态下,我们只准备好接收某一部分信息,而忽略其他信息。我们习惯于狭隘地看待这个世界。

你可以试试在毫无防备的朋友身上验证一下思维模式。让他们大声拼出“商店”(shop)这个词。然后让他们迅速回答这个问题:“当你见到绿灯的时候你会做什么?”绝大多数人会不假思索地答道:“停下(stop)。”为什么呢?因为拼写商店这个词会让注意力集发现,那些几乎不分享信息的机组表现要差于大量分享信息的机组。根据美国宇航局安全报告系统最近5年的报告,70%的民航空难和未遂事故都是由信息传达方式不当以致关键信息没有成功传达造成的。另一项针对空中交通管制员沟通情况的调查也发现,飞机驾驶员经常无法向空中交通管制员提供必要信息。而在信息充分传达给所有机组人员的情况下,错误操作引擎、液压系统、燃料系统、读错说明书和飞机除冰失败等问题发生的概率都会降低。

信息不足通常是由系统过于封闭引起的。这个问题的普遍解决手段是将系统的沟通适度放开。必须让团体里的所有成员都有机会接触到相关信息,从而进行高质量的决策。但是,要在信息超载和信息不足之间找到平衡点,需要批判性思考的技能。有效沟通者必须具备充分的知识,能够在特定环境里发现哪些信息跟任务直接相关,哪些是无关或关联性较低的。无关或次要信息的增加会干扰团体进行决策和解决问题。

思维定势:僵化的逻辑思维

感性思维是以特定方式看待世界的心理和认知倾向。它们会妨碍有效率的团体决策和问题解决。在感性状态下,我们只准备好接收某一部分信息,而忽略其他信息。我们习惯于狭隘地看待这个世界。

你可以试试在毫无防备的朋友身上验证一下思维模式。让他们大声拼出“商店”(shop)这个词。然后让他们迅速回答这个问题:“当你见到绿灯的时候你会做什么?”绝大多数人会不假思索地答道:“停下(stop)。”为什么呢?因为拼写商店这个词会让注意力集中在跟它押韵的单词上,但正确答案是不押韵的。我们的思维被设定成以特定的方式看待世界,哪怕这种方式是不恰当的。

你可能会震惊于思维定式的威力。上面那个shop-stop的实验还有另外一个版本。现在大声拼一下笑话(joke)这个单词。“你叫鸡的蛋白部分是什么?”大多数人可能会再一次上当,回答出“蛋黄”(yolk)。

确认偏差:片面信息搜索

确认偏差指我们会倾向于主动搜集和获取能够支持我们信念、态度的信息,忽略与我们信念、态度相左的信息。心理学家德·威斯坦(Drew Weste)在个性与社会心理协会2006年会议上展示了自己指导的一项研究,结果显示民主党人会持续忽略约翰·克里(Joh Kerry)自相矛盾的地方,而保守党人在观看小布什2004年总统选举的电视辩论时,也会有同样的反应,但两个党派的成员都热衷于发现和批评对方阵营候选人讲话里的矛盾之处。

问题:糟糕的决定和解决方案 “如果有人试图在人类的理性里找到一个值得引起高度重视的、有问题的方面,那确认偏差肯定会位列前茅。”幸存者偏差在小型团体里非常明显。确认偏差会给团体的决策和问题解决造成严重后果。高效的团体决策和问题解决的核心要素之一就是寻找决定和方案里潜在的缺陷和模糊性证据。评估正面特性和后果则远没有这么重要。因此,能够抵制确认偏差并积极在决定和解决方案里寻找漏洞的团体通常会比没有这样做的团体做出更好的选择。中在跟它押韵的单词上,但正确答案是不押韵的。我们的思维被设定成以特定的方式看待世界,哪怕这种方式是不恰当的。

你可能会震惊于思维定式的威力。上面那个shop-stop的实验还有另外一个版本。现在大声拼一下笑话(joke)这个单词。“你叫鸡的蛋白部分是什么?”大多数人可能会再一次上当,回答出“蛋黄”(yolk)。

