4.6.1　账簿的种类与功能一般而言，企业的账簿可以分为财务账和管理台账两个类别，其主要差异如表4-20所示。

表4-20　财务账与管理台账的比较

由于存在上述差异，财务账和管理台账之间需要建立一定的钩稽与引用关系，利用一个账簿上的相关记录可以索引到另一个账簿上对应项目记录，这样可以进一步提升账簿体系的系统性、准确性和台账使用效率。

在账簿间建立索引关系的措施包括：①建立系统的编码措施，通过编码解决账簿间的交叉索引；②确保编码或其他索引方式的固定性；③建立账簿间有效的索引路径。此外，企业可通过账簿间的定期互查确保索引方式的持续有效，并可复核账簿间相关信息的一致性。例如企业对所采购的设备，按照一定流程分别在财务账、固定资产管4.6.1　账簿的种类与功能一般而言，企业的账簿可以分为财务账和管理台账两个类别，其主要差异如表4-20所示。

表4-20　财务账与管理台账的比较

由于存在上述差异，财务账和管理台账之间需要建立一定的钩稽与引用关系，利用一个账簿上的相关记录可以索引到另一个账簿上对应项目记录，这样可以进一步提升账簿体系的系统性、准确性和台账使用效率。

在账簿间建立索引关系的措施包括：①建立系统的编码措施，通过编码解决账簿间的交叉索引；②确保编码或其他索引方式的固定性；③建立账簿间有效的索引路径。此外，企业可通过账簿间的定期互查确保索引方式的持续有效，并可复核账簿间相关信息的一致性。例如企业对所采购的设备，按照一定流程分别在财务账、固定资产管理台账、合同台账等账簿进行同步登记，并且通过采购单号、固定资产编码、合同编号等数据在前述各项账簿间建立索引关系。

在内控方面，账簿的用途可以划分为如下几类。

1.确认交易，明确责任

在企业范畴内，任何账簿上的记录都是一种“正式”的确认。在确认经济事项的同时，也会同时确认相应的责任归属。例如，存货办理入库之后，即需要在存货台账及财务存货账上及时登记确认，与此同时所对应存货相关的管理责任则将由仓库部门与岗位承担。

2.动态提供业务信息

通过账簿的持续登记，能够持续提供与各类业务有关的信息，具体可以实现：

（1）对经济事项进行跟踪，如通过销售台账跟踪开票、发货、回款情况。

（2）支持决策，如利用仓储台账信息提高采购决策质量。

（3）进行绩效考核，如根据销售账目统计考核销售部门销售任务完成情况。

3.相互钩稽，形成牵制

通过不同账簿间的信息实现钩稽核对，如财务账簿与资产管理台账可以持续核对，形成牵制，并有效识别及处理差异。从严格意义上理台账、合同台账等账簿进行同步登记，并且通过采购单号、固定资产编码、合同编号等数据在前述各项账簿间建立索引关系。

在内控方面，账簿的用途可以划分为如下几类。

1.确认交易，明确责任

在企业范畴内，任何账簿上的记录都是一种“正式”的确认。在确认经济事项的同时，也会同时确认相应的责任归属。例如，存货办理入库之后，即需要在存货台账及财务存货账上及时登记确认，与此同时所对应存货相关的管理责任则将由仓库部门与岗位承担。

2.动态提供业务信息

通过账簿的持续登记，能够持续提供与各类业务有关的信息，具体可以实现：

（1）对经济事项进行跟踪，如通过销售台账跟踪开票、发货、回款情况。

（2）支持决策，如利用仓储台账信息提高采购决策质量。

（3）进行绩效考核，如根据销售账目统计考核销售部门销售任务完成情况。

3.相互钩稽，形成牵制

通过不同账簿间的信息实现钩稽核对，如财务账簿与资产管理台账可以持续核对，形成牵制，并有效识别及处理差异。从严格意义上说，凡是事后需要确认状态、确认责任的事项，都应该在账簿中体现。通俗地讲，账上有的东西，则责任相对明确，异常易于识别，过程可以追溯。说，凡是事后需要确认状态、确认责任的事项，都应该在账簿中体现。通俗地讲，账上有的东西，则责任相对明确，异常易于识别，过程可以追溯。4.6.2　账簿典型内控缺陷在对账簿的“建”“管”“用”方面，我国企业典型的控制缺陷主要集中在以下几方面。

1.不建账，不入账

企业在需要进行账簿登记的业务环节没有设置相应的账簿，具体又分为“完全没有账”和“员工依个人习惯记账，企业未规定正式建账”两种情况。

这两种情况均容易形成“账外资产”，而相对于“账内资产”，“账外资产”由于缺乏账簿数据基础，往往成为职务侵占、利益输送的常见对象。

案例：某电厂老总的腐败账

2014年3月，镇江电厂原总经理、华润电力常熟发电有限公司时任总经理（正处级）陈某被镇江市丹徒区人民检察院立案侦查。在2007年下半年至2014年春节期间，陈某在担任镇江发电有限公司助理总经理、副总经理、总经理、华润电力（常熟）有限公司总经理期间，利用废弃物销售、工程机械维修业务招投标、煤炭采购、设备技术改造、办公楼装修等便利条件，收受贿赂，并为他人谋取利益，价值共计折合人民币461.916883万元。

