书面汇报怎么做为好

部门管理工作中，汇报是常见职场场景，上节说到的是当面会议汇报。而有不少时候，也不需要当面会议汇报，仅书面汇报即可。那么这种形式的汇报，怎么做为好呢？

在此先交流一个名词：奥卡姆剃刀。这说的是提倡简单有效管理，“如无必要，勿增实体”。奥卡姆剃刀原理，由14世纪英格兰的威廉提出。他在《箴言书注》中说到“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好事情。”这追求的是简单化、快节奏、高效能。

《颜氏家训》中有“博士买驴，书卷三纸，未有驴字”的形容，讲的是一种不可取的情形——说半天说不到点子上，废话连篇累牍。

唐朝史学家刘知几在《史通·叙事》中提出“文约而事丰，此述作之尤美者也”（就是说能够用简洁的语言表达丰富的内容的文章格外漂亮）。“文约而事丰”这样的要求，运用于部门向上级提交的书面汇报中，总体上也是适用的。而背后的理由，明茨伯格在《管理工作的本质》一书有所描述：

领导不喜欢冗长的，否则仅浏览一遍了事。有些人明确表示，自己不喜欢冗长的备忘录，大多数长篇报告或常规报告他们都只是浏览[7]一遍了事。书面汇报怎么做为好

部门管理工作中，汇报是常见职场场景，上节说到的是当面会议汇报。而有不少时候，也不需要当面会议汇报，仅书面汇报即可。那么这种形式的汇报，怎么做为好呢？

在此先交流一个名词：奥卡姆剃刀。这说的是提倡简单有效管理，“如无必要，勿增实体”。奥卡姆剃刀原理，由14世纪英格兰的威廉提出。他在《箴言书注》中说到“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好事情。”这追求的是简单化、快节奏、高效能。

《颜氏家训》中有“博士买驴，书卷三纸，未有驴字”的形容，讲的是一种不可取的情形——说半天说不到点子上，废话连篇累牍。

唐朝史学家刘知几在《史通·叙事》中提出“文约而事丰，此述作之尤美者也”（就是说能够用简洁的语言表达丰富的内容的文章格外漂亮）。“文约而事丰”这样的要求，运用于部门向上级提交的书面汇报中，总体上也是适用的。而背后的理由，明茨伯格在《管理工作的本质》一书有所描述：

领导不喜欢冗长的，否则仅浏览一遍了事。有些人明确表示，自己不喜欢冗长的备忘录，大多数长篇报告或常规报告他们都只是浏览[7]一遍了事。上级时间有限，需要批阅的材料众多，内容简短受欢迎。而且复杂容易使人迷失，只有简单化后才利于人们理解和操作。因此，在你部门拟制书面汇报材料时，要有意识地使用“奥卡姆剃刀”。而要用好它，要从汇报材料的结构、内容等几方面都发力。

——关于书面汇报的结构

要简洁清爽。书面汇报稿拟写起来，一般有基本情况、事项分析、办理建议等这些部分即可说明一件事项或问题。

《关键沟通》一书中提出简要汇报的格式为（2004:171）：1.研究的精要。2.我们从中能得出的结论。3.就该项目的下一步建议方案。这样的格式，就思路而言可以借鉴，同时可根据实际情况适当调整。

——关于书面汇报的内容

也要简洁清爽。如果内容繁杂，就要善于努力使之化繁为简。

上报的汇报材料，要尽可能将内容压缩在2—3页之内，越简练越好。冯唐老师在《战略规划的十二大注意》一文中说：能短，说明思路清晰、文字高效，也更方便交流。

无印良品就有“一张A4纸就写完的资料”的政策。松井忠三在[8]《无印良品管理笔记》一书中这样说：“如果要把所有资料汇整在一张A4纸里，编写时就只能写下真正重要的事情。如此一来，自然而然会思考什么什么事情才是非做不可的事、哪些部分才是改革的主上级时间有限，需要批阅的材料众多，内容简短受欢迎。而且复杂容易使人迷失，只有简单化后才利于人们理解和操作。因此，在你部门拟制书面汇报材料时，要有意识地使用“奥卡姆剃刀”。而要用好它，要从汇报材料的结构、内容等几方面都发力。

——关于书面汇报的结构

要简洁清爽。书面汇报稿拟写起来，一般有基本情况、事项分析、办理建议等这些部分即可说明一件事项或问题。

《关键沟通》一书中提出简要汇报的格式为（2004:171）：1.研究的精要。2.我们从中能得出的结论。3.就该项目的下一步建议方案。这样的格式，就思路而言可以借鉴，同时可根据实际情况适当调整。

——关于书面汇报的内容

也要简洁清爽。如果内容繁杂，就要善于努力使之化繁为简。

上报的汇报材料，要尽可能将内容压缩在2—3页之内，越简练越好。冯唐老师在《战略规划的十二大注意》一文中说：能短，说明思路清晰、文字高效，也更方便交流。

无印良品就有“一张A4纸就写完的资料”的政策。松井忠三在[8]《无印良品管理笔记》一书中这样说：“如果要把所有资料汇整在一张A4纸里，编写时就只能写下真正重要的事情。如此一来，自然而然会思考什么什么事情才是非做不可的事、哪些部分才是改革的主轴、工作的本质又是什么。”另外，浅田卓在《丰田1页A3纸的整理与沟通技巧》介绍的一些具体做法，值得借鉴。感兴趣的读者可以延伸阅读，此处不再赘述。

