第4章　探究办公桌动线

01　把常用文件放在手边

我们会在自己的办公桌上度过一天中的大部分时间，因此办公桌上的无用动线越多，造成时间上的浪费就会越多。那么，办公桌上的无用动线的源头在哪里呢？首先是办公桌周围的物品摆放。

从动作经济这一角度出发，我们就能充分理解自己应该怎么做了。让我们重新回顾一下“动作经济四原则”。

原则1　作业时，两手应同时进行同一任务。

原则2　尽量减少必要的基本动作数量。

原则3　尽量缩短各个动作间的距离。

原则4　尽量使动作更轻松。

根据以上原则，擅长使用右手的人如果想一边打电话一边做记录，就应当左手拿听筒，右手用笔进行记录。具体分解一下这个动作不难看出，我们可以事先安排好电话与笔记本的位置。

同理，擅长使用右手的人可以将经常使用的文件放在右手边容易拿取的位置。事实上，这些都不是可有可无的小事，我们每天都要思第4章　探究办公桌动线

01　把常用文件放在手边

我们会在自己的办公桌上度过一天中的大部分时间，因此办公桌上的无用动线越多，造成时间上的浪费就会越多。那么，办公桌上的无用动线的源头在哪里呢？首先是办公桌周围的物品摆放。

从动作经济这一角度出发，我们就能充分理解自己应该怎么做了。让我们重新回顾一下“动作经济四原则”。

原则1　作业时，两手应同时进行同一任务。

原则2　尽量减少必要的基本动作数量。

原则3　尽量缩短各个动作间的距离。

原则4　尽量使动作更轻松。

根据以上原则，擅长使用右手的人如果想一边打电话一边做记录，就应当左手拿听筒，右手用笔进行记录。具体分解一下这个动作不难看出，我们可以事先安排好电话与笔记本的位置。

同理，擅长使用右手的人可以将经常使用的文件放在右手边容易拿取的位置。事实上，这些都不是可有可无的小事，我们每天都要思考“如何减少这些琐碎工作的动作步骤”。

我发现很多企业员工会习惯性地把常用的文件资料收纳在橱柜中，等需要的时候再离开座位去拿；明明擅长使用右手，却把文具放在左侧的抽屉里，导致每次用时都要转身去拿。

随着动作的增加，花费的时间也会增多。也许一次浪费的只是几秒钟，但随着时间的积累，一年浪费的时间总量将不可小觑。

02　查找资料的“10秒原则”

查找资料时，可以给自己设定一个“10秒原则”。

我在丰田现场负责汽车的维修工作时，因为螺丝所在的位置不同，有时会以不自然的身体姿势拧螺丝。但当我进行这样的操作时，前辈总会突然要求我递棘轮给他。因为我身体还扭着，不能第一时间将棘轮递给他，所以经常挨批评。就像手术过程中医生向助手要手术刀时，助手却低着头回答：“哎？手术刀放哪儿了？”无论身处什么状况，我们都应当在10秒钟之内将工具传递到需要者的手中。

希望大家都能在10秒钟以内找出自己常用的文件和工具。如果超过10秒，那就证明你需要开展整理、整顿工作了。考“如何减少这些琐碎工作的动作步骤”。

我发现很多企业员工会习惯性地把常用的文件资料收纳在橱柜中，等需要的时候再离开座位去拿；明明擅长使用右手，却把文具放在左侧的抽屉里，导致每次用时都要转身去拿。

随着动作的增加，花费的时间也会增多。也许一次浪费的只是几秒钟，但随着时间的积累，一年浪费的时间总量将不可小觑。

02　查找资料的“10秒原则”

查找资料时，可以给自己设定一个“10秒原则”。

我在丰田现场负责汽车的维修工作时，因为螺丝所在的位置不同，有时会以不自然的身体姿势拧螺丝。但当我进行这样的操作时，前辈总会突然要求我递棘轮给他。因为我身体还扭着，不能第一时间将棘轮递给他，所以经常挨批评。就像手术过程中医生向助手要手术刀时，助手却低着头回答：“哎？手术刀放哪儿了？”无论身处什么状况，我们都应当在10秒钟之内将工具传递到需要者的手中。

