是一件很麻烦的事情。一封晦涩难懂的邮件的作者，混淆了轻松愉快地写和不假思索地写之间的区别。我们省事了，对方读起来就会颇费脑筋。相反，如果花了些时间思考，就不会给对方造成负担，邮件变得简单易懂。何乐而不为呢！

所以，如果一个人不经思考就写了封邮件，看到的人就会产生这样的疑惑：“他到底想说什么？想要我做什么呢？”

接下来我们来看看具体的例子。

〈难以理解的邮件例1〉

主题：“封面上的熊”

致越智前辈：我现在在出差地方给你发邮件。脑海里没有组织好语言，这封邮件可能会不太好理解。我觉得咱们那个规划做得不好。去了以后，人家看了规划书，当时就有人指责我说“封面上的熊不是和别的公司的一模一样吗？”嗯，除此之外的规划内容总体上还算是顺利地通过了，这不是什么大不了的事情吧。另外还提到了费用的问题。在预算方面，设计公司指出“预算不应该加倍吗”。但是，这个事明天大概就能定下来了。我们的预算确实做低了。的确，在夏季刊上，别家设计公司也指出了同样的问题。照这个情况看来我们是不是必须要增加预算了。设计师的工作热情也会受到预算的影响吧。否则的话这个创意还能够实现吗？很抱歉洋洋洒洒写了这么多字，语言表达可能看起来有点奇怪。但是，预算的事情是必须要讨论的课题。是一件很麻烦的事情。一封晦涩难懂的邮件的作者，混淆了轻松愉快地写和不假思索地写之间的区别。我们省事了，对方读起来就会颇费脑筋。相反，如果花了些时间思考，就不会给对方造成负担，邮件变得简单易懂。何乐而不为呢！

所以，如果一个人不经思考就写了封邮件，看到的人就会产生这样的疑惑：“他到底想说什么？想要我做什么呢？”

接下来我们来看看具体的例子。

〈难以理解的邮件例1〉

主题：“封面上的熊”

致越智前辈：我现在在出差地方给你发邮件。脑海里没有组织好语言，这封邮件可能会不太好理解。我觉得咱们那个规划做得不好。去了以后，人家看了规划书，当时就有人指责我说“封面上的熊不是和别的公司的一模一样吗？”嗯，除此之外的规划内容总体上还算是顺利地通过了，这不是什么大不了的事情吧。另外还提到了费用的问题。在预算方面，设计公司指出“预算不应该加倍吗”。但是，这个事明天大概就能定下来了。我们的预算确实做低了。的确，在夏季刊上，别家设计公司也指出了同样的问题。照这个情况看来我们是不是必须要增加预算了。设计师的工作热情也会受到预算的影响吧。否则的话这个创意还能够实现吗？很抱歉洋洋洒洒写了这么多字，语言表达可能看起来有点奇怪。但是，预算的事情是必须要讨论的课题。田中迷留

这是一个典型的例子，如果作者不去思考的话，文章就会变得如此难懂，读起来令人头疼。

为了让人一看就懂，思考是必不可少的。所谓思考，就是在写邮件的时候做出“决定”。按照步骤，决定应该决定的事情。

第1步：决定最想说的事情是什么

为了让邮件简单易懂，最基本的要点是“决定好你最想说什么之后再写”。田中先生的邮件里写了很多，虽然不太清楚他想说什么，但好像“预算”是主要问题。

写在最后的“预算的事是必须讨论的课题”是对现状的认识，而不是论点。“我认为预算很便宜”，这个还不够。要反复问自己到底要怎么样才行。至少要提出来由谁采取什么措施。在这种情况下，可以在以下几项里做出选择。1.我觉得预算很低，但是想维持现状。2.我觉得预算很低，所以想增加。3.关于预算，我无法决定，想和前辈商量一下。4.关于预算，我无法决定，希望前辈做出决定。