确认偏差:片面信息搜索

确认偏差指我们会倾向于主动搜集和获取能够支持我们信念、态度的信息,忽略与我们信念、态度相左的信息。心理学家德·威斯坦(Drew Weste)在个性与社会心理协会2006年会议上展示了自己指导的一项研究,结果显示民主党人会持续忽略约翰·克里(Joh Kerry)自相矛盾的地方,而保守党人在观看小布什2004年总统选举的电视辩论时,也会有同样的反应,但两个党派的成员都热衷于发现和批评对方阵营候选人讲话里的矛盾之处。

问题:糟糕的决定和解决方案 “如果有人试图在人类的理性里找到一个值得引起高度重视的、有问题的方面,那确认偏差肯定会位列前茅。”幸存者偏差在小型团体里非常明显。确认偏差会给团体的决策和问题解决造成严重后果。高效的团体决策和问题解决的核心要素之一就是寻找决定和方案里潜在的缺陷和模糊性证据。评估正面特性和后果则远没有这么重要。因此,能够抵制确认偏差并积极在决定和解决方案里寻找漏洞的团体通常会比没有这样做的团体做出更好的选择。有研究表明,确认偏差是造成诊断医生团队误诊的一个重要原因。而在另一项研究里,三个团体成员评价了三名应聘市场经理的候选人的简历。大家都表现出了确认偏差。几个团体成员积极分享和讨论符合自己偏好的那个候选人的正面信息,并对其简历中的负面信息避而不谈。面对自己不喜欢的应聘者,这几个成员都只会分享简历上的负面信息,忽略正面信息。不但面对面的团体会表现出确认偏差,网络团体在点评简历时存在确认偏差的可能性会比一般团体高出两倍。这些团体里几乎没有人选择最适合这个职位的应聘者。

在确认偏差无法避免甚至不容置疑的情况下我们应该怎么做呢?团体成员可能会选择将不合理现象合理化,用经不起推敲甚至诡辩的说辞来解释那些跟自己信念相抵触的信息。加利福尼亚州邪教天堂之门的集体自杀行为就是把不合理现象合理化的表现。这些成员购买了一台高能天文望远镜,用来瞻仰海尔-波普彗星和“跟在它身后的飞船”。这些成员坚信海尔-波普彗星身后有一艘宇宙飞船能带他们进入新的生命宇宙。但是这台望远镜后来又被退回店里,这些成员要求店主退款。店主询问他们望远镜出了什么问题,他们答道:“我们发现彗星还算清楚,但是我们看不到它身后的飞船。”天堂之门的成员坚信是望远镜不够高清,而不是自己坚信有宇宙飞船的想法出了问题。

这种对无根据信仰的执着就是确认偏差和它的伙伴——不合理现象合理化——的结果。如果我们不肯接受有悖于信念的信息,我们就无法纠正确认偏差,就会破坏决策和问题解决过程。

克服确认偏差:一个计划有效沟通者会通过以下步骤来克服确认偏差:有研究表明,确认偏差是造成诊断医生团队误诊的一个重要原因。而在另一项研究里,三个团体成员评价了三名应聘市场经理的候选人的简历。大家都表现出了确认偏差。几个团体成员积极分享和讨论符合自己偏好的那个候选人的正面信息,并对其简历中的负面信息避而不谈。面对自己不喜欢的应聘者,这几个成员都只会分享简历上的负面信息,忽略正面信息。不但面对面的团体会表现出确认偏差,网络团体在点评简历时存在确认偏差的可能性会比一般团体高出两倍。这些团体里几乎没有人选择最适合这个职位的应聘者。

在确认偏差无法避免甚至不容置疑的情况下我们应该怎么做呢?团体成员可能会选择将不合理现象合理化,用经不起推敲甚至诡辩的说辞来解释那些跟自己信念相抵触的信息。加利福尼亚州邪教天堂之门的集体自杀行为就是把不合理现象合理化的表现。这些成员购买了一台高能天文望远镜,用来瞻仰海尔-波普彗星和“跟在它身后的飞船”。这些成员坚信海尔-波普彗星身后有一艘宇宙飞船能带他们进入新的生命宇宙。但是这台望远镜后来又被退回店里,这些成员要求店主退款。店主询问他们望远镜出了什么问题,他们答道:“我们发现彗星还算清楚,但是我们看不到它身后的飞船。”天堂之门的成员坚信是望远镜不够高清,而不是自己坚信有宇宙飞船的想法出了问题。

