有效管理小型项目所需的软件和相关的软件知识，即前面提到的电子表格、文字处理程序、图形或绘图程序，以及生成表格、图形、流程图和其他图表的功能。

虽然有些美中不足，但是你可以利用现有的软件和技术收集相关报告和展示，并将二者结合起来，以满足项目需求。如果你只需要基本的工作分解结构和一两个甘特图，并且不需要创建关键路径，那么当前的软件就完全够用了。

有些项目涉及4个或更多的人，工期长达数月甚至更长时间，并且需要各种关键资源；购买某种类型的软件是很有必要的，即便它本身并不一定是PM软件。许多日历和日程安排软件程序都带有一些内置的功能。你可以用它们制作表格，设计甘特图，甚至能够为4—10个人制定时间表。综合考虑，如果项目至少包括4名团队成员，且会持续几个月，采购一些专用的PM软件还是很有意义的。

项目管理协会（www.pmi.org）和项目管理控制塔（www.4pm.com）可以提供各种管理软件方面的书籍、视听材料、培训指南、课堂培训、研讨会和在线培训。网站www.ProjectMaager.com不仅为项目经理和那些想进入该行业的人提供了大量的职业机会，还提供了书籍、指南和视听工具。

专业的PM软件

如果你的组织中没有人可以担任软件专家，你又希望自动化（而不是手工）生成重要的报告和图表，那么低价的PM软件是你的最佳有效管理小型项目所需的软件和相关的软件知识，即前面提到的电子表格、文字处理程序、图形或绘图程序，以及生成表格、图形、流程图和其他图表的功能。

虽然有些美中不足，但是你可以利用现有的软件和技术收集相关报告和展示，并将二者结合起来，以满足项目需求。如果你只需要基本的工作分解结构和一两个甘特图，并且不需要创建关键路径，那么当前的软件就完全够用了。

有些项目涉及4个或更多的人，工期长达数月甚至更长时间，并且需要各种关键资源；购买某种类型的软件是很有必要的，即便它本身并不一定是PM软件。许多日历和日程安排软件程序都带有一些内置的功能。你可以用它们制作表格，设计甘特图，甚至能够为4—10个人制定时间表。综合考虑，如果项目至少包括4名团队成员，且会持续几个月，采购一些专用的PM软件还是很有意义的。

项目管理协会（www.pmi.org）和项目管理控制塔（www.4pm.com）可以提供各种管理软件方面的书籍、视听材料、培训指南、课堂培训、研讨会和在线培训。网站www.ProjectMaager.com不仅为项目经理和那些想进入该行业的人提供了大量的职业机会，还提供了书籍、指南和视听工具。

专业的PM软件

如果你的组织中没有人可以担任软件专家，你又希望自动化（而不是手工）生成重要的报告和图表，那么低价的PM软件是你的最佳选择。或者，如果你管理的项目要持续数月，团队成员人数众多，并且有1,000多个任务和子任务需要完成，那么你应该为中级项目经理找到合适的PM软件。

无论是否包含敏捷管理，专业PM软件销售商之间的竞争都非常激烈。著名的PM软件包括Workfrot、Primavera、Mavelik、Basecamp、Asaa、Easy Projects和Trello。（有关PM软件的概述，见第12章“热门软件程序示例”。）低端程序（如TeamGatt、Project Kickstart和Milestoe Simplicity）也可以帮助你生成计划、项目报告和基本图表，而且不需要你花费大量的学习时间。它们价格适中，可即刻轻松下载。

上述软件还有功能更丰富的版本，你只需要花200—6000美元。这样的软件包将为你提供各种工具，即使是有多年项目经验的项目经理也会寻求使用这些工具。

高端项目管理软件是为那些持续时间最长、规模最大、涉及资源最多的项目类型而设计的。当然，如果你是过于高端的用户，可能就不会读这本书了！在这里，我们讨论的是价格从几千美元到几万美元不等的软件。学习使用这类软件可能需要几周的时间。即使是在高端软件市场，也有很多软件可供选择，你可能需要咨询师来进行筛选和选择，而这个过程可能需要几周或几个月的时间。

不管你的PM软件知识水平如何，你的选择可能是整个项目成功的关键因素。然而，许多项目经理发现他们选择的（和已经购买的）软件过于复杂，对于整个项目来说显得没有必要。最终，有些人可能选择。或者，如果你管理的项目要持续数月，团队成员人数众多，并且有1,000多个任务和子任务需要完成，那么你应该为中级项目经理找到合适的PM软件。