3、4项，乍一看好像没有决定什么。但自己决定了“无法决定”，甚至提出了想让谁怎么做，所以变成了论点。

在包含重要事项的邮件中，在句子开头清楚地写下你的论点。即使你写的邮件再长、对方再忙，只要把最重要的事情写在开头，就不田中迷留

这是一个典型的例子，如果作者不去思考的话，文章就会变得如此难懂，读起来令人头疼。

为了让人一看就懂，思考是必不可少的。所谓思考，就是在写邮件的时候做出“决定”。按照步骤，决定应该决定的事情。

第1步：决定最想说的事情是什么

为了让邮件简单易懂，最基本的要点是“决定好你最想说什么之后再写”。田中先生的邮件里写了很多，虽然不太清楚他想说什么，但好像“预算”是主要问题。

写在最后的“预算的事是必须讨论的课题”是对现状的认识，而不是论点。“我认为预算很便宜”，这个还不够。要反复问自己到底要怎么样才行。至少要提出来由谁采取什么措施。在这种情况下，可以在以下几项里做出选择。1.我觉得预算很低，但是想维持现状。2.我觉得预算很低，所以想增加。3.关于预算，我无法决定，想和前辈商量一下。4.关于预算，我无法决定，希望前辈做出决定。

3、4项，乍一看好像没有决定什么。但自己决定了“无法决定”，甚至提出了想让谁怎么做，所以变成了论点。

在包含重要事项的邮件中，在句子开头清楚地写下你的论点。即使你写的邮件再长、对方再忙，只要把最重要的事情写在开头，就不会被跳过。从结论开始说，想请你提高设计费。

所以一开始就点题，就不会有问题。

第2步：决定论据

写论点和论据的原则在邮件里也是一致的。先把论点清楚地写在文章开头，然后再条理清晰地阐述理由就可以了。

出现好几个论据的时候，要决定优先顺序。邮件写得短一点对方也会好读一些。如果有决定性的论据的话，最好集中写成一个。

当然也会有只有一个论据显得很弱，必须列举几个论据的时候，那也要尽量压缩数量，从优先顺序高的开始写。如果是论文之类的话，优先顺序是从低到高地排列论据，结束时可以给人以强烈的震撼。但是如果是希望对方认真读的很重要的事情，还是写在开头最为稳妥。因此，邮件与其他书信相比，读者读起来也比较轻松，读到最后也没有读文章的那种紧张感。

田中先生的情况，无论提出1～4意见中的哪一个，论据都会随之发生变化，● 如果对方预算低，就要提出异议。● 从现场情况看是公司内部标准低。● 预算会影响创意。

如何判断这三点，在讨论的过程中需要提供论据做支撑。

那么，如果能做到这一步的话，也就是说如果决定了论点和论据会被跳过。从结论开始说，想请你提高设计费。

所以一开始就点题，就不会有问题。

第2步：决定论据

写论点和论据的原则在邮件里也是一致的。先把论点清楚地写在文章开头，然后再条理清晰地阐述理由就可以了。

出现好几个论据的时候，要决定优先顺序。邮件写得短一点对方也会好读一些。如果有决定性的论据的话，最好集中写成一个。

当然也会有只有一个论据显得很弱，必须列举几个论据的时候，那也要尽量压缩数量，从优先顺序高的开始写。如果是论文之类的话，优先顺序是从低到高地排列论据，结束时可以给人以强烈的震撼。但是如果是希望对方认真读的很重要的事情，还是写在开头最为稳妥。因此，邮件与其他书信相比，读者读起来也比较轻松，读到最后也没有读文章的那种紧张感。

田中先生的情况，无论提出1～4意见中的哪一个，论据都会随之发生变化，● 如果对方预算低，就要提出异议。● 从现场情况看是公司内部标准低。● 预算会影响创意。

如何判断这三点，在讨论的过程中需要提供论据做支撑。

那么，如果能做到这一步的话，也就是说如果决定了论点和论据的话，大体上这就是一个能让人“看明白”的邮件。

提升要点1：决定要向对方表达的意愿

在电话留言条和发来的传真上，事先印有“请给我回电话”或“需要回信”等字样。这些只要做好标记，收信人就会知道收到的信息该怎么处理，所以很方便。

因为邮件很容易发送，所以每个人每天都会收到大量的邮件。

因此，比起电话和传真，向对方传达应该如何处理那封邮件的信息也变得特别重要。

例1的话，前辈会有以下烦恼。

“我怎么做才好呢？作为汇报听一听就可以了吗？需要回复吗？”