关于侵占电厂废弃物方面，火电厂的燃煤在烧尽后会排出粉煤灰，粉煤灰作为一种典型的“副产品”，是生产混凝土的重要原料，4.6.2　账簿典型内控缺陷在对账簿的“建”“管”“用”方面，我国企业典型的控制缺陷主要集中在以下几方面。

1.不建账，不入账

企业在需要进行账簿登记的业务环节没有设置相应的账簿，具体又分为“完全没有账”和“员工依个人习惯记账，企业未规定正式建账”两种情况。

这两种情况均容易形成“账外资产”，而相对于“账内资产”，“账外资产”由于缺乏账簿数据基础，往往成为职务侵占、利益输送的常见对象。

案例：某电厂老总的腐败账

2014年3月，镇江电厂原总经理、华润电力常熟发电有限公司时任总经理（正处级）陈某被镇江市丹徒区人民检察院立案侦查。在2007年下半年至2014年春节期间，陈某在担任镇江发电有限公司助理总经理、副总经理、总经理、华润电力（常熟）有限公司总经理期间，利用废弃物销售、工程机械维修业务招投标、煤炭采购、设备技术改造、办公楼装修等便利条件，收受贿赂，并为他人谋取利益，价值共计折合人民币461.916883万元。

关于侵占电厂废弃物方面，火电厂的燃煤在烧尽后会排出粉煤灰，粉煤灰作为一种典型的“副产品”，是生产混凝土的重要原料，在建筑领域用途非常广泛。陈某利用职务便利，控制粉煤灰的招标工作，从中持续获得中标单位几百万元的好处费。

此外，陈某伙同镇江发电有限公司副总经理李某采用截留单位收入、变卖账外资产、编造虚假工程及奖金等手段骗取公款164.5626万元。其中，为了掩人耳目，李某独创了一套“绝活”——给部门员工制作效益嘉奖发放表，但是员工只能签字领钱，却看不到奖金的数额。员工这边处理好后，李某再在员工签好字的表格上把金额加上，向上级申报。这样一“过滤”，截留下的60多万元款项进了陈某、李某的小账。

资料来源：陈钰受贿罪、贪污罪一审刑事判决书，2015年2月9日，中国裁判文书网。

上述电厂老总的账外账、虚假账最终把自己送进了大牢。企业出现账外资产会有以下几种不同的原因。

（1）由于业务特殊性，导致一些资产缺乏初始入账依据。例如原材料包装物，由于采购成本通常结转至原材料，导致包装物无可作为入账的采购成本，进而导致账外成本的出现。对于此类账外资产，应采取补录管理台账的方式将其及时进行登记。

（2）由于账簿处理不规范，导致出现账外资产。例如，应该入账的凭证由于会计差错，导致应入账资产未入账，出现账外资产。例如，在资产处置过程中，对拟处置资产从原有账务出账的同时并未转移至“待处置资产科目”或其他管理台账，进而在一段时期内形成账外资产。对于这类问题，企业应该通过提高账务处理规范性来解决。在建筑领域用途非常广泛。陈某利用职务便利，控制粉煤灰的招标工作，从中持续获得中标单位几百万元的好处费。

此外，陈某伙同镇江发电有限公司副总经理李某采用截留单位收入、变卖账外资产、编造虚假工程及奖金等手段骗取公款164.5626万元。其中，为了掩人耳目，李某独创了一套“绝活”——给部门员工制作效益嘉奖发放表，但是员工只能签字领钱，却看不到奖金的数额。员工这边处理好后，李某再在员工签好字的表格上把金额加上，向上级申报。这样一“过滤”，截留下的60多万元款项进了陈某、李某的小账。

资料来源：陈钰受贿罪、贪污罪一审刑事判决书，2015年2月9日，中国裁判文书网。

上述电厂老总的账外账、虚假账最终把自己送进了大牢。企业出现账外资产会有以下几种不同的原因。

（1）由于业务特殊性，导致一些资产缺乏初始入账依据。例如原材料包装物，由于采购成本通常结转至原材料，导致包装物无可作为入账的采购成本，进而导致账外成本的出现。对于此类账外资产，应采取补录管理台账的方式将其及时进行登记。

（2）由于账簿处理不规范，导致出现账外资产。例如，应该入账的凭证由于会计差错，导致应入账资产未入账，出现账外资产。例如，在资产处置过程中，对拟处置资产从原有账务出账的同时并未转移至“待处置资产科目”或其他管理台账，进而在一段时期内形成账外资产。对于这类问题，企业应该通过提高账务处理规范性来解决。