而在书面汇报结构和内容简单化之下，还不要忘了，需把握住核心追求——即“有效”。

——在方式上，如果是请示性的书面汇报，请示件要一事一请示，不能多个事项放在一个文件材料里请示，否则容易出现无法落实上级批示的情形出现。

——在思路上，要有让上级做选择题而不是填空题的理念。在你心里要有一个基础认知，即上级一般不是帮你解决问题来的，上级的责任是在你提出解决问题的方案中做出正确的决策。因此，实际汇报时，你必须提出两个以上如何解决问题的方案一并汇报，上级只需在几个方案中选择一个即可。而不是将无应对方案的问题直接交给上级。

——在表述上，请示报告的结构一般按照基本情况（包括人员情况、政策情况等）、相关分析（结合实际）、拟办意见（可提出方案1、方案2，并进行优缺点比较后提出倾向性意见）等三部分。其中“拟办意见”部分，一般宜提出一个立论的基础，可以采用的用词，比如“考虑到”、“鉴于”等，这样有利于读到者对进行这样方案建议的理解。轴、工作的本质又是什么。”另外，浅田卓在《丰田1页A3纸的整理与沟通技巧》介绍的一些具体做法，值得借鉴。感兴趣的读者可以延伸阅读，此处不再赘述。

而在书面汇报结构和内容简单化之下，还不要忘了，需把握住核心追求——即“有效”。

——在方式上，如果是请示性的书面汇报，请示件要一事一请示，不能多个事项放在一个文件材料里请示，否则容易出现无法落实上级批示的情形出现。

——在思路上，要有让上级做选择题而不是填空题的理念。在你心里要有一个基础认知，即上级一般不是帮你解决问题来的，上级的责任是在你提出解决问题的方案中做出正确的决策。因此，实际汇报时，你必须提出两个以上如何解决问题的方案一并汇报，上级只需在几个方案中选择一个即可。而不是将无应对方案的问题直接交给上级。

——在表述上，请示报告的结构一般按照基本情况（包括人员情况、政策情况等）、相关分析（结合实际）、拟办意见（可提出方案1、方案2，并进行优缺点比较后提出倾向性意见）等三部分。其中“拟办意见”部分，一般宜提出一个立论的基础，可以采用的用词，比如“考虑到”、“鉴于”等，这样有利于读到者对进行这样方案建议的理解。另外，明茨伯格在其书中曾指出：在寻找机会和问题的过程中，管理者需要能够引起兴奋的切实信息，比如特殊事件、特殊数据。（《管理工作的本质》，96）因此，对于表述简单清爽的要求，要注意辩证地看，能够引起管理者需要的兴奋的切实信息，汇报材料内容再怎么压缩，也要知道保留它有其必要。另外，明茨伯格在其书中曾指出：在寻找机会和问题的过程中，管理者需要能够引起兴奋的切实信息，比如特殊事件、特殊数据。（《管理工作的本质》，96）因此，对于表述简单清爽的要求，要注意辩证地看，能够引起管理者需要的兴奋的切实信息，汇报材料内容再怎么压缩，也要知道保留它有其必要。第三章 怎样做好部门间“横向”的沟通协调

本书从本章开始后面的几章，实际上都是围绕着一个问题交流，就是管理五要素中的“协调”。法约尔在解释管理职能的时候，对“协调”的定义是：即沟通、联合，并使所有行为和力量达到和谐统一（《工业管理与一般管理》，6）。只是本书这里侧重于信息层面实践的探究、分享和交流。明茨伯格对于管理中“信息”的研究，有其独到角度和方法，也有其深邃的看法和观点，这可看作是其思想和著作与其他管理学者的不同之一。明茨伯格在《管理工作的本质》一书中说（47）：伯恩斯发现，中层管理者的时间有80%用于交谈，上级占1/5，下级占1/3—1/2。还说：管理者的工作本质上是沟通。

本书对这种“信息层面”的探究，本质上交流的是信息流转后实现管理状态的“协调”（法约尔在《工业管理与一般管理》一书中说：“协调是指企业所有行动都互相配合，从而使企业的运行变得简单易行，有利于企业取得成功”）。而这种信息流转的方向一般有三个，即“横向”的，纵向上“向上”的和“向下”的。第三章 怎样做好部门间“横向”的沟通协调

本书从本章开始后面的几章，实际上都是围绕着一个问题交流，就是管理五要素中的“协调”。法约尔在解释管理职能的时候，对“协调”的定义是：即沟通、联合，并使所有行为和力量达到和谐统一（《工业管理与一般管理》，6）。只是本书这里侧重于信息层面实践的探究、分享和交流。明茨伯格对于管理中“信息”的研究，有其独到角度和方法，也有其深邃的看法和观点，这可看作是其思想和著作与其他管理学者的不同之一。明茨伯格在《管理工作的本质》一书中说（47）：伯恩斯发现，中层管理者的时间有80%用于交谈，上级占1/5，下级占1/3—1/2。还说：管理者的工作本质上是沟通。

本书对这种“信息层面”的探究，本质上交流的是信息流转后实现管理状态的“协调”（法约尔在《工业管理与一般管理》一书中说：“协调是指企业所有行动都互相配合，从而使企业的运行变得简单易行，有利于企业取得成功”）。而这种信息流转的方向一般有三个，即“横向”的，纵向上“向上”的和“向下”的。