然和前一种方法相比仅能节省数秒钟的时间，但如果我们每天都这么操作，一年就能节省很多时间。

快速回到桌面

第4章提到：保持办公桌整洁对于工作动线尤为重要。这个道理同样适用于电脑桌面。也就是说，电脑桌面也应当保持整洁。它的理想状态是：保存的文件归类到同种类的文件夹中，桌面上只保留运行中的文件。

日常工作中，我们通常会根据工作需要打开不同的文档或者文件夹。此时，如果能从这一操作顺利切换到其他操作，对我们而言是非常便利的。幸运的是，这一愿望通过“Widows+D”就能实现。这一快捷操作能帮助我们马上回到桌面，处理接下来的工作。

06　查阅邮件后的动线

查阅和写邮件是我们日常工作中的常见动作。很多人认为，自己每天会在执行这个操作时花费大量的时间。如果能缩短处理邮件的时间，就能缩短我们的工作动线，提高工作效率。

那么，我们应当在什么时候查阅邮件呢？答案是：利用移动和会议中途等间隙时间。

第2章中提到过：很多人会在早晨查阅邮件，然后磨磨蹭蹭回复，造成了时间上的浪费。事实上，在时间有限的移动时间里查阅邮件并进行回复效率更高。然和前一种方法相比仅能节省数秒钟的时间，但如果我们每天都这么操作，一年就能节省很多时间。

快速回到桌面

第4章提到：保持办公桌整洁对于工作动线尤为重要。这个道理同样适用于电脑桌面。也就是说，电脑桌面也应当保持整洁。它的理想状态是：保存的文件归类到同种类的文件夹中，桌面上只保留运行中的文件。

日常工作中，我们通常会根据工作需要打开不同的文档或者文件夹。此时，如果能从这一操作顺利切换到其他操作，对我们而言是非常便利的。幸运的是，这一愿望通过“Widows+D”就能实现。这一快捷操作能帮助我们马上回到桌面，处理接下来的工作。

06　查阅邮件后的动线

查阅和写邮件是我们日常工作中的常见动作。很多人认为，自己每天会在执行这个操作时花费大量的时间。如果能缩短处理邮件的时间，就能缩短我们的工作动线，提高工作效率。

那么，我们应当在什么时候查阅邮件呢？答案是：利用移动和会议中途等间隙时间。

第2章中提到过：很多人会在早晨查阅邮件，然后磨磨蹭蹭回复，造成了时间上的浪费。事实上，在时间有限的移动时间里查阅邮件并进行回复效率更高。除了在移动时间，我们还可以在会议中途查阅邮件。这里指的会议中途，并不是建议大家在探讨会议主要议题时开小差，而是指在进行与自己无关的会议议题时可以一边倾听会议内容，一边查阅邮件。

如果既没有移动时间，也没有会议中途时间，可以设定一个上午查阅邮件的固定时间。例如，上午11点到11点半。

接下来，是查阅邮件后回复邮件的动线。

首先，要根据对方邮件的主题和第一行内容判断是否需要继续阅读邮件。毫无疑问，我们没有必要查阅每封邮件的全部内容。

其次，要保留情况错综复杂、需要考虑时间予以应对的邮件。

换句话说，可以在一开始就对邮件进行分类判断并区分不同的处理对策。例如：邮件能够马上回复的就马上回复；需要时间考虑的就暂时保留；无用邮件则直接忽略。

对于能够马上回复的邮件，建议最晚在24小时以内回复。对于需要时间考虑的邮件，建议分步骤进行回复。

正如汽车的检修与组装无法一下子完成一样，回复这类邮件时，要预留出思考时间和撰写时间。

很多人会选择一边思考一边回复邮件，这种磨磨蹭蹭的做法只会浪费大量不必要的时间。思考的时间就用来思考，可以在电车上、移动时间里、回家路上一边走，一边思考回复邮件的内容。这样总结、归纳完思考内容并用电脑撰写回复邮件时，就能一气呵成了。除了在移动时间，我们还可以在会议中途查阅邮件。这里指的会议中途，并不是建议大家在探讨会议主要议题时开小差，而是指在进行与自己无关的会议议题时可以一边倾听会议内容，一边查阅邮件。

