图3-4 相互讨论并总结改善意见的3个步骤

（1）尊重员工的想法和建议

相互讨论要注重双向性，管理者和员工都要清晰地表达自己的想法。不少管理者因为经验丰富，经常“垄断”建议，以自己的想法为准。这种行为不仅会打击员工的自信心，还会影响面谈的氛围。因此，在相互讨论这个环节，尊重员工的想法和建议非常重要。

具体地说，管理者要做好以下两件事情。

①鼓励员工表达自己的想法。例如，“你可以说说你的看法吗？”“你对这件事情的建议是什么？”同时，管理者的眼神、表情和肢体动作也要带有鼓励性。例如，目光专注地看着员工，声音柔和……以激励员工坦诚地说出自己的想法。图3-4 相互讨论并总结改善意见的3个步骤

（1）尊重员工的想法和建议

相互讨论要注重双向性，管理者和员工都要清晰地表达自己的想法。不少管理者因为经验丰富，经常“垄断”建议，以自己的想法为准。这种行为不仅会打击员工的自信心，还会影响面谈的氛围。因此，在相互讨论这个环节，尊重员工的想法和建议非常重要。

具体地说，管理者要做好以下两件事情。

①鼓励员工表达自己的想法。例如，“你可以说说你的看法吗？”“你对这件事情的建议是什么？”同时，管理者的眼神、表情和肢体动作也要带有鼓励性。例如，目光专注地看着员工，声音柔和……以激励员工坦诚地说出自己的想法。②对员工的表达给出积极的回应。虽然有些管理者做到了让员工表述，但是当员工表达完毕后，他们并没有给出评价或回应。这种行为也会降低相互讨论的价值。管理者对员工的表达给出积极的回应，也是非常重要的。例如，管理者说：“你刚才说的那个点很好，做到了……不过，在创新方面还有欠缺，如果加上……可能就更好了。”“我以前对××一直没有很好的想法，你刚才说的××激发了我的想法。”

值得强调的是，在沟通过程中，员工表达的想法或建议可能不具有现实意义，此时管理者也要对员工的表达抱有耐心，听员工把话说完，并肯定员工的创意性，以鼓励员工愿意表达、敢于表达。

（2）围绕中心点展开

有时管理者和员工讨论，容易从一个主题讨论到另一个主题，导致出现“主题旁溢”的现象。这种行为不仅降低了讨论的有效性，还难以解决真正的问题。因此，管理者和员工相互讨论时要始终围绕中心点展开，即围绕“消除行动的障碍”这个目标展开讨论。双方在讨论时需要做到以下3点。

①明确讨论的主题。讨论的出发点和落脚点都是消除行动的障碍。

②使用“改善面板”工具。为了让彼此更好地聚焦在主题上，管理者和员工可以使用“改善面板”工具。管理者和员工可以在面板上写下讨论的中心点，两人站在面板的两侧，针对中心点写下关键词，再围绕关键词进行讨论。讨论的过程中，管理者和员工要不断擦除与主题无关的内容，只留下与主题相关的内容。②对员工的表达给出积极的回应。虽然有些管理者做到了让员工表述，但是当员工表达完毕后，他们并没有给出评价或回应。这种行为也会降低相互讨论的价值。管理者对员工的表达给出积极的回应，也是非常重要的。例如，管理者说：“你刚才说的那个点很好，做到了……不过，在创新方面还有欠缺，如果加上……可能就更好了。”“我以前对××一直没有很好的想法，你刚才说的××激发了我的想法。”

值得强调的是，在沟通过程中，员工表达的想法或建议可能不具有现实意义，此时管理者也要对员工的表达抱有耐心，听员工把话说完，并肯定员工的创意性，以鼓励员工愿意表达、敢于表达。

（2）围绕中心点展开

有时管理者和员工讨论，容易从一个主题讨论到另一个主题，导致出现“主题旁溢”的现象。这种行为不仅降低了讨论的有效性，还难以解决真正的问题。因此，管理者和员工相互讨论时要始终围绕中心点展开，即围绕“消除行动的障碍”这个目标展开讨论。双方在讨论时需要做到以下3点。

①明确讨论的主题。讨论的出发点和落脚点都是消除行动的障碍。

②使用“改善面板”工具。为了让彼此更好地聚焦在主题上，管理者和员工可以使用“改善面板”工具。管理者和员工可以在面板上写下讨论的中心点，两人站在面板的两侧，针对中心点写下关键词，再围绕关键词进行讨论。讨论的过程中，管理者和员工要不断擦除与主题无关的内容，只留下与主题相关的内容。③管理者和员工在表达时要观点明确且符合实际，不要泛泛而谈。泛泛而谈不仅会弱化重点，还会模糊主题，让人迷失方向。

（3）总结改善意见

在这个环节，管理者和员工需要确认两点：第一，改善意见是管理者和员工共同确定的；第二，最终意见是管理者和员工经协商达成的。只有这样形成的意见才是有价值的。另外，在总结改善意见的过程中，管理者和员工要不断地穷尽意见，直到消除疑问。

需要注意的是，最终意见要有建设性，是针对项目或计划提出来的，着眼于让项目或计划能更顺利地执行，而不是为了附和彼此。

总之，在相互讨论并总结改善意见环节，管理者和员工都要尊重彼此的想法和意见，在协商的基础上不断完善意见，并将总结改善的意见记录在案，为下一阶段的行动提供指导。

第六步：一起制定行动计划

当管理者和员工相互讨论并总结得出改善意见后，接下来就要一起制定行动计划。

行动计划一定是由管理者和员工共同制定的。

如果行动计划单纯由管理者个人制定，可能会不适合员工的工作风格和方式，甚至让员工难以入手。如果这份行动计划单纯由员工个③管理者和员工在表达时要观点明确且符合实际，不要泛泛而谈。泛泛而谈不仅会弱化重点，还会模糊主题，让人迷失方向。