为了不让对方有这样的烦恼，就要决定这封邮件对对方的意义。

是报告、是商量，还是拜托？对方收到这封邮件后该怎么做，只是看看就行了吗？需要给出建议还是做出决定？什么时候回复？如何回复？

以例1为例，做出如下修改。

〈要向对方表达的意愿示例〉

○ 越智前辈：今天的邮件，只是一个汇报。只需阅读，无须特意回复。○ 想和你商量关于预算的事。我能7点给你打电话，和你商量一下吗？○ 我给你发了关于预算的邮件。非常抱歉，可否请于今天内回复（以高重要的话，大体上这就是一个能让人“看明白”的邮件。

提升要点1：决定要向对方表达的意愿

在电话留言条和发来的传真上，事先印有“请给我回电话”或“需要回信”等字样。这些只要做好标记，收信人就会知道收到的信息该怎么处理，所以很方便。

因为邮件很容易发送，所以每个人每天都会收到大量的邮件。

因此，比起电话和传真，向对方传达应该如何处理那封邮件的信息也变得特别重要。

例1的话，前辈会有以下烦恼。

“我怎么做才好呢？作为汇报听一听就可以了吗？需要回复吗？”

为了不让对方有这样的烦恼，就要决定这封邮件对对方的意义。

是报告、是商量，还是拜托？对方收到这封邮件后该怎么做，只是看看就行了吗？需要给出建议还是做出决定？什么时候回复？如何回复？

以例1为例，做出如下修改。

〈要向对方表达的意愿示例〉

○ 越智前辈：今天的邮件，只是一个汇报。只需阅读，无须特意回复。○ 想和你商量关于预算的事。我能7点给你打电话，和你商量一下吗？○ 我给你发了关于预算的邮件。非常抱歉，可否请于今天内回复（以高重要级别发送）。○ 只是出差的感想。如果你很忙，可以直接跳过它（以低重要级别发送）。

这样做的话，至少对方不用疑虑自己所做之事。

“对对方的意义”写在邮件的开头。写在论点之前，或者和论点写在一起合并成一句话，如“想请你提高预算，给你发了一封邮件请示……”。

还有两个要点，稍做“决定”，将使邮件更易于理解。

提升要点2：让对方一目了然的标题

很多人不太考虑邮件的标题，而是仅以“要事”二字为题。但是，在工作中，每次检查邮件，一下收到数十封以上的人也不在少数。可以想象一下，收件箱里排列着几十个均以“要事”为标题的邮件情况。如果对方在会议间隙只想打开紧急信件的话，就无法确定邮件的优先顺序。只有在一一打开后才能知道结果。

如果一看邮件的标题就知道内容，再知道紧急的程度和是否需要回复等处理方法的话，对方在感到贴心的同时，自己也将想要传达的信息及时准确地告知对方。要充分利用标题的功能。

在这一点上，文章例1的标题“封面上的熊”完全不起作用。只凭自己关心的事情来写标题，犹如自言自语一样，而且标题也与主题无关。对对方来说这标题毫无意义，而且费解。

阅读邮件的对象，都有各自的工作，与发信人关心的事情无关。因此，标题需要更加客观地表现内容。自己的邮件是想让对方看到什级别发送）。○ 只是出差的感想。如果你很忙，可以直接跳过它（以低重要级别发送）。

这样做的话，至少对方不用疑虑自己所做之事。

“对对方的意义”写在邮件的开头。写在论点之前，或者和论点写在一起合并成一句话，如“想请你提高预算，给你发了一封邮件请示……”。

还有两个要点，稍做“决定”，将使邮件更易于理解。

提升要点2：让对方一目了然的标题

很多人不太考虑邮件的标题，而是仅以“要事”二字为题。但是，在工作中，每次检查邮件，一下收到数十封以上的人也不在少数。可以想象一下，收件箱里排列着几十个均以“要事”为标题的邮件情况。如果对方在会议间隙只想打开紧急信件的话，就无法确定邮件的优先顺序。只有在一一打开后才能知道结果。

如果一看邮件的标题就知道内容，再知道紧急的程度和是否需要回复等处理方法的话，对方在感到贴心的同时，自己也将想要传达的信息及时准确地告知对方。要充分利用标题的功能。

在这一点上，文章例1的标题“封面上的熊”完全不起作用。只凭自己关心的事情来写标题，犹如自言自语一样，而且标题也与主题无关。对对方来说这标题毫无意义，而且费解。

阅读邮件的对象，都有各自的工作，与发信人关心的事情无关。因此，标题需要更加客观地表现内容。自己的邮件是想让对方看到什