如果既没有移动时间，也没有会议中途时间，可以设定一个上午查阅邮件的固定时间。例如，上午11点到11点半。

接下来，是查阅邮件后回复邮件的动线。

首先，要根据对方邮件的主题和第一行内容判断是否需要继续阅读邮件。毫无疑问，我们没有必要查阅每封邮件的全部内容。

其次，要保留情况错综复杂、需要考虑时间予以应对的邮件。

换句话说，可以在一开始就对邮件进行分类判断并区分不同的处理对策。例如：邮件能够马上回复的就马上回复；需要时间考虑的就暂时保留；无用邮件则直接忽略。

对于能够马上回复的邮件，建议最晚在24小时以内回复。对于需要时间考虑的邮件，建议分步骤进行回复。

正如汽车的检修与组装无法一下子完成一样，回复这类邮件时，要预留出思考时间和撰写时间。

很多人会选择一边思考一边回复邮件，这种磨磨蹭蹭的做法只会浪费大量不必要的时间。思考的时间就用来思考，可以在电车上、移动时间里、回家路上一边走，一边思考回复邮件的内容。这样总结、归纳完思考内容并用电脑撰写回复邮件时，就能一气呵成了。此外，撰写邮件时务必注重简洁，让收件人能在3秒钟内判断出邮件的内容。

公司内部邮件的往来不需要加“您辛苦了”这样的客套话。大家都在同一家单位，应当言简意赅、直奔主题。

以前我有一位客户，他所在的企业要求他们在撰写内部邮件时必须在人名前面加上职称，如“营业部田中部长”。观察这家企业员工的工作动线后不难发现，员工们每次撰写邮件时都会执行这样的操作。

我非常惊讶，于是询问员工：“为什么大家都在同一家单位上班，内部邮件还要加上职称呢？”得到的答复是：“虽然大家都在同一家单位，但是搞错对方职称是一件非常失礼的行为。”

在一家大企业中，四个月后很多人的职务、部门都有可能发生变化。每次撰写邮件都要查看单位内网，确认收件人的职务和部门，无疑会造成动线上的浪费。对于企业而言，这些时间用来提高劳动生产率更有价值。

07　方便查找的文件保存方法

想必大家都有这样的感受：在电脑里查找文档很费时间。

这个问题的根源是文件名的命名方法不正确。没有命名规则，仅凭当时的感觉给文件命名，才会在最后查找文件时如此耗费精力。最终，也造成了时间上的浪费。此外，撰写邮件时务必注重简洁，让收件人能在3秒钟内判断出邮件的内容。

公司内部邮件的往来不需要加“您辛苦了”这样的客套话。大家都在同一家单位，应当言简意赅、直奔主题。

以前我有一位客户，他所在的企业要求他们在撰写内部邮件时必须在人名前面加上职称，如“营业部田中部长”。观察这家企业员工的工作动线后不难发现，员工们每次撰写邮件时都会执行这样的操作。

我非常惊讶，于是询问员工：“为什么大家都在同一家单位上班，内部邮件还要加上职称呢？”得到的答复是：“虽然大家都在同一家单位，但是搞错对方职称是一件非常失礼的行为。”

在一家大企业中，四个月后很多人的职务、部门都有可能发生变化。每次撰写邮件都要查看单位内网，确认收件人的职务和部门，无疑会造成动线上的浪费。对于企业而言，这些时间用来提高劳动生产率更有价值。

07　方便查找的文件保存方法

想必大家都有这样的感受：在电脑里查找文档很费时间。

这个问题的根源是文件名的命名方法不正确。没有命名规则，仅凭当时的感觉给文件命名，才会在最后查找文件时如此耗费精力。最终，也造成了时间上的浪费。为了解决这个问题，最重要的是确定文件的命名规则。当然，每个人的习惯不同，不能一概而论。接下来，我将举例说明，供你参考。

“数字_种类_名称_日期_版本”