（3）总结改善意见

在这个环节，管理者和员工需要确认两点：第一，改善意见是管理者和员工共同确定的；第二，最终意见是管理者和员工经协商达成的。只有这样形成的意见才是有价值的。另外，在总结改善意见的过程中，管理者和员工要不断地穷尽意见，直到消除疑问。

需要注意的是，最终意见要有建设性，是针对项目或计划提出来的，着眼于让项目或计划能更顺利地执行，而不是为了附和彼此。

总之，在相互讨论并总结改善意见环节，管理者和员工都要尊重彼此的想法和意见，在协商的基础上不断完善意见，并将总结改善的意见记录在案，为下一阶段的行动提供指导。

第六步：一起制定行动计划

当管理者和员工相互讨论并总结得出改善意见后，接下来就要一起制定行动计划。

行动计划一定是由管理者和员工共同制定的。

如果行动计划单纯由管理者个人制定，可能会不适合员工的工作风格和方式，甚至让员工难以入手。如果这份行动计划单纯由员工个人制定，可能会存在考虑不周、思考不成熟的地方，在计划执行期间也会遇到困难。因为管理者和员工所处的位置不同，思考的角度不同，所以对行动计划的关注点也不同。因此，管理者和员工一起制定计划，不仅有利于工作计划的实施，还有利于弥补各自思考的漏洞。

（1）按照“5W2H”原则分析行动计划

即使管理者和员工一起制定计划，如果方向不明确、意见不统一，也容易导致行动计划无法完成，或者制定的计划难以落地。因此，管理者和员工一起制定行动计划时要遵循“5W2H”原则，如图3-5所示。人制定，可能会存在考虑不周、思考不成熟的地方，在计划执行期间也会遇到困难。因为管理者和员工所处的位置不同，思考的角度不同，所以对行动计划的关注点也不同。因此，管理者和员工一起制定计划，不仅有利于工作计划的实施，还有利于弥补各自思考的漏洞。

（1）按照“5W2H”原则分析行动计划

即使管理者和员工一起制定计划，如果方向不明确、意见不统一，也容易导致行动计划无法完成，或者制定的计划难以落地。因此，管理者和员工一起制定行动计划时要遵循“5W2H”原则，如图3-5所示。图3-5 “5W2H”原则

如果归纳为一句话，“5W2H”原则就是什么原因（Why）导致什么事情（What），需要哪些人（Who）在什么时间内（Whe）、在哪里（Where）开展工作，用什么方法完成（How），预算多少（How much）。

What——工作内容和目标是什么，优先做什么任务，接着做什么，不能做什么。管理者和员工在确定行动的障碍并总结改善意见后，新的目标就是按照确定的方案推进。在这个过程中，管理者和员工需要针对目标进一步开展讨论，确定优先做什么任务，接着做什么，不能做什么。

Who——计划的内容将由谁完成，分工情况如何，主要责任人是谁。其中，管理者和员工要确定完成行动计划的执行人，考虑该计划是否需要他人协助。一般来说，行动计划的主要完成人是员工自己，主要负责人是员工的上级。如果这份工作需要他人协助，管理者和员工还需要进一步确定谁是协助者，以及员工和协助者的分工问题。

Whe——什么时间内要完成目标，什么时候开始和结束，每个阶段的时间点是什么。这也是行动计划中很重要的一部分内容。在实际操作时，应把每项任务完成的时间点都标记出来并严格执行。除了确定每一项任务完成的时间，还要确定整个项目的启动时间和截止时间。需要注意的是，时间一定要具体到某月某日，如果可能，甚至可以具体到某个时辰。时间越明确，紧迫性就越强，越能激发员工完成任务的动力。图3-5 “5W2H”原则

如果归纳为一句话，“5W2H”原则就是什么原因（Why）导致什么事情（What），需要哪些人（Who）在什么时间内（Whe）、在哪里（Where）开展工作，用什么方法完成（How），预算多少（How much）。

What——工作内容和目标是什么，优先做什么任务，接着做什么，不能做什么。管理者和员工在确定行动的障碍并总结改善意见后，新的目标就是按照确定的方案推进。在这个过程中，管理者和员工需要针对目标进一步开展讨论，确定优先做什么任务，接着做什么，不能做什么。

Who——计划的内容将由谁完成，分工情况如何，主要责任人是谁。其中，管理者和员工要确定完成行动计划的执行人，考虑该计划是否需要他人协助。一般来说，行动计划的主要完成人是员工自己，主要负责人是员工的上级。如果这份工作需要他人协助，管理者和员工还需要进一步确定谁是协助者，以及员工和协助者的分工问题。

Whe——什么时间内要完成目标，什么时候开始和结束，每个阶段的时间点是什么。这也是行动计划中很重要的一部分内容。在实际操作时，应把每项任务完成的时间点都标记出来并严格执行。除了确定每一项任务完成的时间，还要确定整个项目的启动时间和截止时间。需要注意的是，时间一定要具体到某月某日，如果可能，甚至可以具体到某个时辰。时间越明确，紧迫性就越强，越能激发员工完成任务的动力。