无论是否包含敏捷管理，专业PM软件销售商之间的竞争都非常激烈。著名的PM软件包括Workfrot、Primavera、Mavelik、Basecamp、Asaa、Easy Projects和Trello。（有关PM软件的概述，见第12章“热门软件程序示例”。）低端程序（如TeamGatt、Project Kickstart和Milestoe Simplicity）也可以帮助你生成计划、项目报告和基本图表，而且不需要你花费大量的学习时间。它们价格适中，可即刻轻松下载。

上述软件还有功能更丰富的版本，你只需要花200—6000美元。这样的软件包将为你提供各种工具，即使是有多年项目经验的项目经理也会寻求使用这些工具。

高端项目管理软件是为那些持续时间最长、规模最大、涉及资源最多的项目类型而设计的。当然，如果你是过于高端的用户，可能就不会读这本书了！在这里，我们讨论的是价格从几千美元到几万美元不等的软件。学习使用这类软件可能需要几周的时间。即使是在高端软件市场，也有很多软件可供选择，你可能需要咨询师来进行筛选和选择，而这个过程可能需要几周或几个月的时间。

不管你的PM软件知识水平如何，你的选择可能是整个项目成功的关键因素。然而，许多项目经理发现他们选择的（和已经购买的）软件过于复杂，对于整个项目来说显得没有必要。最终，有些人可能只使用软件的一部分，例如预算编制或日程安排；有些人仅将其用于图表制作；另一些人可能会中途放弃使用软件。在这种情况下，会出现很多混乱，因为现在使用的软件都需要手动操作。

你会根据每位员工确定的开始时间和结束时间来计划和跟踪任务及其子任务吗？你会一直这样做吗？或者，你会依赖员工来估算任务和子任务的完成时间吗？

● ■ 依赖员工的估算结果有助于团队建设，但是涉及的工作量更大。● ■ 使用这些软件一开始会很麻烦，一段时间以后才能节省时间，而且你要经常盯着屏幕，这可能会导致你忽略周围人员和事物的动态。

如何使用PM软件

初次使用时，新手用户显然不能像经验丰富的专业人士那样熟练。因此，有几个需要考虑的使用选项：

● ■ 报告——项目经理在这里使用软件生成甘特图或CPM。项目经理可能使用其他软件程序，如文字处理和电子表格，以补充项目图和生成报告。● ■ 项目跟踪——指的是一个确定和记录进展情况的系统，以便进行有效的审查和交流。

项目跟踪软件用于比较实际和计划的进度。当项目人员完成任务和子任务时，软件将记录他们的工作结果，以便让跟踪工作保持最新只使用软件的一部分，例如预算编制或日程安排；有些人仅将其用于图表制作；另一些人可能会中途放弃使用软件。在这种情况下，会出现很多混乱，因为现在使用的软件都需要手动操作。

你会根据每位员工确定的开始时间和结束时间来计划和跟踪任务及其子任务吗？你会一直这样做吗？或者，你会依赖员工来估算任务和子任务的完成时间吗？

● ■ 依赖员工的估算结果有助于团队建设，但是涉及的工作量更大。● ■ 使用这些软件一开始会很麻烦，一段时间以后才能节省时间，而且你要经常盯着屏幕，这可能会导致你忽略周围人员和事物的动态。

如何使用PM软件

初次使用时，新手用户显然不能像经验丰富的专业人士那样熟练。因此，有几个需要考虑的使用选项：

● ■ 报告——项目经理在这里使用软件生成甘特图或CPM。项目经理可能使用其他软件程序，如文字处理和电子表格，以补充项目图和生成报告。● ■ 项目跟踪——指的是一个确定和记录进展情况的系统，以便进行有效的审查和交流。

项目跟踪软件用于比较实际和计划的进度。当项目人员完成任务和子任务时，软件将记录他们的工作结果，以便让跟踪工作保持最新状态。

● ■ 假设分析——借助项目管理软件，确定更改子任务顺序、改组资源或更改任务依赖项造成的影响。假设分析总能令人满意，因为你可以得到即时的反馈：如果一次只更改一个变量，你可以很好地掌握其影响。如果同时更改太多的变量，情况就会有些混乱，影响你对因果关系的判断力。● ■ 成本控制——项目经理使用PM软件给各种项目资源分配成本。成本分配一般是通过计算出消耗了多少资源、时间和精力来完成的。请注意，你所做的成本计算将巧妙地整合到企业会计人员的总体成本结构中。● ■ 资源使用同步——通过定期更新团队成员在各种任务和子任务上花费的时间，生成描述资源实际使用与计划使用的报告。