首先是输入数字。因为文件是按照数字的先后顺序排列的，有意识地使用数字将文档进行排列，会让文档管理变得更轻松。其次，是记录文档的种类和名称。再次，是记录日期。一开始保存文档时就应当标记日期。最后，如果要进行修订，可以通过增加数字的形式确定版本数。

本书书稿的存档如下。

1_原稿第一章_20181001_1

2_修订_第一章_20181003_1

2_修订_第一章_20181004_1

2_修订_第一章_20181004_2

3_原稿_第二章_20181005_1

这样一来，即使有多个文档也能轻松区分。

很多企业的文件管理采用的是“俄罗斯套娃”的模式：按照文件夹的不同进行分类，然后在文件夹内部再添加文件夹。虽然这么做在某种程度上有利于文件管理，但是随着文件夹数量的增加，查找文档需要的时间也会随之增加。因此，我认为文件夹数量较少的、利用文为了解决这个问题，最重要的是确定文件的命名规则。当然，每个人的习惯不同，不能一概而论。接下来，我将举例说明，供你参考。

“数字_种类_名称_日期_版本”

首先是输入数字。因为文件是按照数字的先后顺序排列的，有意识地使用数字将文档进行排列，会让文档管理变得更轻松。其次，是记录文档的种类和名称。再次，是记录日期。一开始保存文档时就应当标记日期。最后，如果要进行修订，可以通过增加数字的形式确定版本数。

本书书稿的存档如下。

1_原稿第一章_20181001_1

2_修订_第一章_20181003_1

2_修订_第一章_20181004_1

2_修订_第一章_20181004_2

3_原稿_第二章_20181005_1

这样一来，即使有多个文档也能轻松区分。

很多企业的文件管理采用的是“俄罗斯套娃”的模式：按照文件夹的不同进行分类，然后在文件夹内部再添加文件夹。虽然这么做在某种程度上有利于文件管理，但是随着文件夹数量的增加，查找文档需要的时间也会随之增加。因此，我认为文件夹数量较少的、利用文档命名规则存储文档的方法更合理。

08　利用谷歌搜索时的最短动线

提起搜索，一般常会想到谷歌（Google）。当我们想查询信息时，会很自然地使用谷歌进行搜索。但在搜索的过程中，有的人查出信息的速度很快，有的人却很慢。换句话说，检索能力是因人而异的。

第1章曾提到：“动作经济四原则”中的原则3是“尽量缩短各个动作间的距离”。这一原则同样适用于信息检索。但是，为什么检索时间会因人而异呢？为什么人的检索能力不同呢？问题的关键在于检索方法。

向谷歌检索框内输入文字是有技巧的。因为掌握这一技巧的人并没有传授给他人，所以在检索速度上出现了个体差异。

接下来，我将介绍几种高效的检索方法。

·“是”检索：在查某一个单词的含义时，在这个单词后面加上“是”进行检索。

·“和”检索：如果包含两个检索关键词A和B，那么同时输入“A B”进行检索。

·“或”检索：当检索的内容不知道是A还是B时，输入“A OR B”进行检索。档命名规则存储文档的方法更合理。

08　利用谷歌搜索时的最短动线

提起搜索，一般常会想到谷歌（Google）。当我们想查询信息时，会很自然地使用谷歌进行搜索。但在搜索的过程中，有的人查出信息的速度很快，有的人却很慢。换句话说，检索能力是因人而异的。

第1章曾提到：“动作经济四原则”中的原则3是“尽量缩短各个动作间的距离”。这一原则同样适用于信息检索。但是，为什么检索时间会因人而异呢？为什么人的检索能力不同呢？问题的关键在于检索方法。

向谷歌检索框内输入文字是有技巧的。因为掌握这一技巧的人并没有传授给他人，所以在检索速度上出现了个体差异。

接下来，我将介绍几种高效的检索方法。

·“是”检索：在查某一个单词的含义时，在这个单词后面加上“是”进行检索。

·“和”检索：如果包含两个检索关键词A和B，那么同时输入“A B”进行检索。

·“或”检索：当检索的内容不知道是A还是B时，输入“A OR B”进行检索。