这种对无根据信仰的执着就是确认偏差和它的伙伴——不合理现象合理化——的结果。如果我们不肯接受有悖于信念的信息,我们就无法纠正确认偏差,就会破坏决策和问题解决过程。

克服确认偏差:一个计划有效沟通者会通过以下步骤来克服确认偏差:1.寻找不利信息和证据。由于大多数团体成员都倾向于寻找有利证据,团体中必须有人负责纠错功能。你应该把寻找和分享不利信息当成个人的责任。如果你们经过齐心协力,找到了关键的不利证据,那你们的决定或解决方案就有很大的可能性被彻底推翻。

2.积极向团体展示不利证据。坚持不懈。成员通常会忽略有悖于自己信念的信息,所以你要足够强势地坚持自我。

3.做一个魔鬼代言人。养成质疑的习惯,质疑那些捍卫团队决策和解决方案的人的假设和说法。秉持问题取向的精神,在决策实施之前先对其进行测试。要让大家清楚知道你在扮演魔鬼代言人,以避免招致任何误解。每个人都可以在团体里扮演魔鬼代言人。如果团体建立了魔鬼代言人机制,那么进行质疑就不仅仅是某一个成员的责任。

4.找到盟友跟你一起挑战确认偏差。特别是对女性和少数团体来说,德高望重并且思想开明的团体成员的支持尤为有用。

伪二分法:非此即彼的思维方式

伪二分法就是认为一切事物都只有相互对立的两种可能性,并且用极端的语言描述这种对立,然而这两种选择并未涵盖所有的可能性。伪二分法会用非黑即白的方式描述物体、事件和人,例如道德和不道德、好和坏、穷和富、虚伪和诚实、聪明和愚蠢等,这会让我们陷入一种狭隘的思维方式。因为我们大多数人都不是纯粹的高或矮、胖或瘦、贫穷或富有,我们大多时候处于二者的中间状态。更确切地讲,大多数物体、事件和人可能会处在一种灰色地带,而不是非黑即白(怀孕可能是个例外,因为不存在“某种程度上的”怀孕)。例如,1.寻找不利信息和证据。由于大多数团体成员都倾向于寻找有利证据,团体中必须有人负责纠错功能。你应该把寻找和分享不利信息当成个人的责任。如果你们经过齐心协力,找到了关键的不利证据,那你们的决定或解决方案就有很大的可能性被彻底推翻。

2.积极向团体展示不利证据。坚持不懈。成员通常会忽略有悖于自己信念的信息,所以你要足够强势地坚持自我。

3.做一个魔鬼代言人。养成质疑的习惯,质疑那些捍卫团队决策和解决方案的人的假设和说法。秉持问题取向的精神,在决策实施之前先对其进行测试。要让大家清楚知道你在扮演魔鬼代言人,以避免招致任何误解。每个人都可以在团体里扮演魔鬼代言人。如果团体建立了魔鬼代言人机制,那么进行质疑就不仅仅是某一个成员的责任。

4.找到盟友跟你一起挑战确认偏差。特别是对女性和少数团体来说,德高望重并且思想开明的团体成员的支持尤为有用。

伪二分法:非此即彼的思维方式

伪二分法就是认为一切事物都只有相互对立的两种可能性,并且用极端的语言描述这种对立,然而这两种选择并未涵盖所有的可能性。伪二分法会用非黑即白的方式描述物体、事件和人,例如道德和不道德、好和坏、穷和富、虚伪和诚实、聪明和愚蠢等,这会让我们陷入一种狭隘的思维方式。因为我们大多数人都不是纯粹的高或矮、胖或瘦、贫穷或富有,我们大多时候处于二者的中间状态。更确切地讲,大多数物体、事件和人可能会处在一种灰色地带,而不是非黑即白(怀孕可能是个例外,因为不存在“某种程度上的”怀孕)。例如,

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