希望大家都能在10秒钟以内找出自己常用的文件和工具。如果超过10秒，那就证明你需要开展整理、整顿工作了。03　确定物品的摆放位置，提高检索率

第2章我们就如何开展物品摆放的整理、整顿工作进行了说明，那就是“三定”——决定物品的放置位置。

丰田现场流传着一句话：不要找东西，而要取东西。物品没有放在自己应该在的位置，人才会采取“寻找”这个动作。如果放置的场所是固定的，就不需要找。

没有人会在下班后一边找自己家，一边往回走。即便有时候喝醉了酒，我们也会发现自己不知不觉回到了家，因为“家”的位置已经深深刻在了我们的脑海中。因此，我们应该固定平时工作中常用的工具的放置位置，做到即使喝醉了也能把工具拿出来。

使用笔记本电脑时，我一般会在右侧放打开的手账和钢笔，左侧放手机并进行充电。这样即使蒙上眼睛，我也能轻松找到需要的物品。

除了物品的摆放位置，我们还应该在提高物品检索率上下功夫。例如，放入橱柜的资料种类烦琐，所以要按照不同类型放在不同的橱柜中，贴上标签以便分类查找。

此外，办公桌上的文件也应当竖立存放，因为横向摆放会导致文件堆积，不利于检索。换句话说，如果文件找起来不便，就会造成时间上的浪费。

同样，纸类文件占用空间且难以检索，建议尽量使用PDF版本的03　确定物品的摆放位置，提高检索率

第2章我们就如何开展物品摆放的整理、整顿工作进行了说明，那就是“三定”——决定物品的放置位置。

丰田现场流传着一句话：不要找东西，而要取东西。物品没有放在自己应该在的位置，人才会采取“寻找”这个动作。如果放置的场所是固定的，就不需要找。

没有人会在下班后一边找自己家，一边往回走。即便有时候喝醉了酒，我们也会发现自己不知不觉回到了家，因为“家”的位置已经深深刻在了我们的脑海中。因此，我们应该固定平时工作中常用的工具的放置位置，做到即使喝醉了也能把工具拿出来。

使用笔记本电脑时，我一般会在右侧放打开的手账和钢笔，左侧放手机并进行充电。这样即使蒙上眼睛，我也能轻松找到需要的物品。

除了物品的摆放位置，我们还应该在提高物品检索率上下功夫。例如，放入橱柜的资料种类烦琐，所以要按照不同类型放在不同的橱柜中，贴上标签以便分类查找。

此外，办公桌上的文件也应当竖立存放，因为横向摆放会导致文件堆积，不利于检索。换句话说，如果文件找起来不便，就会造成时间上的浪费。

同样，纸类文件占用空间且难以检索，建议尽量使用PDF版本的电子文件进行管理，每个月整理一次资料。或许有人会抱怨：“工作太忙了，根本没有空闲整理资料。”但实际上，这样的整理、整顿能够大幅减少后续文件再次使用时的查找时间。

04　下班前，将自己的办公桌收拾整齐

下班前，我们应当花3分钟时间将自己的办公桌收拾整齐。在这方面，丰田有一项规定：办公桌上只放现在一定要用的物品。因此下班时，丰田办公桌上的文具、文件都会被收起来。正因为做了这样的处理，员工第二天上班时才能迅速投入到新工作中。

提到办公桌动线，最重要的就是活动空间。如果办公桌上没有充足的活动空间，员工就很难顺利开展工作，导致工作效率大幅降低。

05　抽屉中的物品摆放也要坚持“三定”原则

很多人把办公桌收拾得整整齐齐，但抽屉里却乱七八糟。或许他们认为办公桌只要看上去整齐就可以了，毫不在乎抽屉内部的物品摆放，也或许他们根本就不擅长整理物品。我认为，没有收拾抽屉内部的习惯，往往是因为没有将这一整理工作机制化。

实现整理工作的机制化，首先要采取放置物品的“定量”措施：第一，控制摆放物品的个数；第二，控制摆放空间，避免增加物品数量。也就是说，要事先确定物品摆放的最大数量。

其次，要开展“定置”工作。重视使用频率高、效率高的动线，电子文件进行管理，每个月整理一次资料。或许有人会抱怨：“工作太忙了，根本没有空闲整理资料。”但实际上，这样的整理、整顿能够大幅减少后续文件再次使用时的查找时间。

