订统一的行动计划、工作输出标准等，并对整体工作进展进行监控。流程所有者作为责任人，应在流程文件有效性评估中承担主要的责任，特别是在决定当前流程的处理方式的时候，应起到决定性的作用。

流程体系文件有效性评估是对组织的流程文件进行盘点的过程，对组织所有的业务流程都需要进行信息登记、状态评估、行动建议、结果反馈等工作，所以统一的流程体系文件信息评估模板非常重要。组织可依据自身情况，参照表7-3所示模板进行定制化设计。

2．流程体系文件的有效性评估内容

流程文件有效性评估主要关注文件的准确性、实用性、时效性和可获得性。通常情况下，依据下列问题的回答作为文件有效性评估的结论。

1）流程及配套文件的可获得性

（1）流程文件的存储平台是否可以正常登录？（组织的流程存储通常依托IT技术）

（2）流程文件是否完好？是否可以正常打开？

（3）流程文件的配套模板、操作手册和相关制度等是否完整？对应关系是否明确？

表7-3　流程体系文件评估信息表模板订统一的行动计划、工作输出标准等，并对整体工作进展进行监控。流程所有者作为责任人，应在流程文件有效性评估中承担主要的责任，特别是在决定当前流程的处理方式的时候，应起到决定性的作用。

流程体系文件有效性评估是对组织的流程文件进行盘点的过程，对组织所有的业务流程都需要进行信息登记、状态评估、行动建议、结果反馈等工作，所以统一的流程体系文件信息评估模板非常重要。组织可依据自身情况，参照表7-3所示模板进行定制化设计。

2．流程体系文件的有效性评估内容

流程文件有效性评估主要关注文件的准确性、实用性、时效性和可获得性。通常情况下，依据下列问题的回答作为文件有效性评估的结论。

1）流程及配套文件的可获得性

（1）流程文件的存储平台是否可以正常登录？（组织的流程存储通常依托IT技术）

（2）流程文件是否完好？是否可以正常打开？

（3）流程文件的配套模板、操作手册和相关制度等是否完整？对应关系是否明确？

表7-3　流程体系文件评估信息表模板2）流程及配套文件的版本、状态信息准确性

（1）流程及配套文件的版本号在组织内是否唯一？

（2）各途径可获得的流程及配套文件的版本是否一致？

（3）流程及配套文件是不是当前适用的最新版本？

（4）已停用或废除的流程文件是否有明确的标识？

3）组织成员对流程的熟知性

（1）组织内人员是否清晰知晓流程文件的存储位置和路径？

（2）是否清晰知晓流程及配套文件？

（3）是否了解流程文件的主要内容和关键成功／问题要素？

（4）是否清晰理解本岗位担任的流程角色及其上下游关系？

（5）对模板的掌握和使用是否熟练？2）流程及配套文件的版本、状态信息准确性

（1）流程及配套文件的版本号在组织内是否唯一？

（2）各途径可获得的流程及配套文件的版本是否一致？

（3）流程及配套文件是不是当前适用的最新版本？

（4）已停用或废除的流程文件是否有明确的标识？

3）组织成员对流程的熟知性

（1）组织内人员是否清晰知晓流程文件的存储位置和路径？

（2）是否清晰知晓流程及配套文件？

（3）是否了解流程文件的主要内容和关键成功／问题要素？

（4）是否清晰理解本岗位担任的流程角色及其上下游关系？

（5）对模板的掌握和使用是否熟练？4）流程执行的内部环境适用性

组织环境是流程执行的内部环境，因此在流程有效性评估的时候，要关注组织的内部环境是否有变化，具体包括以下几个问题。

（1）本流程支撑的组织战略目标是否有变化？

（2）本流程各角色所处的部门组织架构是否有变化？

（3）流程涉及角色、岗位的职责分工是否有调整？

（4）为流程角色匹配人员的技能是否有较大的波动？

5）流程的外部业务环境适应性

业务环境是企业的外部环境，同时也是流程执行的外部环境。很多流程的优化和变革都是由外部环境的变化引起的，因此在进行流程有效性评估的时候，同样要关注外部业务环境的变化，具有包括以下几个问题。

（1）行业标准是否发生了变化？

（2）用户需求及期望是否有较大的变化？

（3）行业内是否有重要的新技术、新工具产生？

6）上下游流程的协同性

上游流程的输出通常是本流程的输入，本流程的输出也往往作为下游流程的输入，因此对于上下游流程的协同一致应予以关注。4）流程执行的内部环境适用性

组织环境是流程执行的内部环境，因此在流程有效性评估的时候，要关注组织的内部环境是否有变化，具体包括以下几个问题。

（1）本流程支撑的组织战略目标是否有变化？

（2）本流程各角色所处的部门组织架构是否有变化？

（3）流程涉及角色、岗位的职责分工是否有调整？

（4）为流程角色匹配人员的技能是否有较大的波动？

5）流程的外部业务环境适应性

业务环境是企业的外部环境，同时也是流程执行的外部环境。很多流程的优化和变革都是由外部环境的变化引起的，因此在进行流程有效性评估的时候，同样要关注外部业务环境的变化，具有包括以下几个问题。

（1）行业标准是否发生了变化？

（2）用户需求及期望是否有较大的变化？

（3）行业内是否有重要的新技术、新工具产生？

6）上下游流程的协同性

上游流程的输出通常是本流程的输入，本流程的输出也往往作为下游流程的输入，因此对于上下游流程的协同一致应予以关注。（1）上下游流程的业务环境是否仍然存在？上下游流程是否仍在执行？

（2）上游流程的输出是否有变动？近期有无更新流程的计划？

（3）下游流程对输入的要求是否有变化？

通常，在流程文件现状有效性评估后，流程及配套文件的处理意见有3种，分别是文件需要更新、文件要废除和文件应沿用。

3．维护流程体系文件有效性

流程文件有效性评估后，根据3种处理意见分别对流程文件进行维护。

1）更新

流程所有者制订流程更新计划，并可参照本标准第8章“流程优化过程组”的3种流程优化的方式，开展流程的优化工作。

2）废除

流程文件不再使用，流程管理部门需对废除的流程文件进行标识，并以恰当的方式通知与本流程相关人员。很多时候，流程的废除是因为有新的流程开始运行，所以组织对新流程的使用也需要一并通知到相关人员。

3）沿用（1）上下游流程的业务环境是否仍然存在？上下游流程是否仍在执行？

（2）上游流程的输出是否有变动？近期有无更新流程的计划？

（3）下游流程对输入的要求是否有变化？

通常，在流程文件现状有效性评估后，流程及配套文件的处理意见有3种，分别是文件需要更新、文件要废除和文件应沿用。

3．维护流程体系文件有效性

流程文件有效性评估后，根据3种处理意见分别对流程文件进行维护。

1）更新

流程所有者制订流程更新计划，并可参照本标准第8章“流程优化过程组”的3种流程优化的方式，开展流程的优化工作。

2）废除

流程文件不再使用，流程管理部门需对废除的流程文件进行标识，并以恰当的方式通知与本流程相关人员。很多时候，流程的废除是因为有新的流程开始运行，所以组织对新流程的使用也需要一并通知到相关人员。

3）沿用流程文件不需要做任何的变动，继续指导业务工作的开展，同时流程所有者和流程管理部门应实时关注流程的使用情况。流程文件不需要做任何的变动，继续指导业务工作的开展，同时流程所有者和流程管理部门应实时关注流程的使用情况。