清单和选择

虽然很难概括出不同级别的用户可能需要哪种类型的软件，但以下是一些值得考虑的一般标准：

● ■ 使用便捷——软件是否易于安装？是否具有良好的帮助屏幕、教程和客户支持？软件是否是菜单驱动？使用方法是否简单直观？条目能否轻松移动？软件命令是否标准且简单易学？指导手册或说明书是否易于使用？软件是否能快速上手？● ■ 报告功能——软件是否允许单独修改报告格式？是否可以将报告软件轻松导入其他软件程序？是否可以轻松地保存、添加、组合与阅读文件？状态。

● ■ 假设分析——借助项目管理软件，确定更改子任务顺序、改组资源或更改任务依赖项造成的影响。假设分析总能令人满意，因为你可以得到即时的反馈：如果一次只更改一个变量，你可以很好地掌握其影响。如果同时更改太多的变量，情况就会有些混乱，影响你对因果关系的判断力。● ■ 成本控制——项目经理使用PM软件给各种项目资源分配成本。成本分配一般是通过计算出消耗了多少资源、时间和精力来完成的。请注意，你所做的成本计算将巧妙地整合到企业会计人员的总体成本结构中。● ■ 资源使用同步——通过定期更新团队成员在各种任务和子任务上花费的时间，生成描述资源实际使用与计划使用的报告。

清单和选择

虽然很难概括出不同级别的用户可能需要哪种类型的软件，但以下是一些值得考虑的一般标准：

● ■ 使用便捷——软件是否易于安装？是否具有良好的帮助屏幕、教程和客户支持？软件是否是菜单驱动？使用方法是否简单直观？条目能否轻松移动？软件命令是否标准且简单易学？指导手册或说明书是否易于使用？软件是否能快速上手？● ■ 报告功能——软件是否允许单独修改报告格式？是否可以将报告软件轻松导入其他软件程序？是否可以轻松地保存、添加、组合与阅读文件？● ■ 制图能力——选项是否易于使用？图标的拖放功能如何？是否可以轻松导入和导出图表？辅助图形是否易于查看和使用？是否可以很方便地将图表转换成其他格式？● ■ 日历生成器——针对项目和项目人员的不同需求，这款软件能否提供不同格式和不同工期的日历，并标记出特定的日期和时间，包括假期和其他非工作日。这些日历是否也易于导入和导出？● ■ 使用界面——远近沟通功能是项目管理软件的重要特点。你是否可以轻松地与远程人员建立联系并与需要在线访问的其他人轻松共享数据？软件在字节空间消耗方面是否高效？● ■ 报表生成——是否有多种格式可供选择？是否可以快速转换格式？是否可以将其便捷地转移到文字处理软件？

此外，请仔细考虑一下软件的以下属性：

● ■ 打印之前，在屏幕上显示报告的预览● ■ 提供各种格式的甘特图和PERT图表● ■ 适用于各种打印机和其他设备● ■ 允许多个项目共用一个公共资源库● ■ 按任务或时间传送成本数据● ■ 允许打印图表的子部分● ■ 接受手动和自动计划更新

幸运的是，你遇到的大多数系统都有这样的功能。因此，除了对软件功能进行严格的比较外，你还要考虑使用特定销售商的属性、优势和服务。对于任何大宗采购，提出一系列问题是比较明智的做法。以下是我在几本书中使用的列表。询问销售商是否● ■ 制图能力——选项是否易于使用？图标的拖放功能如何？是否可以轻松导入和导出图表？辅助图形是否易于查看和使用？是否可以很方便地将图表转换成其他格式？● ■ 日历生成器——针对项目和项目人员的不同需求，这款软件能否提供不同格式和不同工期的日历，并标记出特定的日期和时间，包括假期和其他非工作日。这些日历是否也易于导入和导出？● ■ 使用界面——远近沟通功能是项目管理软件的重要特点。你是否可以轻松地与远程人员建立联系并与需要在线访问的其他人轻松共享数据？软件在字节空间消耗方面是否高效？● ■ 报表生成——是否有多种格式可供选择？是否可以快速转换格式？是否可以将其便捷地转移到文字处理软件？

此外，请仔细考虑一下软件的以下属性：

● ■ 打印之前，在屏幕上显示报告的预览● ■ 提供各种格式的甘特图和PERT图表● ■ 适用于各种打印机和其他设备● ■ 允许多个项目共用一个公共资源库● ■ 按任务或时间传送成本数据● ■ 允许打印图表的子部分● ■ 接受手动和自动计划更新

幸运的是，你遇到的大多数系统都有这样的功能。因此，除了对软件功能进行严格的比较外，你还要考虑使用特定销售商的属性、优势和服务。对于任何大宗采购，提出一系列问题是比较明智的做法。以下是我在几本书中使用的列表。询问销售商是否