采购验收是采购物资物权转移的重要一环也会......《企业内部控制从懂到用》摘录

管理类 日期 2022-06-22
采购验收是采购物资物权转移的重要一环,也会对组织后续生产的有效性产生影响。请注意,验收活动是一个在时间轴上和主体上都需要形成“闭环”的典型场景:在时间轴上,企业需要根据采购需求形成验收要求,与供应商沟通验收要求并在合同中明确验收标准,最后在收货过程中基于验收标准进行验收。在主体上,验收活动会涉及需求部门、技术部门、采购部门、合同签署相关部门、实际验收人员采购验收是采购物资物权转移的重要一环,也会对组织后续生产的有效性产生影响。请注意,验收活动是一个在时间轴上和主体上都需要形成“闭环”的典型场景:在时间轴上,企业需要根据采购需求形成验收要求,与供应商沟通验收要求并在合同中明确验收标准,最后在收货过程中基于验收标准进行验收。在主体上,验收活动会涉及需求部门、技术部门、采购部门、合同签署相关部门、实际验收人员以及外部供应商。

因此,验收活动必须在时间轴上前后衔接、环环相扣,同时验收要求必须在不同主体间有效沟通,否则极可能形成流程“断点”(例如,验收要求并未在合同中得到清晰体现,导致验收在合同上无据可依;验收小组未有效获取或理解验收标准,导致其在验收过程中未能严格执行验收标准),出现验收问题。针对这些问题,企业需要加强例如,某企业在签署重大采购合同后,会召开合同交沟通及部门间的协作。底会,确保包括验收条款在内的各类关键条款能够被各相关部门、岗位充分知晓及理解,以便在验收工作中参照执行。

整体上,企业可根据采购事项的类型、专业特点和合规要求(包括不相容职责分离要求),从验收参与主体(见表5-17)、典型验收阶段实施(见表5-18)、主要验收要素(见表5-19)等方面对验收过程进行控制,并且根据验收事项特征制定验收措施。

表5-17 典型采购事项及其验收小组构成示例以及外部供应商。

因此,验收活动必须在时间轴上前后衔接、环环相扣,同时验收要求必须在不同主体间有效沟通,否则极可能形成流程“断点”(例如,验收要求并未在合同中得到清晰体现,导致验收在合同上无据可依;验收小组未有效获取或理解验收标准,导致其在验收过程中未能严格执行验收标准),出现验收问题。针对这些问题,企业需要加强例如,某企业在签署重大采购合同后,会召开合同交沟通及部门间的协作。底会,确保包括验收条款在内的各类关键条款能够被各相关部门、岗位充分知晓及理解,以便在验收工作中参照执行。

整体上,企业可根据采购事项的类型、专业特点和合规要求(包括不相容职责分离要求),从验收参与主体(见表5-17)、典型验收阶段实施(见表5-18)、主要验收要素(见表5-19)等方面对验收过程进行控制,并且根据验收事项特征制定验收措施。

表5-17 典型采购事项及其验收小组构成示例表5-18 典型设备验收阶段及实施要点示例

(续)

表5-19 典型验收要素示例表5-18 典型设备验收阶段及实施要点示例

(续)

表5-19 典型验收要素示例(续)(续)例如,某集团从质量和进度两个维度对各类采购事项进行了分类,并根据不同的类别制定验收方式,如表5-20所示。

表5-20 某集团物资分类管控原则及验收方式

案例:西安地铁电缆质量事件

2017年3月13日,有网友在天涯发帖《西安地铁你们还敢坐吗》,质疑地铁3号线电缆相关问题,涉事公司为电缆供应商陕西奥凯公司,随即政府相关部门对该企业生产的西安地铁3号线所使用的5种规格的电缆进行了取样送检,结果均不合格。

经查明,2015年2月至7月间,奥凯公司通过行贿、低价中标等不正当手段中得西安地铁3号线8个标段的电缆供应标的,并先后与多家施工单位签订低压电力电缆供货合同。奥凯公司与各施工单位签订供货合同后,以不合格电缆冒充合格电缆向施工单位销售,获取非法利益。电缆出厂前,公司质检部负责人根据总经理的授意,均出具例如,某集团从质量和进度两个维度对各类采购事项进行了分类,并根据不同的类别制定验收方式,如表5-20所示。

表5-20 某集团物资分类管控原则及验收方式

案例:西安地铁电缆质量事件

2017年3月13日,有网友在天涯发帖《西安地铁你们还敢坐吗》,质疑地铁3号线电缆相关问题,涉事公司为电缆供应商陕西奥凯公司,随即政府相关部门对该企业生产的西安地铁3号线所使用的5种规格的电缆进行了取样送检,结果均不合格。

经查明,2015年2月至7月间,奥凯公司通过行贿、低价中标等不正当手段中得西安地铁3号线8个标段的电缆供应标的,并先后与多家施工单位签订低压电力电缆供货合同。奥凯公司与各施工单位签订供货合同后,以不合格电缆冒充合格电缆向施工单位销售,获取非法利益。电缆出厂前,公司质检部负责人根据总经理的授意,均出具

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