04　下班前，将自己的办公桌收拾整齐

下班前，我们应当花3分钟时间将自己的办公桌收拾整齐。在这方面，丰田有一项规定：办公桌上只放现在一定要用的物品。因此下班时，丰田办公桌上的文具、文件都会被收起来。正因为做了这样的处理，员工第二天上班时才能迅速投入到新工作中。

提到办公桌动线，最重要的就是活动空间。如果办公桌上没有充足的活动空间，员工就很难顺利开展工作，导致工作效率大幅降低。

05　抽屉中的物品摆放也要坚持“三定”原则

很多人把办公桌收拾得整整齐齐，但抽屉里却乱七八糟。或许他们认为办公桌只要看上去整齐就可以了，毫不在乎抽屉内部的物品摆放，也或许他们根本就不擅长整理物品。我认为，没有收拾抽屉内部的习惯，往往是因为没有将这一整理工作机制化。

实现整理工作的机制化，首先要采取放置物品的“定量”措施：第一，控制摆放物品的个数；第二，控制摆放空间，避免增加物品数量。也就是说，要事先确定物品摆放的最大数量。

其次，要开展“定置”工作。重视使用频率高、效率高的动线，并以最短距离、最少动作完成为基准确定物品具体的摆放位置。

公用收纳箱也应当摆放在固定位置。我建议在收纳箱外侧贴上标签，并在标签上注明物品的名称、所在位置等信息。当然，也可以贴上内部放置物品的照片，这样即使不打开收纳箱，也能一眼看出里面具体存放的物品。

一般情况下，我们习惯于将物品堆积在眼睛看不到的地方。但是漫无目的地寻找物品只会造成动线上的浪费，所以我们应当实现物品的可视化管理，减少无用动线。

抽屉中容易堆积的大都是过去使用过的文件。因为担心什么时候会再用到，所以我们会将这些文件放在抽屉中。针对这样的文件，我们应当以“时间期限”为判断基准进行及时处理。例如，可以在文件中贴上“3个月内有效”“1年内有效”的时间期限标签，一旦时间到了，就立即将这些文件处理掉。

物品摆放的“三定”原则分别是定品、定量和定置。前面我们了解了定量和定置，剩下的“定品”，就是确定要摆放的具体物品。此时，我们应当根据物品的使用频率和“动作经济四原则”正确保管工作中的常用物品，以便随时取放。

自己经常使用的物品是什么？这些常用物品归置在什么地方才便于取放？在进行动线设计时，我们必须充分考虑这些物品与使用频率、“动作经济四原则”之间的关联。并以最短距离、最少动作完成为基准确定物品具体的摆放位置。

公用收纳箱也应当摆放在固定位置。我建议在收纳箱外侧贴上标签，并在标签上注明物品的名称、所在位置等信息。当然，也可以贴上内部放置物品的照片，这样即使不打开收纳箱，也能一眼看出里面具体存放的物品。

一般情况下，我们习惯于将物品堆积在眼睛看不到的地方。但是漫无目的地寻找物品只会造成动线上的浪费，所以我们应当实现物品的可视化管理，减少无用动线。

抽屉中容易堆积的大都是过去使用过的文件。因为担心什么时候会再用到，所以我们会将这些文件放在抽屉中。针对这样的文件，我们应当以“时间期限”为判断基准进行及时处理。例如，可以在文件中贴上“3个月内有效”“1年内有效”的时间期限标签，一旦时间到了，就立即将这些文件处理掉。

物品摆放的“三定”原则分别是定品、定量和定置。前面我们了解了定量和定置，剩下的“定品”，就是确定要摆放的具体物品。此时，我们应当根据物品的使用频率和“动作经济四原则”正确保管工作中的常用物品，以便随时取放。

自己经常使用的物品是什么？这些常用物品归置在什么地方才便于取放？在进行动线设计时，我们必须充分考虑这些物品与使用频率、“动作经济四原则”之间的关联。